Client Onboarder

¿Qué hace Client Onboarder?

Client Onboarder toma el montón de archivos que un nuevo cliente te envía (SOPs, documentos de formación, scripts, hojas de cálculo, presentaciones, transcripciones de llamadas, capturas de pantalla) y lo convierte en un plan. Lee cada archivo, registra lo que contiene cada uno, encuentra lo que falta, enumera las preguntas para hacerle al cliente y escribe un plan de inicio de una página que puedes entregarle. Úsalo en los primeros días de un nuevo compromiso, cuando un cliente dice "aquí está todo lo que tenemos" y necesitas saber con qué estás trabajando antes de construir, entrenar o consultar.

Antes de empezar

1. Busca un archivo de Contexto de Negocio. Busca en los archivos del proyecto y en el chat un archivo de Contexto de Negocio (o cualquier documento que describa tu negocio). Extrae de él:

   • El nombre de tu negocio, para los encabezados de ambos resultados
   • Lo que entregas (tus servicios o programas) y cómo sueles ejecutar un proyecto: tus fases, tu cronograma habitual, quién de tu equipo hace qué
   • Las herramientas con las que sueles construir o dentro de las que entrenas
   • Cómo hablas con los clientes, para que el plan de inicio suene como tú

   Si no hay un archivo de Contexto de Negocio, añade la quinta pregunta a continuación a tu mensaje del paso 3.

2. Lee primero el contexto del proyecto. Si el usuario compartió una transcripción de llamada de ventas, una propuesta, un alcance firmado o notas de inicio, léelos antes de preguntar nada. Por lo general, responden la mayoría de las preguntas a continuación.

3. Pregunta solo por lo que falta. Pon cada elemento faltante en un solo mensaje, cada uno con una breve razón de por qué lo necesitas. Cinco preguntas como máximo:

   • El cliente y su negocio. Quiénes son, qué venden y a quién. El mismo documento significa cosas diferentes en diferentes negocios.
   • Lo que estás entregando. El alcance acordado, por ejemplo, la creación de un equipo de ventas, la reconstrucción de un embudo, una limpieza de operaciones, un programa de coaching o un proyecto de automatización. Cada calificación de relevancia se juzga en función de esto.
   • Cronograma y entregables. La fecha de inicio, la fecha límite si la hay, y los principales resultados que prometiste.
   • Los archivos. Súbelos al chat o al proyecto, o pega el texto. Añade estas tres notas a la solicitud:
     • Verifica primero. "Antes de subir, asegúrate de que tu acuerdo con el cliente permita compartir sus archivos con una herramienta de IA. Omite, o elimina las columnas de, cualquier cosa que contenga los nombres, datos de contacto, información de pago o notas de salud de sus clientes. Claude necesita la estructura, no las personas."
     • Formatos que se leen mejor. PDF o .docx para documentos, PDF para presentaciones (exporta con páginas de notas si las notas importan), .xlsx o CSV para hojas (un CSV por pestaña si el .xlsx no se abre), y archivos descomprimidos en lugar de un .zip.
     • Enlaces y grabaciones. Si el cliente envió enlaces (unidades compartidas, carpetas en la nube, páginas wiki), descarga los archivos y súbelos, ya que los enlaces a menudo no se pueden abrir. Para grabaciones, envía la transcripción, ya que la mayoría de las herramientas de llamadas y video pueden exportar una.
   • Tu negocio (solo si no hay archivo de Contexto de Negocio). "El nombre de tu negocio y cómo sueles ejecutar un proyecto (fases y duración típica), o di 'usa un plan estándar'." Sin esto, los encabezados y las fases serían suposiciones.

4. Busca al cliente. Si la búsqueda web está activada, lee el sitio web público del cliente y la página de su oferta principal para obtener contexto. Si no, pídele al usuario que pegue el texto de la página de inicio del cliente o una breve descripción de su oferta.

5. Confirma y muestra el inventario en un solo mensaje. Una vez que los archivos estén disponibles, envía un mensaje con (a) tu comprensión de dos o tres oraciones del cliente, el alcance y la fecha límite, y (b) el inventario del Paso 1. Termina con: "¿Correcto? ¿Y debo leer todo, o saltarme algunos archivos?" Espera una respuesta. Esto evita un pase completo de análisis dirigido al objetivo equivocado.

6. Si el usuario dice "solo ejecútalo", trabaja con lo que tienes, omite el mensaje de confirmación, lee cada archivo y enumera tus suposiciones al principio de la auditoría.

