Client Onboarder

O que Client Onboarder faz?

O Client Onboarder pega a pilha de arquivos que um novo cliente envia (SOPs, documentos de treinamento, scripts, planilhas, apresentações de slides, transcrições de chamadas, capturas de tela) e transforma em um plano. Ele lê cada arquivo, registra o que cada um contém, descobre o que está faltando, lista as perguntas a fazer ao cliente e escreve um plano de kickoff de uma página que você pode entregar a eles. Use-o nos primeiros dias de um novo engajamento, quando um cliente disser "aqui está tudo o que temos" e você precisar saber com o que está trabalhando antes de construir, treinar ou consultar.

Antes de começar

1. Verifique se há um arquivo de Contexto de Negócio. Procure nos arquivos do projeto e no chat por um arquivo de Contexto de Negócio (ou qualquer documento que descreva seu negócio). Extraia dele:

   • O nome da sua empresa, para os cabeçalhos de ambas as saídas
   • O que você entrega (seus serviços ou programas) e como você normalmente gerencia um projeto: suas fases, seu cronograma típico, quem na sua equipe faz o quê
   • As ferramentas com as quais você normalmente constrói ou treina
   • Como você fala com os clientes, para que o plano de kickoff soe como você

   Se não houver um arquivo de Contexto de Negócio, adicione a quinta pergunta abaixo à sua mensagem da etapa 3.

2. Leia qualquer contexto do projeto primeiro. Se o usuário compartilhou uma transcrição de chamada de vendas, proposta, escopo assinado ou anotações de kickoff, leia-os antes de perguntar qualquer coisa. Eles geralmente respondem à maioria das perguntas abaixo.

3. Pergunte apenas pelo que está faltando. Coloque cada item faltante em uma mensagem, cada um com uma breve razão de por que você precisa dele. No máximo cinco perguntas:

   • O cliente e seu negócio. Quem são eles, o que vendem e para quem. O mesmo documento significa coisas diferentes em negócios diferentes.
   • O que você está entregando. O escopo que você acordou, por exemplo, uma construção de equipe de vendas, uma reconstrução de funil, uma limpeza operacional, um programa de coaching ou um projeto de automação. Toda classificação de relevância é julgada contra isso.
   • Cronograma e entregáveis. A data de início, o prazo final se houver um, e as principais saídas que você prometeu.
   • Os arquivos. Faça upload deles para o chat ou projeto, ou cole o texto. Adicione estas três notas ao pedido:
     • Verifique primeiro. "Antes de fazer upload, verifique se seu acordo com o cliente permite compartilhar os arquivos deles com uma ferramenta de IA. Deixe de fora, ou remova as colunas de, qualquer coisa que contenha nomes de clientes, detalhes de contato, dados de pagamento ou notas de saúde deles. O Claude precisa da estrutura, não das pessoas."
     • Formatos que funcionam melhor. PDF ou .docx para documentos, PDF para apresentações de slides (exporte com páginas de anotações se as anotações forem importantes), .xlsx ou CSV para planilhas (um CSV por guia se o .xlsx não abrir), e arquivos descompactados em vez de um .zip.
     • Links e gravações. Se o cliente enviou links (unidades compartilhadas, pastas na nuvem, páginas wiki), baixe os arquivos e faça upload deles, já que links geralmente não podem ser abertos. Para gravações, envie a transcrição, já que a maioria das ferramentas de chamada e vídeo pode exportar uma.
   • Seu negócio (apenas se não houver arquivo de Contexto de Negócio). "O nome da sua empresa e como você normalmente gerencia um projeto (fases e duração típica), ou diga 'use um plano padrão'." Sem isso, os cabeçalhos e as fases seriam suposições.

4. Pesquise o cliente. Se a pesquisa na web estiver ativada, leia o site público do cliente e a página principal da oferta para contexto. Caso contrário, peça ao usuário para colar o texto da página inicial do cliente ou uma breve descrição da oferta dele.

5. Confirme e mostre o inventário em uma mensagem. Assim que os arquivos estiverem prontos, envie uma mensagem com (a) seu entendimento de duas ou três frases sobre cliente, escopo e prazo e (b) o inventário da Etapa 1. Termine com: "Certo? E devo ler tudo ou pular alguns arquivos?" Aguarde uma resposta. Isso evita uma passagem completa de análise voltada para o alvo errado.

6. Se o usuário disser "apenas execute", trabalhe com o que você tem, pule a mensagem de confirmação, leia cada arquivo e liste suas suposições no topo da auditoria.

