Client-Onboarder

Client Onboarder

Client Onboarder nimmt den Stapel an Dateien, den ein neuer Kunde Ihnen schickt (SOPs, Schulungsunterlagen, Skripte, Tabellenkalkulationen, Präsentationsfolien, Gesprächsprotokolle, Screenshots) und macht daraus einen Plan. Es liest jede Datei, protokolliert, was sie enthält, findet heraus, was fehlt, listet die Fragen auf, die Sie dem Kunden stellen müssen, und erstellt einen einseitigen Kickoff-Plan, den Sie dem Kunden übergeben können. Verwenden Sie es in den ersten Tagen eines neuen Engagements, wenn ein Kunde sagt: „Hier ist alles, was wir haben“ und Sie wissen müssen, womit Sie es zu tun haben, bevor Sie etwas aufbauen, coachen oder beraten.

Bevor Sie beginnen

1. Suchen Sie nach einer Business-Context-Datei. Sehen Sie in den Projektdateien und im Chat nach einer Business-Context-Datei (oder einem anderen Dokument, das Ihr Unternehmen beschreibt). Entnehmen Sie daraus Folgendes:

   • Ihren Unternehmensnamen für die Kopfzeilen beider Ausgaben
   • Was Sie liefern (Ihre Dienstleistungen oder Programme) und wie Sie normalerweise ein Projekt abwickeln: Ihre Phasen, Ihr üblicher Zeitplan, wer in Ihrem Team was macht
   • Die Tools, mit denen Sie normalerweise bauen oder in denen Sie coachen
   • Wie Sie mit Kunden sprechen, damit der Kickoff-Plan so klingt, als käme er von Ihnen

   Wenn es keine Business-Context-Datei gibt, fügen Sie die fünfte Frage unten in Ihre Nachricht in Schritt 3 ein.

2. Lesen Sie zuerst den Projektkontext. Wenn der Benutzer ein Verkaufsgesprächprotokoll, ein Angebot, einen unterschriebenen Leistungsumfang oder Kickoff-Notizen geteilt hat, lesen Sie diese, bevor Sie etwas fragen. Sie beantworten normalerweise die meisten der folgenden Fragen.

3. Fragen Sie nur nach dem, was fehlt. Fassen Sie alle fehlenden Elemente in einer Nachricht zusammen, jedes mit einem kurzen Grund, warum Sie es benötigen. Maximal fünf Fragen:

   • Der Kunde und sein Unternehmen. Wer sie sind, was sie verkaufen und an wen. Dasselbe Dokument bedeutet in verschiedenen Unternehmen unterschiedliche Dinge.
   • Was Sie liefern. Der vereinbarte Leistungsumfang, z. B. der Aufbau eines Vertriebsteams, der Wiederaufbau eines Funnels, eine operative Bereinigung, ein Coaching-Programm oder ein Automatisierungsprojekt. Jede Relevanzbewertung wird daran gemessen.
   • Zeitplan und Ergebnisse. Das Startdatum, die Frist, falls vorhanden, und die wichtigsten versprochenen Ergebnisse.
   • Die Dateien. Laden Sie sie in den Chat oder das Projekt hoch oder fügen Sie den Text ein. Fügen Sie der Anfrage diese drei Hinweise hinzu:
     • Zuerst prüfen. „Überprüfen Sie vor dem Hochladen, ob Ihre Vereinbarung mit dem Kunden die Weitergabe seiner Dateien an ein KI-Tool erlaubt. Lassen Sie alles weg, was die Namen, Kontaktdaten, Zahlungsdaten oder Gesundheitsdaten seiner Kunden enthält, oder entfernen Sie die entsprechenden Spalten. Claude braucht die Struktur, nicht die Personen.“
     • Formate, die am besten lesbar sind. PDF oder .docx für Dokumente, PDF für Präsentationen (exportieren Sie mit Notizenseiten, wenn die Notizen wichtig sind), .xlsx oder CSV für Tabellen (ein CSV pro Tab, wenn die .xlsx nicht geöffnet werden kann) und entpackte Dateien anstelle einer .zip-Datei.
     • Links und Aufzeichnungen. Wenn der Kunde Links geschickt hat (geteilte Laufwerke, Cloud-Ordner, Wiki-Seiten), laden Sie die Dateien herunter und laden Sie sie hoch, da Links oft nicht geöffnet werden können. Senden Sie bei Aufzeichnungen das Transkript, da die meisten Gesprächs- und Video-Tools eines exportieren können.
   • Ihr Unternehmen (nur ohne Business-Context-Datei). „Ihr Firmenname und wie Sie normalerweise ein Projekt abwickeln (Phasen und typische Dauer), oder sagen Sie ‚einen Standardplan verwenden‘.“ Ohne diese Angaben wären die Kopfzeilen und Phasen nur Schätzungen.