Cómo funciona

Trabaja a través de estos pasos en orden. El objetivo es pasar de "aquí hay un montón desordenado de archivos" a "aquí está exactamente lo que tenemos, lo que falta y lo que vamos a hacer" en una sola pasada.

Paso 1. Construye el inventario

Antes de leer nada en profundidad, enumera cada archivo que recibiste. Esto va en el mismo mensaje que tu reproducción (Antes de empezar, paso 5). Muestra:

• Número total de archivos
• Recuento por tipo (documentos, PDFs, hojas de cálculo, presentaciones, imágenes, audio, video, otros)
• Cualquier estructura de carpetas que puedas ver a partir de los nombres de archivos o carpetas
• Archivos que no puedes abrir o leer: grabaciones sin transcripción, PDFs escaneados o bloqueados sin texto, un .zip que no se abre, archivos .pptx o .xlsx que no llegaron, archivos rotos, enlaces a los que no puedes acceder. Nombra cada uno y di qué necesitas en su lugar (generalmente un PDF, un CSV o los archivos descomprimidos).
• Duplicados obvios o pares de versiones ("Guion de Ventas v2" y "Guion de Ventas FINAL")

Si hay más archivos de los que el chat acepta de una sola vez, pídelos por lotes, primero los más importantes: SOPs, marcos y guiones antes que plantillas y documentos administrativos.

Paso 2. Lee cada archivo

Este es el núcleo de la habilidad. Lee cada archivo por completo, excepto aquellos que el usuario te pidió saltar. Nunca resumas un archivo por su nombre. Para cada archivo, registra:

Campo	Qué escribir
Título	Nombre del archivo, más el enlace si el usuario lo dio
Tipo	SOP, material de formación, guion, plantilla, hoja de cálculo, presentación, grabación, contrato, captura de pantalla, otro
Propósito	Para qué sirve este archivo, en una oración
Contenido clave	Las cosas más importantes dentro: marcos, pasos, números, reglas, términos, propietarios
Relevancia	ALTA, MEDIA o BAJA, juzgada en función del alcance que confirmaste
Información procesable	Cualquier cosa que cambie lo que vas a construir, entrenar o recomendar

Cómo leer cada tipo:

• Documentos, PDFs, texto: léelo todo. Para archivos largos, captura primero la estructura (encabezados), luego los detalles que importan para el alcance.
• Hojas de cálculo y CSVs: registra las pestañas, los nombres de las columnas, algunas filas de muestra y cualquier fórmula o campo calculado. Señala qué rastrea la hoja y quién parece actualizarla. Si las fórmulas no son visibles, dilo en lugar de adivinar cómo se calculó un número.
• Presentaciones: lee cada diapositiva, incluidas las notas del orador si están presentes. Si las notas no llegaron, dilo.
• Imágenes y capturas de pantalla: di lo que muestran (un panel, un diagrama, un organigrama, un logotipo). Lee cualquier texto que contengan.
• Grabaciones: lee la transcripción si se compartió. Si no, marca el archivo como "No revisado (se necesita transcripción)".

Para 20 archivos o más, lee en lotes de cinco a siete. Después de cada lote, publica una nota de seguimiento de 5 líneas como máximo (archivos hechos, principales hallazgos hasta ahora) para que no se pierda nada si la conversación se alarga. No repitas las notas completas del archivo allí; pertenecen a la auditoría final.

Paso 3. Referencia cruzada

Una vez que cada archivo esté leído, mira a través de ellos:

• Marcos compartidos: métodos, pasos o modelos que aparecen en más de un archivo. Así es como el cliente realmente opera.
• Glosario: los propios términos, acrónimos y nombres del cliente para sus ofertas, etapas y roles. El plan y el trabajo deben usar sus palabras.
• Contradicciones: dos archivos que dicen cosas diferentes sobre el mismo proceso, número, precio o propietario. Cita ambos y nombra los archivos. Causan problemas más adelante si nadie los detecta ahora.
• Actual vs desactualizado: donde las versiones entran en conflicto, di cuál parece actual y por qué (fecha, nombre de archivo o contenido), y márcalo para que el cliente lo confirme.
• Propietarios: quién es nombrado como responsable de qué, y en qué archivo.

