客戶入職引導工具 是做什麼的？
客戶入職引導工具能將新客戶傳送的大量檔案（SOP、訓練文件、腳本、試算表、簡報、通話記錄、螢幕截圖）轉化為計劃。它會讀取每份檔案、記錄內容、找出缺少的部分、列出需要詢問客戶的問題，並撰寫一份可供客戶參考的一頁啟動計劃。請在承接新案的第一天使用，當客戶說「這是我們所有的資料」，而你需要在開始建置、指導或諮詢前掌握情況時，這個工具就派上用場了。
開始之前
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檢查商業背景檔案。 在專案檔案與對話中尋找商業背景檔案（或任何描述你業務的文件）。從中提取以下資訊：
- 你的公司名稱，用於兩個輸出的頁首
- 你提供的服務（或方案）以及你通常如何執行專案：你的階段、通常時程、團隊成員的職責
- 你通常用來建置或指導的工具
- 你與客戶溝通的方式，使啟動計劃聽起來像你的風格
如果沒有商業背景檔案，請在下方步驟 3 的訊息中加入第五個問題。
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先閱讀任何專案背景。 如果使用者分享了銷售通話記錄、提案、已簽署的範圍或啟動會議記錄，請在提問前先閱讀這些內容。它們通常能回答下方大部分的問題。
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只詢問缺少的部分。 將所有缺少的項目放在同一個訊息中，每個項目附上簡短的理由，說明為何需要。最多五個問題：
- 客戶及其業務。 他們是誰、賣什麼、賣給誰。同一份文件在不同行業中有不同的意義。
- 你將交付的內容。 你同意的範圍，例如銷售團隊建立、漏斗重建、營運清理、教練計畫或自動化專案。每個檔案的相關性評級都將以此為基準。
- 時程與交付物。 開始日期、截止日期（若有），以及你承諾的主要產出。
- 檔案。 將其上傳到對話或專案，或貼上文字。在請求中加入以下三點備註：
- 事先檢查。 「上傳前，請確認你與客戶的協議允許將他們的檔案分享給 AI 工具。請移除或刪除任何包含客戶姓名、聯絡方式、付款資料或健康資訊的欄位。Claude 需要的是結構，而非個人資料。」
- 最易讀取的格式。 文件請用 PDF 或 .docx，簡報請用 PDF（如果備註頁重要，請匯出時包含備註頁），試算表請用 .xlsx 或 CSV（若 .xlsx 無法開啟，每個分頁請存為一個 CSV），檔案請先解壓縮再上傳。
- 連結與錄音。 如果客戶提供連結（共享雲端硬碟、雲端資料夾、維基頁面），請下載檔案後再上傳，因為連結通常無法開啟。若是錄音檔，請提供逐字稿，因為大多數通話與視訊工具都能匯出逐字稿。
- 你的業務（僅在沒有商業背景檔案時需要）。 「你的公司名稱，以及你通常如何執行專案（階段與典型長度），或說『使用標準計劃』。」若缺少此資訊，頁首與階段將會是猜測的結果。
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查詢客戶資訊。 如果網路搜尋功能已開啟，請閱讀客戶的公開網站與主要產品頁面以了解背景。若無，請要求使用者貼上客戶首頁的文字或對其產品進行簡短描述。
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在一個訊息中確認並顯示檔案清單。 當檔案上傳完畢後，發送一個訊息，包含 (a) 你對客戶、範圍與截止日期的兩三句理解，以及 (b) 步驟 1 的檔案清單。最後詢問：「以上正確嗎？我應該閱讀所有檔案，還是跳過某些檔案？」等待一個回覆。這可以避免針對錯誤目標進行完整的分析。
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如果使用者說「直接執行」， 請根據現有資料進行，跳過確認訊息，閱讀每份檔案，並在稽核報告開頭列出你的假設。
