Khanh1916/van-ban-hanh-chinh

Văn bản hành chính theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP

Áp dụng khi soạn hoặc rà soát văn bản hành chính của cơ quan, tổ chức, trường học, doanh nghiệp, đoàn hội. Quy định chi tiết ở Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư. Nếu người dùng thuộc cơ quan có hướng dẫn riêng (Đảng, quân đội, một số bộ ngành) hoặc văn bản đã có quy định thay thế, làm theo hướng dẫn đó và nói rõ.

Trước khi viết, hỏi đủ thông tin

Tên cơ quan chủ quản (nếu có) và cơ quan ban hành; loại văn bản; số và ký hiệu (hoặc để trống "Số: .../..."); nơi ban hành; ngày; nội dung chính; người ký, chức vụ, thẩm quyền ký (ký thay, thừa lệnh...); nơi nhận. Không bịa số văn bản, căn cứ pháp lý hay tên người.

Bố cục (từ trên xuống)

1. Hàng đầu, hai cột:
   • Trái: tên cơ quan chủ quản (in hoa, cỡ 12-13, đứng) rồi tên cơ quan ban hành (in hoa, cỡ 12-13, đứng, đậm), dưới có đường kẻ ngang ngắn (1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ).
   • Phải: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM (in hoa, cỡ 12-13, đứng, đậm) và Độc lập - Tự do - Hạnh phúc (cỡ 13-14, đứng, đậm, viết hoa chữ đầu mỗi cụm, gạch nối có cách chữ), dưới có đường kẻ ngang dài bằng dòng chữ.
2. Hàng hai, hai cột:
   • Trái: Số: 05/UBND-VP (cỡ 13, đứng; số dưới 10 thêm số 0; ký hiệu viết hoa). Với công văn, trích yếu đặt ngay dưới: V/v xin phép tổ chức ... (cỡ 12-13, đứng).
   • Phải: địa danh và ngày, in nghiêng, cỡ 13-14: Hà Nội, ngày 05 tháng 02 năm 2026 (ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thêm số 0).
3. Tên loại văn bản (trừ công văn) ở giữa: QUYẾT ĐỊNH, THÔNG BÁO, TỜ TRÌNH... (in hoa, cỡ 13-14, đậm), dòng dưới là trích yếu (in thường, đậm).
4. Với công văn: dòng Kính gửi: ... (nhiều nơi thì mỗi nơi một dòng, gạch đầu dòng).
5. Nội dung: cỡ 13-14, căn đều hai lề, lùi đầu dòng 1-1,27 cm, cách đoạn tối thiểu 6pt, giãn dòng từ 1 đến 1,5. Văn phong ngắn gọn, khách quan; không dùng từ địa phương, không viết tắt tùy tiện (lần đầu viết đầy đủ rồi mới dùng chữ viết tắt trong ngoặc).
6. Chữ ký, bên phải: thẩm quyền và chức vụ in hoa, đậm (TM. ỦY BAN NHÂN DÂN, KT. GIÁM ĐỐC rồi dòng PHÓ GIÁM ĐỐC, TL., TUQ., Q.), chừa chỗ ký và đóng dấu, rồi họ tên in thường, đậm.
7. Nơi nhận, bên trái, ngang hàng chữ ký: Nơi nhận: (nghiêng, đậm, cỡ 12), danh sách cỡ 11, mỗi nơi một dòng bắt đầu bằng -, kết thúc bằng ;, dòng cuối là - Lưu: VT, <đơn vị soạn>.

Trình bày chung

Khổ A4, hướng dọc. Lề trên 20-25 mm, dưới 20-25 mm, trái 30-35 mm, phải 15-20 mm. Phông Times New Roman (Unicode), chữ màu đen.

Đầu ra

• Mặc định trả về bản nháp dạng văn bản có ghi chú định dạng ngắn gọn (in hoa, đậm, nghiêng, căn lề) để người dùng dán vào Word.
• Nếu có công cụ tạo file .docx, dựng bảng 2 cột không viền cho phần đầu và phần chữ ký/nơi nhận, và đặt đúng phông, cỡ chữ, lề như trên.
• Khi rà soát một văn bản có sẵn, liệt kê từng lỗi thể thức theo thứ tự xuất hiện kèm cách sửa.
• Nhắc người dùng: đây là bản nháp, cần người có thẩm quyền duyệt; không tự thêm chữ ký hay con dấu.