委派雷達 是做什麼的？
此技能會找出你下一步應停止親自執行的單一任務，並規劃本週內如何將其移交出去。它會計算你每一小時的實際價值，按金錢價值與精力消耗排序你的一週，找出你在聘僱階梯上的位置，然後挑選出那個你持續親自執行、代價最高的任務。接著技能會建立完整的移交方案：由誰或以什麼方式接手、每月成本為何、如何記錄操作手冊（而非撰寫冗長的文件），以及你將如何運用被釋放出來的時間。此方法遵循 Dan Martell 已發表的《回購你的時間》方法論。請在下列情況使用此技能：行事曆滿檔但業務未見成長時、你深陷交付工作或行政庶務時、當你問「我該把這件事交出去嗎？」時、或當你正在決定下一步該聘僱誰或什麼工具時。
開始之前
- 請在專案檔案或本次對話中尋找「商業背景」（Business Context）檔案。如果該檔案存在，請先閱讀它，並從中擷取所有可用的答案。絕對不要問檔案中已涵蓋的問題。
- 僅在一則簡短訊息中詢問仍然缺失的資訊。必要資訊：
- 你從事業中獲得的年收入（你支付給自己的薪資加上你保留的利潤）。提供月收入亦可，技能會自動乘以 12。
- 你的一週時間配置。最佳：提供最近兩週的行事曆副本或截圖。足夠好：列出你定期執行的重複性任務，並附上每項任務每週約需多少小時。
- 你目前的團隊：誰在協助你（員工、承包商、自由工作者），以及哪些工具或自動化系統已為你分擔工作。
- 你每個月可輕鬆負擔多少額外的協助費用。
- 加分項目：請在同一則訊息中詢問，並告知使用者即使缺少這些資訊，最終推薦仍然有效：
- 哪些任務讓你感到耗竭，哪些任務則讓你充滿活力。
- 你的服務方案向客戶承諾了哪些關於你個人時間的條款（例如，由你親自進行一對一會談）。
- 你已經懷疑應該交出去的任務是什麼，以及目前阻止你這麼做的原因。
- 過去曾失敗的委派經驗，以及失敗的原因。
- 你打算從哪個國家或市場聘用人才，以便估算實際價格。
- 價格查核。如果網路搜尋功能已啟用，請使用它查詢使用者所在聘僱市場中相關角色的典型時薪（如虛擬助理、行政助理、記帳員、編輯、承包商、副教練），以及任何可能接手該任務的工具的每月成本。如果搜尋功能未啟用，請詢問使用者他們預期需要支付多少費用，或將該價格標註為「預估值，待確認」。
- 如果缺少某個數字，請勿自行虛構。請使用清楚標示的「預估值」或「待填值」，並將其列在「假設與遺漏資料」區塊中。
運作方式
請依序執行以下步驟，並展示計算過程。僅在該步驟確實不適用時才跳過，並用一句話說明跳過原因。
步驟 1. 計算你的回購率
- 每小時價值 = 年收入 / 2,000 工作時數。
- 回購率 = 每小時價值 / 4。除以 4 的意義在於：每一次委派所帶回的時間，其價值至少應為委派成本的 4 倍。
- 範例：年收入 $240,000 / 2,000 = 每小時 $120。除以 4 後，回購率為每小時 $30。
- 原則：任何定期發生的任務，如果你能用低於回購率的價格請人代勞，就不該由你親自執行。取代性工作（如客戶會談、銷售電話、客製化開發）通常成本不會這麼低，因此會在步驟 5 中接受獨立測試。
- 計算每項你保留的任務的時間成本：時間成本每小時 = 你的每小時價值 - 該任務的市場價格。範例：執行一個市價每小時 $15 的任務，你的每小時價值是 $120，那麼你每小時的時間成本就是 $105。若該任務每週花費 6 小時，則每週成本為 $630，一年（50 週）則約為 $31,500。
- 每次展示時間成本時，都要說明：「這是您時數的價值，並非實際拿回的現金。這些時間只有在轉移到更高價值的工作時（步驟 10），才會轉化為實際金錢。