4. Recherchieren Sie den Kunden. Wenn die Websuche aktiviert ist, lesen Sie die öffentliche Website des Kunden und die Hauptangebotsseite für den Kontext. Wenn nicht, bitten Sie den Benutzer, den Text der Homepage des Kunden oder eine kurze Beschreibung seines Angebots einzufügen.

5. Bestätigen und zeigen Sie das Inventar in einer Nachricht an. Sobald die Dateien da sind, senden Sie eine Nachricht mit (a) Ihrem zwei- oder dreisätzigen Verständnis von Kunde, Umfang und Frist und (b) dem Inventar aus Schritt 1. Beenden Sie mit: „Stimmt das? Und soll ich alles lesen oder einige Dateien überspringen?“ Warten Sie auf eine Antwort. Das erspart eine vollständige Analyse, die auf das falsche Ziel ausgerichtet ist.

6. Wenn der Benutzer sagt „führen Sie es einfach aus“, arbeiten Sie mit dem, was Sie haben, überspringen Sie die Bestätigungsnachricht, lesen Sie jede Datei und listen Sie Ihre Annahmen oben im Audit auf.

Wie es funktioniert

Arbeiten Sie diese Schritte der Reihe nach ab. Das Ziel ist es, in einem Durchgang von „hier ist ein chaotischer Haufen Dateien“ zu „hier ist genau das, was wir haben, was fehlt und was wir tun“ zu gelangen.

Schritt 1: Das Inventar erstellen

Bevor Sie etwas im Detail lesen, listen Sie jede erhaltene Datei auf. Dies kommt in dieselbe Nachricht wie Ihre Wiedergabe (Bevor Sie beginnen, Schritt 5). Zeigen Sie:

• Gesamtzahl der Dateien
• Anzahl nach Typ (Dokumente, PDFs, Tabellenkalkulationen, Präsentationen, Bilder, Audio, Video, Sonstiges)
• Alle Ordnerstrukturen, die Sie anhand von Datei- oder Ordnernamen erkennen können
• Dateien, die Sie nicht öffnen oder lesen können: Aufzeichnungen ohne Transkript, gescannte oder gesperrte PDFs ohne Text, eine .zip-Datei, die sich nicht öffnen lässt, .pptx- oder .xlsx-Dateien, die nicht durchgekommen sind, defekte Dateien, Links, die Sie nicht erreichen können. Nennen Sie jede einzelne und sagen Sie, was Sie stattdessen benötigen (normalerweise ein PDF, eine CSV oder die entpackten Dateien).
• Offensichtliche Duplikate oder Versionspaare („Sales Script v2“ und „Sales Script FINAL“)

Wenn mehr Dateien vorhanden sind, als der Chat auf einmal aufnimmt, fordern Sie sie in Stapeln an, zuerst die wichtigsten: SOPs, Frameworks und Skripte vor Vorlagen und Admin-Dokumenten.

Schritt 2: Jede Datei lesen

Dies ist der Kern des Skills. Lesen Sie jede Datei vollständig, außer denen, die der Benutzer zu überspringen gebeten hat. Fassen Sie niemals eine Datei nur anhand ihres Namens zusammen. Protokollieren Sie für jede Datei:

Feld	Was Sie schreiben sollen
Titel	Dateiname, plus Link, falls der Benutzer einen angegeben hat
Typ	SOP, Schulungsmaterial, Skript, Vorlage, Tabelle, Präsentation, Aufzeichnung, Vertrag, Screenshot, Sonstiges
Zweck	Wofür diese Datei ist, in einem Satz
Schlüsselinhalte	Die wichtigsten Dinge darin: Frameworks, Schritte, Zahlen, Regeln, Begriffe, Verantwortliche
Relevanz	HOCH, MITTEL oder NIEDRIG, gemessen am bestätigten Leistungsumfang
Umsetzbare Erkenntnisse	Alles, was ändert, was Sie bauen, coachen oder empfehlen werden

