仕事が動く文章術 (Writing That Works)
目標：明確さだけではなく、行動。読者は何を、いつまでに、なぜ行うべきかを明確に理解しなければなりません。
第二の目標、読者がすぐに行動できない場合：読者に読み続けてもらうこと（Ogilvy：つなぎ、関与させ、行動させる）。どちらの目標で書くのかを事前に選択してください。
前提：考える人は上手く書く。良い文章は才能ではなく学ばれるものだ。 (Ogilvy)
送信前の核となるテスト：読者はこの文書を読んで何をすべきか？ 不明なら、書き直せ。
1. まず考える (Think first)
- カードアウトライン：1行に1ポイント、関連するものをグループ化、山を並べ替え（何が最初に来るべきか？何が最も重要か？）、山の中での順序を決める。導入と結論は最後に書く。
- ピラミッド構造：事実をグループ化し、トップの単一の考えに収束させる。長文書はエグゼクティブサマリーから始める。
- 読者の立ち位置から始める：知識レベルに合わせ、見せびらかさずに説明し、決して見下すような書き方をしない。
- 美しいフレーズテスト（Thompson）：ドラマチックなフレーズは、明確さを損なわない場合にのみ残す。もし損なうなら削除する。
2. 書く - ぶつぶつ言わない (Draft - don't mumble)
- 率直に、できれば話し言葉のように：
ぶつぶつ言わない＞一般的に望ましいと言えます...。面と向かって言わないことは、書くな。 - 短い単位：短い段落（1～3文）、短い文、短い単語。
現在/開始/使用/終了よりいま/はじめる/つかう/おわるを優先する。 - 能動態で、個人的に：
推奨されますではなく私たちは推奨します。私/あなた/私たちを使う。 - 正確かつ具体的に：
非常に超過ではなく1万ドル超過、大成功ではなく入学者数が560人、27州に倍増。活き活きとした形容詞（明快な、明晰な）を使い、怠惰な形容詞（とても良い、極めて重要）を避ける。 - 第一級の言葉（Thompson）：即座にイメージでき、翻訳を必要としない。
生物相は100%の死亡率を示したではなく魚が全部死んだ。慣れた組み合わせ：誰も取り残されない国を作っているとは言うが、包摂的な社会の構築に努めているとは言わない。文法は曖昧さを排除する（ジョンの父は彼が...できないと言う- 誰が？）。 - 地に足のついた言葉、専門用語は使わない：
インターフェースするではなく話し合う、リソースが制約されているではなく人手が足りない。決して再概念化、脱マス化、態度的になどとは書かない。専門用語は尊大な態度（Ogilvy）である。2つの例外：ATSキーワードはそのまま残し、対象読者が理解する専門用語は放送（ブロードキャスト）においてはむしろ積極的に使う。それを削ると一般的過ぎて読まれなくなる。 - 不要な言葉を削る：
事前計画 → 計画、行動を起こす → 行動する、会議を開催する → 会う、現時点において → いま、〜を考慮すると → 〜だから、〜の場合には → もし〜なら、〜という事実にもかかわらず → 〜だが、〜に関して → 〜について。 - 正しい言葉選び：affect/effect、its/it's、i.e./e.g.、principal/principle、imply/infer、mitigate/militate、definite/definitive、disinterested/uninterested など。
- 弁護士・役人言葉は使わない：短い文、節の入れ子なし、
Re:は使わない、ラテン語は最小限に。 - 無知を前提とする：初出で略語を定義する（
コストパーミル (CPM)）。K/M、9/12などの日付表記の米英差に注意する。 - 句読点は道路標識として使う。強調のために引用符
""を使ってはいけない。 - 控えめに表現する：6.7を
ほぼ7ではなく6.5以上と書く。1つの誇張が主張全体を台無しにする。 - 誤解を生まない：過負荷な文は分割する。技術的な内容でも平易な英語で書く（祖父母に説明するつもりで）。