步驟 2. 審計你的一週
- 你的行事曆就是真相。如果一個優先事項不在行事曆上，它就還不是真正的優先事項。請使用行事曆或任務清單作為數據集，而不是創辦人對自己的認知。
- 列出每一個重複發生的時段及其每週小時數。將小型項目（如收件匣、排程、快速回覆）合併為一行。
- 根據兩個維度為每個時段評分：
- 金錢價值，按區間劃分：每小時 $10（收件匣、排程、資料輸入、追款）、每小時 $100（客戶行政、入職、報告、例行交付）、每小時 $1,000（行銷系統、銷售電話、招聘）、每小時 $10,000（服務方案設計、策略、關鍵關係、招募頂尖人才）。這些區間代表工作的層級，而非精確價格。
- 精力：該任務讓你充滿活力（+）還是讓你耗竭（-）？
- 如果沒有行事曆或任務清單，請花幾分鐘根據記憶重建上週的活動，然後建議使用者在接下來兩週執行一次真實的兩週審計：將行事曆上的每個時段標記為綠色（充滿活力）或紅色（耗竭），並標註其金錢價值區間。
- 目標並非泛泛地節省時間，而是將你的時數轉移到更高的金錢價值區間。
步驟 3. 分類到 DRIP 矩陣
以金錢價值為一個軸，精力為另一個軸：
| 象限 | 金錢價值 | 精力 | 處理方式 |
|---|---|---|---|
| 委派 | 低 | 讓你耗竭 | 立即交出 |
| 取代 | 高 | 讓你耗竭 | 先建立操作手冊，然後用他人取代自己 |
| 投資 | 未來有回報 | 讓你充滿活力 | 保留並保護（技能、關係、內容） |
| 生產 | 高 | 讓你充滿活力 | 你的時間應該在此 |
- 小心陷阱：那些今天報酬豐厚的取代性工作，例如銷售電話、客戶會談或客製化開發。它們讓人感覺很有生產力，但正是這個原因讓創辦人被困在其中。步驟 5 會為這類工作設置獨立測試，因此它們仍有可能被選中。
步驟 4. 找到你在取代階梯上的位置
階梯的層級有嚴格的順序。每一層級都必須穩定——意即已建立操作手冊並由他人（而非你）負責——之後才能向上移動到下一層：
- 行政：收件匣、行事曆、排程、開立發票、CRM 更新、提醒。這層級能回購你的時間。
- 交付：客戶入職、定期確認、客戶報告、作業審查、履約、客戶問題，以及最終的會談本身（請參閱步驟 5 中的服務方案檢查）。這層級能回購你的心智。
- 行銷：內容創作、編輯、電子報、活動、潛在客戶跟進。這層級能回購你的觸及範圍。
- 銷售：安排並進行銷售電話、成交、後續追蹤。這層級能回購你的收入。
- 領導：部門主管執行工作，你則掌握願景與關鍵人事聘僱。這層級能回購你的擴張能力。
- 誠實診斷你目前所在的層級。一位獨自創業者或 2-3 人的團隊，通常都處於第 1 或第 2 層。
- 禁止跳級。當你仍親自交付每一個客戶時，就聘請行銷人員或成交人員，是典型的失敗模式：新人會因為缺乏你的注意力而無法發揮。
- 檢查「痛苦線」：當成長導致行事曆混亂，而桌面上似乎只剩下放慢腳步、出售事業、或咬牙撐過去這三個選項時。請將此點明。痛苦線正是回購時間的信號，而非放慢腳步的信號。
- 一位「員工」可以是一個人、一個兼職幫手、一個工具或一個自動化系統。重要的是該層級不再消耗你的時數。階梯的順序固定不變；但實現的方法可以改變。
步驟 5. 挑選一個任務
首先對每個候選任務問：這個任務真的有必要存在嗎？如果沒有人需要它，就直接停止執行。這是最便宜的委派方式（底線 B）。
然後進行篩選。一個任務只有在通過以下三項基本檢查以及其所屬象限的價格測試後，才能進入最終清單。