運作方式
請依序執行以下步驟。目標是在一次處理中，從「一堆雜亂的檔案」變成「清楚知道我們有哪些檔案、缺少什麼、以及要做什麼」。
步驟 1. 建立檔案清單
在深入閱讀任何檔案之前，先列出你收到的每份檔案。這將與你的回顧確認（開始之前，步驟 5）放在同一個訊息中。顯示：
- 檔案總數
- 各類型數量（文件、PDF、試算表、簡報、圖片、音訊、影片、其他）
- 從檔案或資料夾名稱中可看出的任何資料夾結構
- 你無法開啟或閱讀的檔案：沒有逐字稿的錄音、掃描或鎖定的 PDF（無文字）、無法開啟的 .zip 檔、無法讀取的 .pptx 或 .xlsx、損壞的檔案、無法存取的連結。請逐一命名，並說明你需要什麼替代品（通常是 PDF、CSV 或解壓縮後的檔案）。
- 明顯的重複或版本配對（例如「銷售腳本 v2」與「銷售腳本 FINAL」）
如果檔案數量超過對話能一次處理的範圍，請分批索取，以重要性排序：SOP、框架和腳本優先於模板和管理文件。
步驟 2. 閱讀每份檔案
這是本技能的核心。閱讀每份檔案的完整內容（使用者要求跳過的檔案除外）。切勿僅根據檔名進行摘要。對於每份檔案，記錄以下資訊：
| 欄位 | 應填寫內容 |
|---|---|
| 標題 | 檔名，若使用者提供連結則加上連結 |
| 類型 | SOP、訓練教材、腳本、模板、試算表、簡報、錄音、合約、螢幕截圖、其他 |
| 目的 | 此檔案的作用，一句話說明 |
| 關鍵內容 | 檔案中最重要的內容：框架、步驟、數字、規則、術語、負責人 |
| 相關性 | 高、中、低，根據你確認的範圍進行判斷 |
| 可行動的洞察 | 任何會影響你將要建置、指導或建議的內容 |
如何閱讀各類型檔案：
- 文件、PDF、文字： 閱讀全部內容。對於長文件，先捕捉結構（標題），再閱讀與範圍相關的細節。
- 試算表與 CSV： 記錄分頁名稱、欄位名稱、幾行樣本資料，以及任何公式或計算欄位。注意該試算表追蹤的內容以及誰負責更新。如果公式不可見，請直接說明，不要猜測數字是如何計算的。
- 簡報： 閱讀每一張投影片，包括備註頁（如果有的話）。如果備註頁沒有匯出，請說明。
- 圖片與螢幕截圖： 說明它們顯示的內容（儀表板、圖表、組織圖、標誌）。閱讀其中的任何文字。
- 錄音： 如果有提供逐字稿，請閱讀。如果沒有，請將該檔案標記為「未審閱（需要逐字稿）」。
對於 20 個或以上的檔案，請以五到七個為一批次閱讀。每批次結束後，發表一個最多 5 行的進度備註（已完成檔案、目前主要發現），以免對話過長時遺失資訊。請勿在該處重複完整的檔案筆記；這些屬於最終稽核報告。
步驟 3. 交叉比對
讀完所有檔案後，進行跨檔案比對：
- 共享框架： 在多個檔案中出現的方法、步驟或模型。這些是客戶實際運作的方式。
- 詞彙表： 客戶專用的術語、縮寫以及他們對產品、階段和職位的命名。計劃與工作必須使用他們的用語。
- 矛盾點： 兩個檔案對同一流程、數字、價格或負責人說法不一致。請引用兩者的原文並標註檔案名稱。這些問題若未在初期發現，後續會造成麻煩。
- 當前版本 vs 過時版本： 當版本衝突時，說明哪個看起來是當前版本（根據日期、檔名或內容），並標記給客戶確認。
- 負責人： 誰被指派負責什麼事項，以及在哪個檔案中。
步驟 4. 找出缺口
缺少的部分往往比已有的部分更有價值。將檔案與此類專案通常需要的內容進行比較。使用以下清單作為起點，並根據範圍進行調整：
| 專案類型 | 預期會看到的內容 |
|---|---|
| 銷售（建立、成交、銷售團隊） | 通話腳本或框架、產品與定價、異議處理筆記、通話錄音或逐字稿、管道階段、目前的展示與成交率、誰銷售什麼 |
| 行銷與漏斗 | 產品與受眾描述、目前的廣告、頁面與電子郵件、流量來源、每個階段的漏斗數字、證明資料（成果、推薦）、品牌指南 |
