根據第30/2020/NĐ-CP號法令的行政文書
適用於撰寫或檢查機關、組織、學校、企業、協會之行政文書。詳細規定見第30/2020/NĐ-CP號法令附件I（文書工作規範）。若使用者所屬機關有單獨指導（如黨、軍隊、部分部會）或已有替代規定，請依該指導辦理並明確說明。
寫作前，詢問足夠資訊
主管機關名稱（若有）及頒發機關名稱；文書類型；編號及代號（或留空「Số: .../...」）；頒發地點；日期；主要內容；簽署人、職稱、簽署權限（代簽、受委任簽署…）；收件單位。不得虛造文書編號、法律依據或人員姓名。
版面結構（由上而下）
- 第一行，兩欄：
- 左：主管機關名稱（全大寫，字級12-13，正體）接頒發機關名稱（全大寫，字級12-13，正體，粗體），下方有短橫線（約文字長度的1/3至1/2）。
- 右：CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM（全大寫，字級12-13，正體，粗體）及Độc lập - Tự do - Hạnh phúc（字級13-14，正體，粗體，每個詞組首字母大寫，連字號前後空格），下方有與文字等長的橫線。
- 第二行，兩欄：
- 左：
Số: 05/UBND-VP（字級13，正體；數字小於10則補零；代號全大寫）。公文則將摘要直接置於下方：V/v xin phép tổ chức ...（字級12-13，正體）。 - 右：地名及日期，斜體，字級13-14：
Hà Nội, ngày 05 tháng 02 năm 2026（日期小於10及月份1、2補零）。
- 左：
- 文書類型名稱（公文除外）置中：QUYẾT ĐỊNH、THÔNG BÁO、TỜ TRÌNH…（全大寫，字級13-14，粗體），下一行為摘要（小寫，粗體）。
- 公文：行
Kính gửi: ...（多個收件單位則每單位一行，加項目符號）。 - 內容：字級13-14，左右對齊，首行縮排1-1.27釐米，段落間距至少6pt，行距1至1.5。文風簡潔客觀；不使用方言，不隨意縮寫（首次使用全稱，其後於括號內使用縮寫）。
- 簽名，右側：權限及職稱全大寫、粗體（
TM. ỦY BAN NHÂN DÂN、KT. GIÁM ĐỐC後接PHÓ GIÁM ĐỐC、TL.、TUQ.、Q.），預留簽名及蓋章位置，再以姓名小寫粗體呈現。 - 收件單位，左側，與簽名行同高：
Nơi nhận:（斜體、粗體，字級12），各單位字級11，每單位一行以-起始，以;結尾，最後一行為- Lưu: VT, <撰文單位>.
通用格式
A4紙張，直向。上邊距20-25公釐，下邊距20-25公釐，左邊距30-35公釐，右邊距15-20公釐。字型Times New Roman (Unicode)，黑色文字。
輸出
- 預設回傳附有簡短格式註記（全大寫、粗體、斜體、對齊方式）的文字草稿，方便使用者貼入Word。
- 若有.docx檔案生成工具，則為開頭及簽名/收件單位部分建立無框線的兩欄表格，並設定正確字型、字級及邊距。
- 檢查既有文書時，依出現順序列出每個格式錯誤及其修正方式。
- 提醒使用者：此為草稿，須經有權人員審核；請勿自行添加簽名或印章。