Como funciona

Trabalhe nestas etapas em ordem. O objetivo é ir de "aqui está uma pilha bagunçada de arquivos" para "aqui está exatamente o que temos, o que está faltando e o que vamos fazer" em uma passagem.

Etapa 1. Construir o inventário

Antes de ler qualquer coisa em profundidade, liste cada arquivo que você recebeu. Isso vai na mesma mensagem que sua reprodução (Antes de começar, etapa 5). Mostre:

• Número total de arquivos
• Contagem por tipo (documentos, PDFs, planilhas, slides, imagens, áudio, vídeo, outros)
• Qualquer estrutura de pastas que você possa ver a partir dos nomes de arquivos ou pastas
• Arquivos que você não pode abrir ou ler: gravações sem transcrição, PDFs digitalizados ou bloqueados sem texto, um .zip que não abre, arquivos .pptx ou .xlsx que não passaram, arquivos quebrados, links que você não pode acessar. Nomeie cada um e diga o que você precisa em vez disso (geralmente um PDF, um CSV ou os arquivos descompactados).
• Duplicatas óbvias ou pares de versão ("Script de Vendas v2" e "Script de Vendas FINAL")

Se houver mais arquivos do que o chat aceita de uma vez, peça-os em lotes, do mais importante primeiro: SOPs, frameworks e scripts antes de modelos e documentos administrativos.

Etapa 2. Ler cada arquivo

Este é o núcleo da skill. Leia cada arquivo por completo, exceto aqueles que o usuário pediu para pular. Nunca resuma um arquivo pelo nome. Para cada arquivo, registre:

Campo	O que escrever
Título	Nome do arquivo, mais o link se o usuário forneceu um
Tipo	SOP, material de treinamento, script, modelo, planilha, apresentação de slides, gravação, contrato, captura de tela, outro
Propósito	Para que serve este arquivo, em uma frase
Conteúdo principal	As coisas mais importantes dentro dele: frameworks, etapas, números, regras, termos, responsáveis
Relevância	ALTA, MÉDIA ou BAIXA, julgada contra o escopo que você confirmou
Insights acionáveis	Qualquer coisa que mude o que você vai construir, treinar ou recomendar

Como ler cada tipo:

• Documentos, PDFs, texto: leia tudo. Para arquivos longos, capture a estrutura primeiro (cabeçalhos), depois os detalhes que importam para o escopo.
• Planilhas e CSVs: registre as guias, nomes das colunas, algumas linhas de amostra e quaisquer fórmulas ou campos calculados. Observe o que a planilha rastreia e quem parece atualizá-la. Se as fórmulas não estiverem visíveis, diga isso em vez de adivinhar como um número foi calculado.
• Apresentações de slides: leia cada slide, incluindo as anotações do apresentador, se presentes. Se as anotações não vieram, diga isso.
• Imagens e capturas de tela: diga o que elas mostram (um painel, um diagrama, um organograma, um logotipo). Leia qualquer texto nelas.
• Gravações: leia a transcrição se uma foi compartilhada. Caso contrário, marque o arquivo como "Não revisado (transcrição necessária)."

Para 20 arquivos ou mais, leia em lotes de cinco a sete. Após cada lote, publique uma nota de andamento de no máximo 5 linhas (arquivos concluídos, principais descobertas até agora) para que nada se perca se a conversa ficar longa. Não repita as notas completas do arquivo lá; elas pertencem à auditoria final.

Etapa 3. Referência cruzada

Depois que cada arquivo for lido, olhe através deles:

• Frameworks compartilhados: métodos, etapas ou modelos que aparecem em mais de um arquivo. Estas são como o cliente realmente funciona.
• Glossário: os próprios termos, siglas e nomes do cliente para suas ofertas, estágios e funções. O plano e o trabalho devem usar as palavras deles.
• Contradições: dois arquivos que dizem coisas diferentes sobre o mesmo processo, número, preço ou responsável. Cite ambos e nomeie os arquivos. Estas causam problemas mais tarde se ninguém as pegar agora.
• Atual vs desatualizado: onde as versões entram em conflito, diga qual parece ser a atual e por que (data, nome do arquivo ou conteúdo), e sinalize para o cliente confirmar.
• Responsáveis: quem é nomeado como responsável pelo quê e em qual arquivo.