| 營運與 SOP | 流程圖或 SOP、角色與組織圖、使用的工具與誰有權限、交接點、目前的瓶頸、他們追蹤的指標 |
| 教練或訓練計畫 | 計畫大綱、課程與教材、客戶從註冊到完成的旅程、檢查與進度追蹤、成功案例、教練或團隊名單 |
| 自動化或技術建置 | 目前的工具清單、管理員權限、資料來源與資料存放位置、要取代的人工步驟、數量（多少潛在客戶、通話、訂單）、安全或合規限制 |
將每個缺口歸類為三個層級之一：
- 關鍵阻礙： 沒有這些就無法開始。說明為什麼每個都會造成阻礙。
- 上線前需要： 可以開始，但沒有這些就無法完成或上線。
- 有更好： 能讓工作更完善，但非必要。
步驟 5. 撰寫開放式問題
將缺口、矛盾點與不明確之處轉化為對客戶的提問。按優先級排序，從阻礙開始。每個問題需標註引發該問題的檔案。問題應設計成客戶能用一句話回答（例如：「團隊目前使用哪個入職腳本：『入職 v2』還是『新客戶腳本』？」）。只保留真正重要的問題。十個精準的問題勝過三十個鬆散的問題。
步驟 6. 草擬啟動計劃
將所有資訊濃縮成一頁的客戶計劃。這個計劃同時也是銷售工具：應讓客戶感覺你了解他們的業務，並有明確的路徑。使用詞彙表中的客戶用語。由以下部分構成：
- 挑戰： 他們面臨的問題以及為何現在必須解決，兩到三句話。
- 解決方案： 你將提供的服務，兩到三句話。
- 工作範圍： 主要交付物的簡短清單。僅限已同意的範圍。範圍外的想法請放在稽核報告第 7 節，而非此處。
- 分階段計劃： 三到四個階段，根據此專案與你通常的工作方式（來自商業背景檔案或使用者的回覆）進行調整。每個階段需有目標、主要產出與大致時程。如果沒有提供慣用階段，可使用「發現 / 建置或設計 / 啟動 / 回顧」，並在稽核報告第 7 節中註明這是建議的結構（切勿在計劃中提及）。如果沒有約定的時程，請寫「時程待確認」，而非自行設定日期。
- 關鍵指標： 成功的定義，來自客戶自己的檔案（他們的數字、目標）或使用者。切勿在計劃中放入客戶或使用者未提供的目標數字。如果沒有當前數字，請寫「第 1 週測量基線」；如果沒有目標，請寫「啟動會議時共同設定目標」。將任何你想建議的目標放在稽核報告第 7 節供使用者核准。
- 我們需要你提供的事項： 步驟 4 中的阻礙與存取權限項目，以客戶的語言撰寫。來自誰： 檔案中指名的人，或若未指名則寫「你的團隊」。何時需要： 需要該項目的階段（例如「在第 1 階段之前」）；僅在已約定時才寫行事曆日期；若不確定則寫「待確認」。
- 涉及的工具： 工作會接觸到的平台，包括檔案中的客戶現有工具以及商業背景檔案中的你的工具。
無內部備註、無疑慮、無「這些檔案很亂」等用語。這些應放在稽核報告中。如果使用者從未提供公司名稱，請刪除頁首中的「準備者」部分，而非留空或自行編造。
步驟 7. 檢查你的工作
在交付任何內容之前：
- 涵蓋範圍： 檔案清單中的每份檔案都必須在稽核報告中出現，並附上狀態，包括無法讀取或被告知跳過的檔案。
- 準確性： 啟動計劃中的每項主張都必須追溯到某個檔案或使用者告訴你的資訊。
- 絕不虛構： 計劃中不能包含客戶或使用者未提供的數字、日期、負責人或階段方法。提案應放在稽核報告第 7 節。
- 缺口： 缺口清單必須符合你確認的範圍。
- 語氣： 啟動計劃應讀起來清晰且自信，不包含任何內部註記。
修正任何不符的項目，然後交付。
你會得到什麼
兩個輸出，按此順序。兩者均在對話中交付。如果檔案建立功能已開啟且使用者要求，也將每個輸出儲存為可下載並發送的 .docx 或 PDF。
長篇稽核報告需分段提供。 如果檔案超過約 12 個，請分成三個訊息傳送：訊息 1 = 稽核報告第 1 和第 2 節；訊息 2 = 第 3 到第 7 節；訊息 3 = 啟動計劃。每個部分的結尾請加上「請說『繼續』以查看下一部分。」如果僅第 2 節就太長，請按檔案數量再細分，並使用相同的提示。如果檔案建立功能已開啟，建議將完整的稽核報告儲存為 .docx 而非貼上，並只貼上啟動計劃。