異常...破壊シーケンスではなく爆破した。 - 最大2ページ（Ogilvy）。短くしても意味が通じるなら短くする。電子メールは1画面または添付ファイルに収める。
3. フォーマット (Formats)
- 電子メール：件名は見出しのように（
顧客承認を勝ち取る+ グループタグ、決して空欄にしない）。本文を50%削る。コンテキストはタグではなく文に含める（14日の打ち合わせの空き状況）。トーン：挨拶はHello/Hi、結びはThanks/Best、絵文字は使わない。TO:は単一のアクション主体のみ。一斉送信や全員返信はしない。緊急・2時間以内の会議は電話で。添付ファイルは事前にアナウンスし、圧縮する。機密・導入・センシティブ・ネガティブな内容はメールで送らない。プライベートな内容は書かない（削除しても削除されない）。 - メモ：タイトルは中央揃え大文字（
トニー・アンドリーノの昇給について）。To:は行動を起こす人のみ、Cc:はアルファベット順。半ページ以上なら番号付き箇条書き。末尾に誰が/何を/いつ。称賛のメモは手書き。ユーモアや皮肉は使わない。怒っているときは明日送る。場合によっては、歩いて行って直接伝える方が良い。 - レター：正確な名前を使う。
拝啓 ○○様（または拝啓 ジョーン・ラーソン様で中庸）。必要に応じてタイトル（カード紛失 - 口座番号 #3729）。最初の文で主題を述べ、雑談は不要。書き終わったら終わる（ご質問があればお電話くださいは削除）。日付入りの次のステップを書いて締めくくる（8月1日までに決定、金曜日の昼食はいかが？私から午前中に電話します）。依頼：相手の欲しいもの→誰が/なぜ→感謝。直接会って伝えるテスト、共感、理由、逃げ道を用意する。集金：年齢に合った丁寧さ、決して滞納/あなたの主張とは書かない。苦情：苦情と要求を文1で、口座番号・日付、返信期限を明記。回答：決して弁解しない（認め、修正し、担当者が電話し、謝罪する）。 - デッキ/スピーチ：流れは
目的→背景→事実→結論→推奨事項→次のステップ。1つのテーマ見出し。アジェンダと時間（30分と約束して25分で終える）。自分たちの話ではなく聴衆の話。ラベルではなく見出し（トレンドではなく低価格競争が激化）。スライドをそのまま読んでから補足する。参加を促す（チャート、推測、顧客の声のテープ）。力強く締めくくり、Q&A。2回リハーサルする。スピーチ：1つのポイントに絞り、1人の相手に向けて書く。最初の段落を削除する。早く始める（光栄に存じますは不要）。ジョークはテスト済みのものだけ。自然に聞こえるまで声に出して読む。20分未満。 - 計画/レポート：計画＝最初に目的文を書く。選択した事実→教訓→関連する提案。ステップとリスク、正直な賛否両論。力強い呼びかけ（
私は〜と信じます）。レポート＝目的文を文1に。目的-要約-調査結果-結論-推奨事項-次のステップ。悪いニュースも含めた5W1H。統計よりも現場訪問。事実と意見を区別する。年次報告：株主に宛てた平易な手紙（バフェット：姉妹に書くつもりで）。ベンチャー向け：チームと実際に支払いをしている顧客。巨大市場の微々たるシェアという言い訳はなし。誤字脱字ゼロ。 - 提案書：売り込みではなく提案。メリットが伝わるタイトル。1段落目で主題と範囲を述べる。徹底した背景調査。早い段階で推奨事項を提示。具体的な内容のみ（1つの弱いリンクが全体を台無しにする）。質問を言い換える。
それで自分に何の得があるのか？に答える。助成金申請：1-2段落で金額と目的を明記。採択基準に合致していること。緊急性と継続性を示す。 vivid な書き出し。 - 営業/資金調達：1つの変数をテスト。顧客生涯価値で支出を決める。オファー（クーポン）を最初に。速い一文目（