So lesen Sie jeden Typ:

• Dokumente, PDFs, Text: Lesen Sie alles. Erfassen Sie bei langen Dateien zuerst die Struktur (Überschriften), dann die Details, die für den Umfang relevant sind.
• Tabellenkalkulationen und CSVs: Notieren Sie die Registerkarten, Spaltennamen, einige Beispielzeilen und alle Formeln oder berechneten Felder. Beachten Sie, was die Tabelle verfolgt und wer sie zu aktualisieren scheint. Wenn Formeln nicht sichtbar sind, sagen Sie dies, anstatt zu raten, wie eine Zahl berechnet wurde.
• Präsentationen: Lesen Sie jede Folie, einschließlich Sprechernotizen, falls vorhanden. Wenn die Notizen nicht durchgekommen sind, sagen Sie dies.
• Bilder und Screenshots: Sagen Sie, was sie zeigen (ein Dashboard, ein Diagramm, ein Organigramm, ein Logo). Lesen Sie jeglichen Text darin.
• Aufzeichnungen: Lesen Sie das Transkript, falls eines geteilt wurde. Wenn nicht, markieren Sie die Datei mit „Nicht geprüft (Transkript erforderlich).“

Bei 20 oder mehr Dateien lesen Sie in Stapeln von fünf bis sieben. Veröffentlichen Sie nach jedem Stapel einen kurzen Hinweis von maximal 5 Zeilen (erledigte Dateien, wichtigste Erkenntnisse bisher), damit nichts verloren geht, wenn das Gespräch lang wird. Wiederholen Sie dort nicht die vollständigen Dateinotizen; diese gehören in das endgültige Audit.

Schritt 3: Querverweise herstellen

Sobald jede Datei gelesen ist, sehen Sie über die Dateien hinweg:

• Gemeinsame Frameworks: Methoden, Schritte oder Modelle, die in mehr als einer Datei auftauchen. So arbeitet der Kunde wirklich.
• Glossar: Die eigenen Begriffe, Akronyme und Namen des Kunden für seine Angebote, Phasen und Rollen. Der Plan und die Arbeit müssen seine Wörter verwenden.
• Widersprüche: Zwei Dateien, die unterschiedliche Aussagen über denselben Prozess, dieselbe Zahl, denselben Preis oder denselben Verantwortlichen machen. Zitieren Sie beide und nennen Sie die Dateien. Diese verursachen später Probleme, wenn niemand sie jetzt erkennt.
• Aktuell vs. veraltet: Wenn Versionen in Konflikt stehen, sagen Sie, welche aktuell aussieht und warum (Datum, Dateiname oder Inhalt), und kennzeichnen Sie dies zur Bestätigung durch den Kunden.
• Verantwortliche: Wer wird wofür verantwortlich genannt und in welcher Datei.

Schritt 4: Die Lücken finden

Was fehlt, ist oft wertvoller als das, was da ist. Vergleichen Sie die Dateien mit dem, was diese Art von Projekt normalerweise benötigt. Verwenden Sie dies als Ausgangsliste und passen Sie sie an den Umfang an:

Projekttyp	Was Sie erwarten würden zu sehen
Vertrieb (Einrichten, Abschließen, Vertriebsteam)	Anrufskripte oder Frameworks, das Angebot und die Preisgestaltung, Einwandsnotizen, Anrufaufzeichnungen oder Transkripte, Pipeline-Stufen, aktuelle Abschluss- und Gewinnraten, wer was verkauft
Marketing und Funnels	Angebots- und Zielgruppenbeschreibung, aktuelle Anzeigen, Seiten und E-Mails, Traffic-Quellen, Funnel-Zahlen pro Schritt, Nachweise (Ergebnisse, Testimonials), Markenrichtlinien
Abläufe und SOPs	Prozesslandschaften oder SOPs, Rollen und Organigramm, die verwendeten Tools und wer Zugriff hat, Übergabepunkte, aktuelle Engpässe, die verfolgten Metriken
Coaching- oder Trainingsprogramm	Programmübersicht, Lehrplan und Materialien, die Customer Journey von der Anmeldung bis zum Abschluss, Check-ins und Fortschrittsverfolgung, Erfolgsgeschichten, der Coach oder das Team-Roster
Automatisierung oder Technologieaufbau	Aktuelle Tool-Liste, Admin-Zugriff, Datenquellen und wo Daten leben, die manuellen Schritte, die ersetzt werden sollen, Volumina (wie viele Leads, Anrufe, Bestellungen), Sicherheits- oder Compliance-Grenzen

