Entrega de proyectos
Un proyecto es una unidad de trabajo acotada con un final. Coordinar varios hacia un resultado compartido es
pmo:gestión-de-programas.
Alcance por exclusión
Las inclusiones se acuerdan fácilmente y se entienden de manera diferente. Las exclusiones hacen el trabajo: lo que este proyecto no entregará, por escrito y reconocido por el patrocinador.
Las exclusiones no escritas regresan como supuestos, siempre tarde, siempre enmarcadas como algo obviamente incluido. Arreglar eso al final se llama corrupción del alcance; suele ser un fallo de documentación al inicio.
Estimar como un rango, y decir qué significa el rango
Una estimación de un solo punto es una previsión presentada como un compromiso. Proporcione un rango con los supuestos que lo moverían, y sea explícito sobre la confianza.
Estime el trabajo, no la fecha deseada. Las estimaciones negociadas a la baja no cambian el trabajo; cambian cuando se descubre, y el descubrimiento ocurre en el momento menos recuperable.
Descomponga hasta que las piezas sean comprensibles. Estimar una gran incógnita produce un número correlacionado con el optimismo más que con el trabajo.
La ruta crítica es donde pertenece la atención
No todo lo que se retrasa importa. El deslizamiento en la ruta crítica mueve la fecha de finalización; el deslizamiento en otro lugar consume margen. Saber cuál es cuál es la diferencia entre preocupación útil y ansiedad generalizada.
Recalcule a medida que las cosas cambian: la ruta crítica se mueve, y un equipo que observa la original está observando lo incorrecto.
Mantenga el búfer a nivel de proyecto en lugar de acolchar cada tarea. Las tareas acolchadas absorben su propio búfer y no entregan antes, porque el trabajo se expande y nadie informa que termina temprano.
Rastrear la finalización, no el esfuerzo
El porcentaje completado es optimismo autoinformado, y famosamente se estanca en el 90%. Rastree la finalización binaria de entregables definidos: hecho o no hecho, juzgado contra una definición acordada de antemano.
Observe la tendencia: si la cantidad restante está disminuyendo a la velocidad requerida. Un proyecto donde el trabajo restante no está disminuyendo es un proyecto que está atrasado, independientemente del porcentaje informado.
Recuperación
Diagnostique primero, ya que los remedios no se superponen: alcance más grande de lo entendido, capacidad más baja de lo planificado, dependencias que no entregan, o una estimación que nunca fue realista.
Luego presente opciones con consecuencias: recorte el alcance y nombre qué, extienda y diga en cuánto, o agregue capacidad, lo cual al final de un proyecto suele ralentizar las cosas aún más. Re-base una vez, de forma visible. Los deslizamientos seriales de una semana destruyen la credibilidad mucho más rápido que un reinicio honesto único.
El control de cambios es lo que hace que la declaración de alcance signifique algo
Un límite de alcance que cualquiera puede mover en una conversación no es un límite. El control de cambios es el mecanismo que lo convierte en uno, y debe ser lo suficientemente ligero para que la gente lo use en lugar de sortearlo.
- Un cambio es cualquier cosa que mueva el alcance, la fecha o el costo — incluido el trabajo que llega descrito como una aclaración. La mayor parte de la corrupción del alcance entra como una serie de pequeñas solicitudes razonables, ninguna de las cuales fue evaluada contra el todo.
- Evalúe el impacto en los tres antes de decidir. "Sí, y añade dos semanas" es una decisión que alguien puede tomar. "Sí" solo es cómo un plan deja silenciosamente de ser alcanzable.
- La persona que puede aprobar un cambio es la persona que posee la consecuencia. Si el patrocinador aprueba el alcance pero el equipo absorbe la fecha, los cambios seguirán siendo aprobados.
- Registre también los cambios rechazados. El registro de lo que se rechazó es lo que evita que la misma solicitud llegue tres veces más, y es la respuesta honesta cuando alguien pregunta por qué falta una característica.
Re-base cuando un cambio aprobado haga que el plan anterior carezca de sentido, y no de otra manera. Un reajuste de base de referencia para ocultar la varianza destruye la única referencia que tenía.
Herramientas
Seguimiento de entregas: Jira, Asana, Linear, Monday.com, Smartsheet, Microsoft Project y similares.
Portafolio y capacidad: Jira Align, Planview, Adaptive Work y similares. Vale la pena cuando está conciliando los planes de muchos equipos contra un solo grupo de capacidad, no antes.
La herramienta registra el plan; no hace que el plan sea verdadero. Un campo de estado que nadie actualiza entre reuniones es peor que ningún campo.
Nunca
- Acordar alcance sin exclusiones por escrito.
- Presentar una estimación de un solo punto como un compromiso.
- Informar el progreso como porcentaje completado.
- Agregar personas a un proyecto atrasado y esperar que se acelere.