Paso 4. Encuentra las brechas

Lo que falta a menudo vale más que lo que hay. Compara los archivos con lo que este tipo de proyecto suele necesitar. Usa esto como lista de inicio y ajústala al alcance:

Tipo de proyecto	Qué esperarías ver
Ventas (configuración, cierre, equipo de ventas)	Guiones o marcos de llamadas, la oferta y precios, notas de objeciones, grabaciones o transcripciones de llamadas, etapas del pipeline, tasas de visualización y cierre actuales, quién vende qué
Marketing y embudos	Descripción de la oferta y la audiencia, anuncios, páginas y correos actuales, fuentes de tráfico, números del embudo por paso, pruebas (resultados, testimonios), pautas de marca
Operaciones y SOPs	Mapas de procesos o SOPs, roles y organigrama, las herramientas en uso y quién tiene acceso, puntos de transferencia, cuellos de botella actuales, las métricas que rastrean
Programa de coaching o formación	Esquema del programa, plan de estudios y materiales, el recorrido del cliente desde el registro hasta la finalización, seguimiento y registro de progreso, historias de éxito, el coach o el equipo
Automatización o construcción técnica	La lista de herramientas actual, acceso de administrador, fuentes de datos y dónde viven los datos, los pasos manuales a reemplazar, volúmenes (cuántos leads, llamadas, pedidos), límites de seguridad o cumplimiento

Clasifica cada brecha en uno de tres niveles:

• Bloqueadores críticos: no puedes empezar sin ellos. Di por qué cada uno bloquea.
• Necesario antes del lanzamiento: puedes empezar, pero no puedes terminar o salir a producción sin ellos.
• Bueno tener: haría el trabajo mejor, no es necesario.

Paso 5. Escribe las preguntas abiertas

Convierte las brechas, contradicciones y puntos poco claros en preguntas para el cliente. Ordénalas por prioridad, primero los bloqueadores. Cada pregunta nombra el archivo que la originó. Escríbelas para que el cliente pueda responder en una línea cuando sea posible ("¿Qué guion de incorporación usa el equipo hoy: 'Incorporación v2' o 'Guion de Nuevo Cliente'?"). Mantén solo las preguntas que importan. Diez preguntas precisas vencen a treinta sueltas.

Paso 6. Redacta el plan de inicio

Destila todo en un plan de una página para el cliente. Es tanto una herramienta de venta como un plan: debe hacer que el cliente sienta que entiendes su negocio y que tienes un camino claro. Usa sus palabras del glosario. Construye a partir de estas partes:

• El desafío: qué problema tienen y por qué importa ahora, en dos o tres oraciones.
• La solución: lo que estás entregando, en dos o tres oraciones.
• Alcance del trabajo: los principales entregables, como una lista breve. Solo lo acordado. Las ideas fuera del alcance van en la sección 7 de la auditoría, no aquí.
• Plan por fases: tres o cuatro fases adaptadas a este proyecto y a tu forma habitual de trabajar (del archivo de Contexto de Negocio o de la respuesta del usuario). Cada fase obtiene un objetivo, los principales resultados y un tiempo aproximado. Sin fases habituales proporcionadas, usa Descubrimiento / Construcción o Diseño / Lanzamiento / Revisión, y señala en la sección 7 de la auditoría que esta es una estructura sugerida (nunca lo digas en el plan). Si no hay un cronograma acordado, escribe "cronograma por confirmar" en lugar de inventar fechas.
• Métricas clave: cómo se ve el éxito, a partir de los propios archivos del cliente (sus números, sus objetivos) o del usuario. Nunca pongas un número objetivo en el plan que el cliente o el usuario no dieron. Sin número actual, escribe "línea base a medir en la semana 1"; sin objetivo, escribe "objetivo a establecer juntos en el inicio". Pon cualquier objetivo que propondrías en la sección 7 de la auditoría para que el usuario lo apruebe.
• Lo que necesitamos de ti: los bloqueadores y elementos de acceso del Paso 4, en lenguaje llano para el cliente. De quién: la persona que nombran los archivos, o "tu equipo" cuando no nombran a nadie. Para cuándo: la fase que lo necesita (por ejemplo, "antes de la Fase 1"); una fecha de calendario solo si se acordó una; "por confirmar" si no está claro.
• Herramientas involucradas: las plataformas que toca el trabajo, usando las herramientas actuales del cliente de los archivos más las tuyas del archivo de Contexto de Negocio.

Sin notas internas, sin dudas, sin "los archivos son un desastre". Esos pertenecen a la auditoría. Si el usuario nunca dio un nombre de negocio, omite la parte "Preparado por" de los encabezados en lugar de dejar un marcador de posición o inventar uno.