アメックスは万人向けではない、前置きなし）。封筒に惹句（事前通知 / 至急開封 / 無料プレゼント）。1つの主要なベネフィット。魅力的なレイアウト。今すぐ行動させる（今すぐ購読+ 追伸でオファーを再掲）。追伸（P.S.）は最も読まれる行なので、必ず使う。関心を引き付け、事実とオファーを伝え続けられるなら、長文が短文に勝ることもある。勝っているバージョンをむやみに変えるな。価格を上げるか、送付日を変えることで効果が出ることもある。テストせよ。資金調達：まず感謝、次にお願い。金額の選択肢を提示（8万円のパソコン / 7,500円の靴）。個人的な内容。寄付がなければ何が失われるかを書く。決して誇張しない（信頼＝資金）。 - 履歴書：面接のスクリプトであって、仕事を得るためのものではない。仕事の70%以上はコネクション経由。紹介者を見つけよ（
添付の履歴書、ぜひご一読を）。カバーレターは企業ごとに調整。履歴書自体は同じでも構わない。 - 掲載項目：名前/連絡先を一番上。職務要望は事実に基づく（
やりがいのある仕事は不要）。職歴は新しい順に、勤務地、期間、チーム規模、管轄範囲を記載。業績は結果として（岩をどれだけ動かしたか、押している時間ではない）。空白期間は補足（1997-99 個人プロジェクト）。学位/取得年。役員/協会/出版物。新卒：課外活動。簡潔な自己PR：技術/言語は最後。1～2ページ、自分で書く。 - 非掲載項目：年齢/性別、身長/体重、人種/宗教、写真、クラブ、趣味、旅行/給与、
参考資料はご請求ください、些事、ビデオ、凝ったフォーマット。 - ATS/電子履歴書：プレーンテキスト、Arial/Times、太字/斜体/箇条書き/記号なし、スキャン可能。キーワードの 強度 が重要：
ソフトウェアに詳しいではなくプログラムXを習得。求人広告の名詞をそのまま繰り返す。 - 完璧を目指して：誤字脱字ゼロ、レーザープリンター、会社名は正式名称（謎の略語なし）、簡潔な三人称（
64名の部門を管理- 「私」や冠詞不要）。 - 新鮮な目で2回確認、その後削る：
これは関連性があるか？だから何？ - カバーレター：1ページ未満、理想は半ページ。最初に読者の利益を（
私は...私は...ではない）。すぐに応募する職種を明記。お世辞ではなく興味を引く。宛名は正確な名前で（Fields？ Ann/Anne？）。具体的な実績とツールを提示。自分から次のアクションを示す（水曜の午前中に電話します。午前8時45分までは空いています）。決してご連絡をお待ちしていますとは書かない。組織内の複数の人に送る。数週間後に再送する。お礼のフォローアップは具体的に、熱狂的にならずに。
4. 編集と読みやすさ (Edit + readability)
- 初稿は絶対に送るな（Ogilvy：同日内に送るな）。パス1：削る（
3語に1語は削れ- Twain）。パス2：ぶつぶつ言っていないか？順序は？穴はないか？確かだと思っても事実と引用を確認したか？トーンは適切か？ - 2つの秘訣：一晩置く（翌朝声に出して読む）。同僚に頼む（
改善してください）。 - 読みやすさ：見出しは上部中央、大文字。長い段落は分割。強調はイタリック（太字/アンダーラインの乱用は避ける）。ぶら下げ箇条書き/番号。本文の全て大文字は使わない。小見出しの前後に余白。段落間に余白。数字の表記を統一（
6000万円）。図表は付録に、または横向きにする。常にページ番号を振る。 - コンピューター作業：書式は後で整える。2回保存。15分ごとの自動保存＋日付付きドラフト。論理的なファイル名。紙に印刷して校正。セリフ体1種類。右揃えはしない。そして送信する（
完璧主義は麻痺）。
5. インクルーシブであることと、書かないという選択 (Inclusive + when not to write)
- 敏感になり過ぎず、配慮する。そのグループが現在好む呼称を使う。一般的な
彼を修正する：複数形にする（すべての小説家は自分たちが勝つことを望む）か、二人称を使う（あなたが受け取るとき...）。 - 本当に重要なことで行動を起こさせたいか？ 書くな。直接伝えに行け。対面の信頼は文章に勝る。適用範囲：このスキルは、読者が直接会える相手の場合に機能する。ブロードキャスト（投稿、ニュースレター、ランディングページ）は対象外。そこには直接伝えに行く相手がいないからだ。