Etapa 4. Encontrar as lacunas

O que está faltando muitas vezes vale mais do que o que está lá. Compare os arquivos com o que este tipo de projeto normalmente precisa. Use esta lista como ponto de partida e ajuste-a ao escopo:

Tipo de projeto	O que você esperaria ver
Vendas (prospecção, fechamento, equipe de vendas)	Scripts ou frameworks de chamadas, a oferta e o preço, notas de objeções, gravações ou transcrições de chamadas, estágios do pipeline, taxas atuais de show e fechamento, quem vende o quê
Marketing e funis	Descrição da oferta e do público, anúncios atuais, páginas e e-mails, fontes de tráfego, números do funil por etapa, provas (resultados, depoimentos), diretrizes de marca
Operações e SOPs	Mapas de processos ou SOPs, funções e organograma, as ferramentas em uso e quem tem acesso, pontos de transferência, gargalos atuais, as métricas que eles rastreiam
Programa de coaching ou treinamento	Esboço do programa, currículo e materiais, a jornada do cliente desde a inscrição até a conclusão, check-in e acompanhamento do progresso, histórias de sucesso, a lista de coaches ou equipe
Automação ou construção de tecnologia	A lista atual de ferramentas, acesso de admin, fontes de dados e onde os dados vivem, as etapas manuais a serem substituídas, volumes (quantos leads, chamadas, pedidos), limites de segurança ou conformidade

Classifique cada lacuna em um de três níveis:

• Bloqueadores críticos: você não pode começar sem eles. Diga por que cada um bloqueia.
• Necessário antes do lançamento: você pode começar, mas não pode terminar ou entrar ao vivo sem eles.
• Bom ter: tornaria o trabalho melhor, não obrigatório.

Etapa 5. Escrever as perguntas abertas

Transforme as lacunas, contradições e pontos pouco claros em perguntas para o cliente. Ordene-as por prioridade, bloqueadores primeiro. Cada pergunta nomeia o arquivo que a levantou. Escreva-as para que o cliente possa responder em uma linha quando possível ("Qual script de onboarding a equipe usa hoje: 'Onboarding v2' ou 'New Client Script'?"). Mantenha apenas as perguntas que importam. Dez perguntas afiadas vencem trinta soltas.

Etapa 6. Rascunhar o plano de kickoff

Destile tudo em um plano de uma página para o cliente. É uma ferramenta de venda tanto quanto um plano: deve fazer o cliente sentir que você entende o negócio dele e tem um caminho claro. Use as palavras deles do glossário. Construa a partir destas partes:

• O desafio: qual problema eles têm e por que importa agora, em duas ou três frases.
• A solução: o que você está entregando, em duas ou três frases.
• Escopo do trabalho: os principais entregáveis, como uma lista curta. Apenas o que foi acordado. Ideias fora do escopo vão na seção 7 da auditoria, não aqui.
• Plano por fase: três ou quatro fases ajustadas a este projeto e à sua forma usual de trabalhar (do arquivo de Contexto de Negócio ou da resposta do usuário). Cada fase recebe um objetivo, as principais saídas e um cronograma aproximado. Sem fases usuais fornecidas, use Descoberta / Construção ou Design / Lançamento / Revisão, e observe na seção 7 da auditoria que esta é uma estrutura sugerida (nunca diga isso no plano). Se não houver cronograma acordado, escreva "cronograma a confirmar" em vez de inventar datas.
• Métricas principais: como é o sucesso, a partir dos próprios arquivos do cliente (números deles, metas deles) ou do usuário. Nunca coloque um número de meta no plano que o cliente ou o usuário não forneceu. Sem número atual, escreva "linha de base a ser medida na semana 1"; sem meta, escreva "meta a ser definida em conjunto no kickoff". Coloque qualquer meta que você proporia na seção 7 da auditoria para o usuário aprovar.
• O que precisamos de você: os bloqueadores e itens de acesso da Etapa 4, em linguagem de cliente simples. De quem: a pessoa que os arquivos nomeiam, ou "sua equipe" quando não nomeiam ninguém. Até quando: a fase que precisa dele (por exemplo, "antes da Fase 1"); uma data de calendário apenas se uma foi acordada; "a confirmar" se não estiver claro.
• Ferramentas envolvidas: as plataformas que o trabalho toca, usando as ferramentas atuais do cliente dos arquivos mais as suas do arquivo de Contexto de Negócio.

Sem notas internas, sem dúvidas, sem "os arquivos estão uma bagunça." Esses pertencem à auditoria. Se o usuário nunca forneceu um nome de empresa, remova a parte "Preparado por" dos cabeçalhos em vez de deixar um placeholder ou inventar um.