Paso 7. Verifica tu trabajo

Antes de entregar cualquier cosa:

1. Cobertura: cada archivo del inventario aparece en la auditoría con un Estado, incluidos aquellos que no pudiste leer o te dijeron que saltaras.
2. Precisión: cada afirmación en el plan de inicio se remonta a un archivo o a algo que el usuario te dijo.
3. Nada inventado: el plan no contiene ningún número, fecha, propietario o método de fase que el cliente o el usuario no dieron. Las propuestas se sientan en la sección 7 de la auditoría.
4. Brechas: la lista de brechas tiene sentido para el alcance que confirmaste.
5. Tono: el plan de inicio se lee limpio y seguro, sin nada interno dejado en él.

Arregla cualquier cosa que falle, luego entrega.

Lo que obtienes

Dos resultados, en este orden. Entrégalos ambos en el chat. Si la creación de archivos está activada y el usuario lo solicita, también guarda cada uno como un .docx o PDF que puedan descargar y enviar.

Las auditorías largas vienen en partes. Si hay más de aproximadamente 12 archivos, entrega en tres mensajes: mensaje 1 = secciones de auditoría 1 y 2; mensaje 2 = secciones 3 a 7; mensaje 3 = el plan de inicio. Termina cada parte con "Di continuar para la siguiente parte." Si la sección 2 por sí sola sigue siendo demasiado larga, divídela por número de archivo y usa el mismo aviso. Si la creación de archivos está activada, ofrece guardar la auditoría completa como un .docx en lugar de pegarla, y pega solo el plan de inicio.

Resultado 1: La auditoría de archivos (interna)

# [Nombre del cliente]: Auditoría de Archivos
Preparado por [nombre de tu negocio] | [fecha]
[X] archivos recibidos | [Y] leídos por completo | [Z] leídos parcialmente, no revisados o saltados (ver Estado)
Alcance: [el alcance que confirmaste, en una línea]
Suposiciones: [solo si tuviste que adivinar algo]

## 1. Inventario
| # | Archivo | Tipo | Relevancia | Estado |
Estado es uno de: Leído por completo / Leído parcialmente (por qué) / No revisado (qué se necesita) /
Saltado a petición tuya / Duplicado del #N

## 2. Archivo por archivo
### 1. [Nombre del archivo]
Tipo: [tipo] | Relevancia: [ALTA / MEDIA / BAJA]
Propósito: [una oración]
- [Contenido clave]
- [Información procesable]
(repetir para cada archivo, agrupado por carpeta si hay carpetas)

## 3. Referencia cruzada
Marcos compartidos: [lista]
Glosario:
| Su término | Qué significa |
Contradicciones:
| Tema | Archivo A dice | Archivo B dice | Cuál parece actual |
Propietarios:
| Área | Propietario nombrado | Archivo |

## 4. Lo que falta
### Bloqueadores críticos
- [Elemento]: [por qué bloquea]
### Necesario antes del lanzamiento
- [Elemento]
### Bueno tener
- [Elemento]

## 5. Preguntas abiertas para [nombre del cliente]
| # | Pregunta | Originada por (archivo) | Prioridad |

## 6. Principales 3 conclusiones
[Las tres conclusiones más importantes de la auditoría]

## 7. Notas internas / Propuestas
(Cualquier recomendación, número propuesto, estructura sugerida, o advertencia que iría en el plan pero no está confirmada. Esta sección no se comparte con el cliente.)

Resultado 2: El plan de inicio (para el cliente)

# [Nombre del cliente]: Plan de Inicio
Preparado por [nombre de tu negocio] | [fecha]

### El desafío
[2-3 oraciones]

### La solución
[2-3 oraciones]

### Alcance del trabajo
- [Entregable 1]
- [Entregable 2]
- [Entregable 3]

### Plan por fases
#### Fase 1: [Nombre de la fase] | [cronograma]
Objetivo: [objetivo de la fase]
- [Salida 1]
- [Salida 2]

#### Fase 2: [Nombre de la fase] | [cronograma]
Objetivo: [objetivo de la fase]
- [Salida 1]
- [Salida 2]

[Repetir para más fases, con 3-4 fases en total]

### Métricas clave
- [Métrica]: [objetivo o "por confirmar"]

### Lo que necesitamos de ti
| Elemento | De quién | Para cuándo |

### Herramientas involucradas
[Herramienta 1], [Herramienta 2], [Herramienta 3]

Después de entregar, termina con un resumen de una línea: "Siguiente paso: ¿te parece bien el plan?" o, si se necesita más información, "Siguiente paso: responde las preguntas de la sección 5 y estaremos listos para empezar."