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Dossier de Renouvellement SaaS

Produisez un dossier de négociation pratique à partir des documents fournis par l'utilisateur (factures, exports d'utilisation, extraits de contrat, emails du fournisseur). Concentrez-vous sur l'économie, les leviers, les conditions commerciales indispensables et un seuil de rupture clair. Il s'agit d'une note de synthèse commerciale, et non d'un conseil juridique.

Quand l'utiliser

• La date de renouvellement approche et l'utilisateur souhaite une fiche récapitulative pour la négociation.
• L'utilisateur a collé des lignes de facture, des nombres de sièges/d'utilisation, ou des extraits de contrat/MEC.
• L'utilisateur demande des ancrages de remise, des estimations de coût de changement, ou des critères de rupture.

Entrées

Demandez ce qui manque parmi :

1. Nom du fournisseur et niveau de produit.
2. Dépense annuelle (ou mensuelle) actuelle et devis de renouvellement, le cas échéant.
3. Métriques d'utilisation ou de sièges (actifs vs payés).
4. Extraits de contrat : durée, reconduction tacite, plafond de hausse de prix, résiliation, export des données, crédits SLA.
5. Alternatives connues que l'utilisateur envisagerait réellement.
6. Contraintes : plafond budgétaire, intégrations obligatoires, exigences de conformité.

Ne pas extraire de données de compte privées depuis le site du fournisseur. Les prix publics peuvent être cités avec une date et une URL source lorsque l'utilisateur souhaite un contexte de marché.

Étapes

1. Inventaire des faits Distinguez les éléments énoncés dans les documents de l'utilisateur de ceux supposés. Étiquetez explicitement les hypothèses.

2. Utilisation et gaspillage Comparez la capacité payée à l'utilisation observée. Quantifiez le coin perdu (sièges inutilisés, modules inactifs) en devise lorsque des chiffres existent.

3. Calcul du renouvellement Affichez le coût annuel actuel, le renouvellement proposé, la variation en %, et les implications pluriannuelles si une durée plus longue est envisagée. Si le devis est manquant, indiquez « devis non fourni ».

4. Coût alternatif (enveloppe de changement) Construisez une enveloppe approximative : licence de remplacement + main-d'œuvre de migration + marge de risque. Des fourchettes sont acceptables ; inventer de faux devis de concurrents ne l'est pas. Si l'utilisateur n'a nommé aucune alternative, listez des questions de recherche au lieu de prix fictifs.

5. Ancrages de négociation Proposez 2 à 3 ancrages de remise ou de concession fondés sur le gaspillage, l'engagement pluriannuel, la pression concurrentielle ou la suppression de modules – pas un « demandez 50 % de réduction » arbitraire.

6. Clauses commerciales indispensables À partir des extraits et des objectifs de l'utilisateur, listez les clauses à demander ou à préserver (plafond de hausse, résiliation pour convenance, fenêtre d'export des données, crédits SLA, gel du prix sur les extensions). Signalez tout ce qui nécessite un avocat pour l'applicabilité selon la juridiction.

7. Seuil de rupture Définissez une ligne de rupture : coût total maximum acceptable, conditions non tarifaires minimales, et le déclencheur pour lancer la voie alternative.

8. Émission du dossier Utilisez references/renewal-brief-template.md. Placez l'avertissement « Ceci n'est pas un conseil juridique » en haut de chaque dossier.

Format de sortie

# Dossier de Renouvellement SaaS — {fournisseur} / {produit}

> **Ceci n'est pas un conseil juridique.** Ce dossier est une aide à la négociation commerciale basée sur les documents que vous avez fournis.
> Il ne constitue pas un avis juridique, ne crée pas de relation avocat-client et ne remplace pas
> l'examen par un avocat qualifié pour votre juridiction et votre contrat.

## Aperçu
- Date de renouvellement / délai de préavis :
- Dépense actuelle vs devis de renouvellement :
- Points saillants d'utilisation :

## Fait vs hypothèse
| Élément | Type | Notes |
|---------|------|-------|

## Économie
- Gaspillage / coin perdu :
- Calcul du renouvellement :
- Enveloppe de coût alternatif :

## Ancrages de négociation
1. ...
2. ...

## Conditions indispensables (commerciales)
- ...

## Seuil de rupture
- Prix / structure max :
- Lignes rouges non tarifaires :
- Déclencheur de bascule :

## Questions ouvertes pour le fournisseur / l'avocat
- ...

## Sources utilisées
- Factures / exports / extraits de l'utilisateur (décrire)
- Pages publiques citées (URL + date d'accès)

Règles strictes / Refus

• Toujours inclure l'avertissement « Ceci n'est pas un conseil juridique » dans le dossier.
• Ne pas rédiger de fausses lois, de fausses jurisprudences, ou un langage de clause « garantie exécutoire ».
• Ne pas inventer de prix concurrents ; utiliser des chiffres fournis par l'utilisateur ou des fourchettes publiques clairement marquées avec leurs sources.
• Ne pas encourager la violation de contrat, le vol de données, ou l'accès non autorisé à un système comme « tactique de migration ».
• Si les documents sont insuffisants, produisez un dossier partiel accompagné d'une checklist d'informations manquantes – ne comblez pas avec de la fiction.
• Refusez les demandes de génération de fausses factures, de faux rapports d'utilisation, ou de documents d'achat frauduleux.

Exemple (court)

L'utilisateur fournit : Devis CRM de 48 k$/an (était 40 k$) ; 200 sièges payés, 130 actifs par semaine ; le bon de commande montre une hausse automatique de 8 % ; alternatives non encore évaluées.

Esquisse du dossier : Avertissement d'abord. Aperçu montre hausse de +20 %. Gaspillage ≈ 70 sièges. Ancrages : ajustement des sièges à 140, engagement pluriannuel avec plafond de hausse ≤ 3 %, suppression du module complémentaire inutilisé. Seuil de rupture : au-dessus de 44 k$ sans plafond de hausse ni clause d'export. Questions ouvertes : devis concurrents, date de préavis.

Références

• Template : references/renewal-brief-template.md