Sortieren Sie jede Lücke in eine von drei Ebenen:

• Kritische Blocker: Ohne diese können Sie nicht beginnen. Sagen Sie, warum jeder blockiert.
• Vor dem Launch erforderlich: Sie können beginnen, aber nicht abschließen oder live gehen ohne sie.
• Nice-to-have: Würde die Arbeit verbessern, ist aber nicht erforderlich.

Schritt 5: Die offenen Fragen schreiben

Verwandeln Sie die Lücken, Widersprüche und unklaren Punkte in Fragen an den Kunden. Ordnen Sie sie nach Priorität, zuerst die Blocker. Jede Frage nennt die Datei, die sie aufgeworfen hat. Schreiben Sie sie so, dass der Kunde möglichst in einer Zeile antworten kann („Welches Onboarding-Skript verwendet das Team heute: ‚Onboarding v2‘ oder ‚Neues Kundenskript‘?“). Behalten Sie nur die Fragen, die wichtig sind. Zehn scharfe Fragen sind besser als dreißig vage.

Schritt 6: Den Kickoff-Plan entwerfen

Destillieren Sie alles zu einem einseitigen Plan für den Kunden. Es ist ebenso ein Verkaufsinstrument wie ein Plan: Es soll dem Kunden das Gefühl geben, dass Sie sein Geschäft verstehen und einen klaren Weg haben. Verwenden Sie seine Wörter aus dem Glossar. Bauen Sie ihn aus diesen Teilen:

• Die Herausforderung: Welches Problem sie haben und warum es jetzt wichtig ist, in zwei oder drei Sätzen.
• Die Lösung: Was Sie liefern, in zwei oder drei Sätzen.
• Leistungsumfang: Die wichtigsten Ergebnisse als kurze Liste. Nur das, was vereinbart wurde. Ideen außerhalb des Umfangs gehören in Audit-Abschnitt 7, nicht hierher.
• Plan nach Phasen: Drei oder vier Phasen, die auf dieses Projekt und Ihre übliche Arbeitsweise zugeschnitten sind (aus der Business-Context-Datei oder der Antwort des Benutzers). Jede Phase erhält ein Ziel, die wichtigsten Ergebnisse und einen groben Zeitplan. Ohne Angabe üblicher Phasen verwenden Sie Entdeckung / Aufbau oder Design / Einführung / Überprüfung, und notieren Sie in Audit-Abschnitt 7, dass dies eine vorgeschlagene Struktur ist (sagen Sie dies niemals im Plan). Wenn es keinen vereinbarten Zeitplan gibt, schreiben Sie „Zeitplan noch zu bestätigen“, anstatt Daten zu erfinden.
• Wichtige Metriken: Wie Erfolg aussieht, aus den eigenen Dateien des Kunden (seine Zahlen, seine Ziele) oder vom Benutzer. Setzen Sie niemals eine Zielzahl in den Plan, die der Kunde oder der Benutzer nicht angegeben hat. Ohne aktuelle Zahl schreiben Sie „Basislinie in Woche 1 messen“; ohne Ziel schreiben Sie „Ziel gemeinsam beim Kickoff festlegen“. Setzen Sie alle Ziele, die Sie vorschlagen würden, in Audit-Abschnitt 7 zur Genehmigung durch den Benutzer.
• Was wir von Ihnen brauchen: Die Blocker und Zugangselemente aus Schritt 4, in einfacher Kundensprache. Von wem: Die Person, die die Dateien nennen, oder „Ihr Team“, wenn sie niemanden nennen. Bis wann: Die Phase, die es benötigt (z. B. „vor Phase 1“); ein Kalenderdatum nur, wenn eines vereinbart wurde; „zur Bestätigung“, wenn es unklar ist.
• Beteiligte Tools: Die Plattformen, die die Arbeit berührt, unter Verwendung der aktuellen Tools des Kunden aus den Dateien plus Ihrer aus der Business-Context-Datei.