基本檢查：
- 該任務會重複發生（每週或更頻繁，或者你已經執行過至少 2 次）。
- 該任務位於你目前的階層或更低的階層。
- 該任務的成果能用一句話描述清楚（例如：「每筆發票在合約簽署後 24 小時內寄出」）。
按象限進行的價格測試：
- 委派象限的任務：其市場價格低於你的回購率。
- 位於你目前階層的取代象限任務：符合以下任一條件即算通過：
- 成本低於你的每小時價值，並且每一個被釋放出來的時數都在「填補計劃」（第 7 節）中有指定的任務。如果沒有指定的填補任務，則不予通過。
- 該任務的一部分（如入職電話、排程、會談記錄、作業審查，而非教練會談本身）通過了回購率測試。
- 生產與投資象限的任務：保留它們。如果使用者詢問的是這類任務，答案是底線 C。
服務方案檢查（針對交付性工作）：如果服務方案承諾了創辦人的個人時間，則不要將該部分交給目前的客戶。應先交出周邊的部分（入職、排程、確認、報告、作業審查）。對於新客戶，則應先修改服務方案的條款，然後再將會談環節移交給團隊中的教練。
將最終清單按年度時間成本排序：（每小時價值 - 市場價格）x 每週小時數 x 50。對於取代象限任務，市場價格是指接手者（人或工具）的每小時成本。平手時依以下順序決定：較耗竭的任務優先，然後是較容易記錄的任務。
- 可負擔性檢查：使用者能否利用目前的現金流支付該方案三個月的費用？如果不能，則委派一個更小的部分（例如任務的一部分、每週幾小時，或一個工具），而非直接放棄這個想法。
- 如果沒有任何任務通過：請將剩餘任務與你的每小時價值進行比較（仍需有指定的填補任務），然後尋找更便宜的部分，再檢查該任務是否根本應該存在。僅在沒有行事曆或任務清單時，才建議進行兩週審計。
步驟 6. 選擇由誰或以什麼方式接手
- 選項：虛擬助理或行政助理、自由工作者或承包商、專家（記帳員、編輯）、副教練或顧問、團隊中已有餘裕的成員、或一個工具或自動化系統。
- 為工具或自動化系統定價時，需將其設置與維護成本一併納入，而不僅是月費：
- 工具每小時價格 = (每月成本 + (設置時數 x 每小時價值) / 3 + 每月維護時數 x 每小時價值) / 每月節省的時數。
- 設置成本分攤到前 3 個月，與可負擔性檢查的窗口相同。如果由他人建置，則使用其費用代替 (設置時數 x 每小時價值)。
- 以每小時 $120 的價值為例：一個月費 $30 的工具，設置需 6 小時（$720 / 3 = $240），每月維護需半小時（$60），每月節省 16 小時。計算如下：($30 + $240 + $60) / 16 = 約每小時 $21，低於 $30 的回購率，因此通過。
- 一個能永久從你行事曆上移除任務的工具，只要通過上述計算，就算是一次僱用。
- 選擇一個比你自己更擅長該任務、並且會喜歡它（或至少不介意它）的人或工具。「你的工作是別人的娛樂。」
步驟 7. 使用攝影機法記錄操作手冊
- 不要撰寫操作手冊。而是在你接下來 2 到 3 次執行該任務時，錄下你的螢幕畫面，並在過程中口頭解說你的每一步動作。
- 由接手的新人將這些錄影轉換成操作手冊，包含 4 個部分：
- 攝影機：錄製的影片本身。
- 課程：根據影片撰寫的逐步操作說明。
- 節奏：任務何時執行以及執行頻率。
- 檢查清單：簡短的步驟列表，確保不漏掉任何環節。
- 一個只存在於你腦中的操作手冊不是資產。它是掛著你名字的風險。
步驟 8. 使用 10-80-10 方法交接