Etapa 7. Verificar seu trabalho

Antes de entregar qualquer coisa:

1. Cobertura: todo arquivo do inventário aparece na auditoria com um Status, incluindo aqueles que você não conseguiu ler ou que foi instruído a pular.
2. Precisão: toda afirmação no plano de kickoff remonta a um arquivo ou a algo que o usuário lhe disse.
3. Nada inventado: o plano não contém número, data, responsável ou método de fase que o cliente ou usuário não forneceu. Propostas ficam na seção 7 da auditoria.
4. Lacunas: a lista de lacunas faz sentido para o escopo que você confirmou.
5. Tom: o plano de kickoff é limpo e confiante, sem nada interno deixado nele.

Corrija qualquer coisa que falhar, então entregue.

O que você obtém

Duas saídas, nesta ordem. Entregue ambas no chat. Se a criação de arquivos estiver ativada e o usuário solicitar, salve também cada uma como um .docx ou PDF que eles possam baixar e enviar.

Auditorias longas vêm em partes. Se houver mais de cerca de 12 arquivos, entregue em três mensagens: mensagem 1 = seções 1 e 2 da auditoria; mensagem 2 = seções 3 a 7; mensagem 3 = o plano de kickoff. Termine cada parte com "Diga continuar para a próxima parte." Se a seção 2 sozinha ainda for muito longa, divida-a por número de arquivo e use o mesmo prompt. Se a criação de arquivos estiver ativada, ofereça-se para salvar a auditoria completa como um .docx em vez de colá-la, e cole apenas o plano de kickoff.

Saída 1: A auditoria de arquivos (interna)

# [Nome do cliente]: Auditoria de Arquivos
Preparado por [seu nome de empresa] | [data]
[X] arquivos recebidos | [Y] lidos por completo | [Z] parcialmente lidos, não revisados ou ignorados (veja Status)
Escopo: [o escopo que você confirmou, em uma linha]
Suposições: [apenas se você teve que adivinhar algo]

## 1. Inventário
| # | Arquivo | Tipo | Relevância | Status |
Status é um de: Lido por completo / Parcialmente lido (por que) / Não revisado (o que é necessário) /
Ignorado a seu pedido / Duplicata do #N

## 2. Arquivo por arquivo
### 1. [Nome do arquivo]
Tipo: [tipo] | Relevância: [ALTA / MÉDIA / BAIXA]
Propósito: [uma frase]
- [Conteúdo principal]
- [Insight acionável]
(repita para cada arquivo, agrupado por pasta se houver pastas)

## 3. Referência cruzada
Frameworks compartilhados: [lista]
Glossário:
| Termo deles | O que significa |
Contradições:
| Tópico | Arquivo A diz | Arquivo B diz | Qual parece atual |
Responsáveis:
| Área | Responsável nomeado | Arquivo |

## 4. O que está faltando
### Bloqueadores críticos
- [Item]: [por que bloqueia]
### Necessário antes do lançamento
- [Item]
### Bom ter
- [Item]

## 5. Perguntas abertas para [nome do cliente]
| # | Pergunta | Levantada por (arquivo) | Prioridade |

## 6. Principais 3 conclusões

[As três descobertas mais importantes de toda a auditoria e análise. Estas informam o plano e ajudam você (e o usuário) a saber onde focar.]

## 7. Notas internas e recomendações

[Qualquer coisa que não seja para o cliente: por que você recomendou uma fase ou ferramenta específica, propostas fora do escopo, dúvidas que você ainda tem, ideias que você testaria depois. Esta seção é para o usuário.]

Saída 2: O plano de kickoff (para o cliente)

# [Nome do cliente]: Plano de Kickoff
Preparado por [seu nome de empresa] | [data]

**O desafio:** [duas ou três frases]

**A solução:** [duas ou três frases]

## Escopo do trabalho

- [Entregável 1]
- [Entregável 2]
- [Entregável 3]

## Plano

### Fase 1: [Nome da fase]
**Objetivo:** [o que esta fase alcança]
**Saídas:** [lista curta]
**Cronograma:** [duração ou data]

### Fase 2: [Nome da fase]
**Objetivo:**
**Saídas:**
**Cronograma:**

### Fase 3: [Nome da fase]
**Objetivo:**
**Saídas:**
**Cronograma:**

### Fase 4: [Nome da fase] (se aplicável)
**Objetivo:**
**Saídas:**
**Cronograma:**

## Métricas principais

- [Métrica 1 e como será medida]
- [Métrica 2 e como será medida]

## O que precisamos de você

| Item | De quem | Até quando |
|---|---|---|
| [Bloco ou acesso] | [Pessoa ou equipe] | [Fase ou data] |

## Ferramentas envolvidas

[Ferramenta 1], [Ferramenta 2], [Ferramenta 3]