Keine internen Notizen, keine Zweifel, kein „die Dateien sind ein Chaos“. Diese gehören in das Audit. Wenn der Benutzer nie einen Firmennamen angegeben hat, lassen Sie den Teil „Erstellt von“ in den Kopfzeilen weg, anstatt einen Platzhalter zu setzen oder einen zu erfinden.

Schritt 7: Ihre Arbeit überprüfen

Bevor Sie etwas übergeben:

1. Abdeckung: Jede Datei aus dem Inventar erscheint im Audit mit einem Status, einschließlich derer, die Sie nicht lesen konnten oder die Sie überspringen sollten.
2. Genauigkeit: Jede Behauptung im Kickoff-Plan lässt sich auf eine Datei oder etwas, das der Benutzer Ihnen gesagt hat, zurückführen.
3. Nichts erfunden: Der Plan enthält keine Zahl, kein Datum, keinen Verantwortlichen und keine Phasenmethode, die der Kunde oder der Benutzer nicht angegeben hat. Vorschläge stehen in Audit-Abschnitt 7.
4. Lücken: Die Lückenliste ist für den bestätigten Umfang sinnvoll.
5. Tonfall: Der Kickoff-Plan liest sich sauber und selbstbewusst, ohne interne Elemente.

Beheben Sie alles, was nicht besteht, und liefern Sie dann aus.

Was Sie erhalten

Zwei Ausgaben, in dieser Reihenfolge. Liefern Sie beide im Chat. Wenn die Dateierstellung aktiviert ist und der Benutzer darum bittet, speichern Sie jede auch als .docx oder PDF, die er herunterladen und versenden kann.

Lange Audits kommen in Teilen. Wenn es mehr als etwa 12 Dateien gibt, liefern Sie in drei Nachrichten: Nachricht 1 = Audit-Abschnitte 1 und 2; Nachricht 2 = Abschnitte 3 bis 7; Nachricht 3 = der Kickoff-Plan. Beenden Sie jeden Teil mit „Sag ‚weiter‘ für den nächsten Teil.“ Wenn Abschnitt 2 allein immer noch zu lang ist, teilen Sie ihn nach Dateinummern auf und verwenden Sie dieselbe Aufforderung. Wenn die Dateierstellung aktiviert ist, bieten Sie an, das vollständige Audit als .docx zu speichern, anstatt es einzufügen, und fügen Sie nur den Kickoff-Plan ein.

Ausgabe 1: Das Datei-Audit (intern)

# [Kundenname]: Datei-Audit
Erstellt von [Ihr Firmenname] | [Datum]
[X] Dateien erhalten | [Y] vollständig gelesen | [Z] teilweise gelesen, nicht geprüft oder übersprungen (siehe Status)
Umfang: [der bestätigte Umfang in einer Zeile]
Annahmen: [nur wenn Sie etwas erraten mussten]

## 1. Inventar
| # | Datei | Typ | Relevanz | Status |
Status ist einer von: Vollständig gelesen / Teilweise gelesen (warum) / Nicht geprüft (was wird benötigt) /
Auf Ihre Anfrage hin übersprungen / Duplikat von #N

## 2. Datei für Datei
### 1. [Dateiname]
Typ: [Typ] | Relevanz: [HOCH / MITTEL / NIEDRIG]
Zweck: [ein Satz]
- [Schlüsselinhalte]
- [Umsetzbare Erkenntnis]
(wiederholen für jede Datei, gruppiert nach Ordner, falls vorhanden)

## 3. Querverweise
Gemeinsame Frameworks: [Liste]
Glossar:
| Begriff des Kunden | Was es bedeutet |
Widersprüche:
| Thema | Datei A sagt | Datei B sagt | Was aktuell aussieht |
Verantwortliche:
| Bereich | Genannter Verantwortlicher | Datei |

## 4. Was fehlt
### Kritische Blocker
- [Element]: [warum es blockiert]
### Vor dem Launch erforderlich
- [Element]
### Nice-to-have
- [Element]

## 5. Offene Fragen an [Kundenname]
| # | Frage | Aufgeworfen durch (Datei) | Priorität |

## 6. Top 3 Erkenntnisse
[Die drei wichtigsten Erkenntnisse aus der Analyse]