- 你負責的前 10%：明確交代期望成果、背景脈絡、品質標準與截止日期。
- 他們負責的 80%：實際執行。
- 你負責的最後 10%：審查與修改，並隨著時間逐漸縮小這一步的比例。
- 品質標準：「別人做到 80% 的成果，就是 100% 的棒透了。」如果使用者堅持沒有人能做得像他們一樣好，請指出這就是讓他們停滯不前的代價。
- 權限與安全：為接手者創建一個獨立帳號，並賦予完成該工作所需的最低權限。僅在該工具沒有額外席次時，才使用密碼管理器共享密碼，且絕對不要提供你的個人密碼。在讓他們接觸客戶資料或付款資訊前，先簽署一份簡單的保密與承包商協議。對於持續性的合作關係，請確認您所在國家關於承包商與員工的區別規定。在他們停止合作當天，立即移除所有權限。
步驟 9. 識別可能阻礙你的因素
檢查使用者談論委派時，是否展現了以下 5 個「時間殺手」中的任何一個，並提供一個應對策略：
| 時間殺手 | 如何表現 | 應對策略 |
|---|---|---|
| 拖延者 | 一直想著但不行動 | 設定本週內的決策日期 |
| 極速者 | 快速但草率地僱用 | 在承諾前先進行一次付費測試任務 |
| 監督者 | 交出後又重做 | 堅守 10-80-10 原則，僅審查最後的 10% |
| 節儉者 | 緊抓現金不願花錢求助 | 將每月成本與時間成本並列展示，並提出指定的填補任務 |
| 自我麻醉者 | 麻痺超載的壓力，而不去修正行事曆 | 執行步驟 2 的審計，並在本週內完成 |
步驟 10. 填補被釋放的時數，並防止反向委派
- 回購循環是：審計、轉移、填補。其中「填補」通常是失敗的環節：被釋放回來的時數如果沒有指定的任務，就會再次被低價值的工作填滿。而「填補」也是唯一能將時間成本轉化為實際金錢的步驟。
- 將每一個被釋放的時數分配給指定的生產或投資工作（每小時 $1,000 與 $10,000 的區間），並立即將它們排入你的行事曆。預先設計你的理想預設週 （Perfect Week），將性質相近的工作按精力類型批次處理。
- 如果人們持續帶問題來請你解決，請推行 1:3:1 規則：帶來 1 個清楚定義的問題，3 個你考量過的選項，以及 1 個你的推薦方案。這能將決策權留在團隊中，而不是全部回流到創辦人身上。
步驟 11. 最終判決
提供一個推薦方案，而非選項清單。使用以下四種「底線」變體之一來表述。在你的回答中示範 1:3:1 規則：指出 1 個真正的問題、你權衡過的 3 個候選方案、以及你最終選擇的 1 個。最後以本週的行動步驟結尾，每個步驟都附上預計完成日期。
你將獲得的成果
一份採用以下精確格式的完成報告。以四種「底線」變體之一開頭，一字不差，然後填寫該變體所列出的章節。用一句話說明哪些章節被跳過及其原因。務必填寫「假設與遺漏資料」章節。
| 判決 | 底線文字 | 需填寫的章節 |
|---|---|---|
| A. 委派 | 將 [任務] 委派給 [誰]，成本為每月 [$金額]。這將釋出每週 [X] 小時，相當於每週 [$Y] 的價值——但僅在這些時間被用於 [指定的填補工作] 時才成立。 | 全部。若為快速的「我該交出 X 嗎？」問題：1, 6, 7, 9 |
| B. 停止 | 停止執行 [任務]。沒有人需要它。釋出每週 [X] 小時。 | 1, 6（作為停止計劃）, 7, 9 |
| C. 保留 | 保留 [任務]。這是生產性工作。請改為委派 [其他任務]。 | 1 和 3 說明保留原因，然後 5 到 9 針對其他任務 |