輸出 1：檔案稽核報告（內部用）
# [客戶名稱]：檔案稽核報告
準備者：[你的公司名稱] | [日期]
[X] 個檔案已接收 | [Y] 個已完整閱讀 | [Z] 個部分閱讀、未審閱或已跳過（見狀態）
範圍：[你確認的範圍，一行說明]
假設：[僅當你必須猜測時]
## 1. 檔案清單
| # | 檔案 | 類型 | 相關性 | 狀態 |
狀態為：已完整閱讀 / 部分閱讀（原因） / 未審閱（所需內容） /
應要求跳過 / 與第 #N 號重複
## 2. 逐檔案分析
### 1. [檔名]
類型：[類型] | 相關性：[高 / 中 / 低]
目的：[一句話]
- [關鍵內容]
- [可行動的洞察]
（重複每份檔案，若有資料夾則按資料夾分組）
## 3. 交叉比對
共享框架：[清單]
詞彙表：
| 客戶用語 | 含義 |
矛盾點：
| 主題 | 檔案 A 說法 | 檔案 B 說法 | 哪個看來是當前版本 |
負責人：
| 領域 | 指名負責人 | 檔案 |
## 4. 缺少的內容
### 關鍵阻礙
- [項目]：[為何造成阻礙]
### 上線前需要
- [項目]
### 有更好
- [項目]
## 5. 對 [客戶名稱] 的開放式問題
| # | 問題 | 引發檔案 | 優先級 |
## 6. 前 3 大重點
[三個最關鍵的發現，支撐計劃]
## 7. 給使用者的註記
- 任何不在範圍內但值得一提的想法
- 你建議但客戶未提供的目標或數字（附上理由）
- 你認為應使用的方法論，但此處是假設
- 對話中任何你也許做出的重要假設
輸出 2：啟動計劃（供寄送）
# [客戶名稱]：啟動計劃
準備者：[你的公司名稱] | [日期]
## 挑戰
[兩到三句]
## 解決方案
[兩到三句]
## 工作範圍
- [交付物 1]
- [交付物 2]
- [交付物 3]
## 分階段計劃
### 階段 1：[階段名稱]（第 1-2 週）
目標：[一句話]
產出：
- [項目]
### 階段 2：[階段名稱]（第 3-4 週）
...
## 關鍵指標
- [指標 1]：[基線] → [目標]（或「目標待設定」）
- [指標 2]：...
## 我們需要你提供的事項
| 項目 | 來自誰 | 何時需要 |
|---|---|---|
| [存取權限 / 檔案 / 決定] | [姓名 / 團隊] | [階段] |
## 涉及的工具
- [客戶的工具]
- [你的工具]
邊界情況
- 客戶在啟動計劃加入前取消。 不要浪費已完成的工作。如果檔案稽核報告已產生，將它儲存為內部筆記。它可能適用於其他潛在客戶，或在你需要加速另一個類似專案時派上用場。
- 客戶檔案中有明確的企業機密（客戶清單、定價、內部策略）。 向使用者指出。不要將其包含在啟動計劃中。在稽核報告的相關檔案旁標記為「機密」。如果使用者問「這應該放在計劃中嗎？」，回答：「這在最終計劃中可能風險太高，但我們可以用它來校準你的方法。」
- 使用者從未提供客戶名稱或範圍。 在所有標題中使用「客戶」而非名稱。在稽核報告開頭寫「根據上傳檔案推斷的範圍」並加上你的最佳猜測。在啟動計劃的挑戰與解決方案中保留空白。
- 檔案包含微調。 一個包含多個版本檔案並附有「新版本在此」說明的資料夾是合理的。一個帶有數百個略微不同版本的複製檔案的資料夾則不是。透過詢問「這些是應保留的所有版本，還是我們可以專注於當前版本？」來區分。
- 使用者想要一個輸出但不需要另一個。 兩者都產生。內部稽核報告能讓你在客戶詢問時準備好答案，即使他們從未要求查看。
- 你無法開啟一個檔案，但它的檔名暗示了內容。 將其視為未審閱，始終如此。在狀態中寫「未審閱（無法開啟）」並在附註中說明：「檔名暗示了[猜測]，但需要可讀取的版本才能確認。」