| D. 替代方案 | 目前沒有任務符合回購率條件。以下是您的替代選項清單：... | 1 和 5 展示並說明，然後是選項清單，最後是 9 |
章節模板
每個章節都應包含一個結論性的陳述，並附上明確的數字和日期。
章節 1. 回購率
- 年收入：[$金額，附上出處]
- 每小時價值：[$金額]
- 回購率：[$金額]
- 備註：[任何免責聲明]
章節 2. 週審計
- 以表格形式呈現，包含：任務名稱、每週小時數、金錢價值區間、精力。
- 合計行在底部。
章節 3. DRIP 矩陣
- 以表格形式呈現每個象限中最相關的任務。
- 針對位於取代象限的任務，標註：「此任務位於取代象限：感覺有生產力，但這是讓我們卡在高階執行／交付階層的原因。它將在步驟 5 中接受獨立測試。」
章節 4. 取代階梯
- 你目前的階層：[層級名稱]
- 診斷的依據：[一句話說明，例如「你仍親自處理所有客戶交付工作，團隊僅有 2 人，沒有營運長或團隊領導。這使你在第 2 層（交付）。」]
- 痛苦線檢查：[是／否以及位置，例如「你的行事曆混亂，你正在考慮放慢成長或出售事業。這正是痛苦線。」]
章節 5. 選擇
- 候選方案：[任務 1]、[任務 2]、[任務 3]，按時間成本排序。
- 規則套用：[哪個通過了哪個規則，哪個失敗了]——以要點式說明。
- 選擇：[任務名稱]，原因：[一句話]，年度時間成本：[金額]
- 可負擔性檢查：[通過／縮小範圍]。如果縮小範圍：改成委派 [較小部分]。
章節 6. 接手方
- 接手方：[姓名／角色／工具]
- 市場價格：每小時 [$金額]（或每月 [$金額]）
- 如果超過回購率，說明原因：「市場價格 [$金額] 高於回購率 [$金額]。已通過，因為此任務屬於取代象限：成本 [$金額] 低於每小時價值 [$金額]，且每個被釋放的時數在填補計劃中都有指定的任務。價格在您的負擔範圍內。」
- 工具計算（如適用）：[帶公式的計算]
章節 7. 操作手冊
- 方法：錄製螢幕影片 2-3 次，由接手者從中製作包含課程、節奏與檢查清單的操作手冊。
章節 8. 交接
- 您的 10%：[成果描述]
- 他們的 80%：執行
- 您的 10%：審查與修改
- 權限：[他們將擁有的存取權限]
- 文件：[保密協議／承包商協議]
章節 9. 障礙
- 時間殺手：[名稱]
- 如何表現：[引用使用者的話]
- 應對策略：[一個可採取的步驟]
章節 10. 填補計劃
- [填補任務 1]：每週 [X] 小時，屬於 [$1,000/ $10,000] 區間
- [填補任務 2]：每週 [X] 小時，屬於 [$1,000/ $10,000] 區間
- 如果沒有指定的填補任務，此章節為空，並說明：「如果不指定填補任務，此時間成本 [$金額] 將不會轉化為金錢。」
本週行動
- 以日期排序的列表。範例：
- 週二之前：寄送招募虛擬助理的職位描述草稿。
- 週三下午 2 點：與 [名字] 進行 30 分鐘確認會議。
- 本週五之前：購買 [工具名稱] 帳號並開始設置。
- 下週一之前：向 [團隊成員] 提出 1:3:1 規則。
假設與遺漏資料
- 所有產品化的假設、估計值或預留位置的清單。範例：
- 年收入 $240,000（基於使用者提供的月收入 $20,000）。
- 每小時 $15 為典型虛擬助理市場價格（基於對 [國家] 市場的粗略網路搜尋）。如果使用者有更具體的資訊，請修正此數據。
- 每週行事曆時數是根據使用者提供的文字描述，未使用實際行事曆。如果使用者執行兩週審計，此數據將更為準確。