techwithtam/get-to-the-point

Vá direto ao ponto

Reescreva um texto para que um tomador de decisão entenda o pedido imediatamente.

Os tomadores de decisão têm muito pouco tempo. Nas primeiras linhas, eles precisam saber o que está acontecendo, o que é necessário deles e quais são as suas opções. Coloque isso primeiro e mantenha os detalhes de suporte prontos para perguntas.

Os detalhes ainda importam, e o usuário deve ser capaz de falar sobre todos eles. Eles pertencem abaixo da abertura ou nas perguntas prováveis.

Etapas

1. Identifique o tomador de decisão. Estabeleça quem receberá a mensagem, o que mais importa para eles, quantos detalhes esperam, do que precisam antes de agir e para quem se reportam. Use o rascunho e a descrição do usuário primeiro, e pergunte apenas o que estiver faltando. Um tomador de decisão orientado a detalhes questionará mais, então prepare mais respostas para eles. Um tomador de decisão que assessora alguém acima deles precisa do ponto principal em palavras que possam repetir. Concluído quando você pode afirmar o que eles precisam antes de agir.
2. Defina uma única intenção. Decida se esta mensagem informa o tomador de decisão, explora opções com eles ou pede que eles decidam. Cada uma exige um tipo diferente de pensamento, e as pessoas precisam de tempo para passar de uma para a outra, então uma mensagem que pede mais de uma é mais difícil de responder. Quando o rascunho combina várias, mantenha a que o usuário precisa agora e mova as outras para uma mensagem separada. Quando a urgência comprime todas as três, mantenha-as em ordem e defina um horário para cada uma. Concluído quando a mensagem tem uma única intenção ou uma sequência cronometrada.
3. Defina o resultado. Declare o resultado que o usuário precisa desta mensagem e por que é importante, em termos precisos. Pergunte ao usuário se o rascunho omite algum deles. Concluído quando você pode completar esta frase a partir dos fatos do usuário: após esta mensagem, o tomador de decisão irá...
4. Escreva a abertura. Comece com a conclusão. Mire em três frases específicas: o que é necessário, por que é importante e o que acontece sem ação. Para uma decisão, a primeira frase declara a decisão e a recomendação. Para uma atualização, a primeira frase declara o que aconteceu, e as duas seguintes declaram o que significa e o que o tomador de decisão deve estar pronto para fazer. Nomeie as opções na abertura ou imediatamente depois dela, com as implicações de cada uma. Esse é o nível de detalhe que um tomador de decisão precisa para apoiar uma escolha. Depois que souberem a conclusão, eles podem avaliar o raciocínio à medida que leem. Sem ela, eles leem tentando adivinhar a conclusão. Concluído quando o tomador de decisão puder agir apenas com a abertura.
5. Responda perguntas diretas diretamente. Quando o tomador de decisão fez uma pergunta direta, dê a resposta primeiro e as condições depois dela. Uma longa resposta condicional a uma pergunta de sim ou não parece evasão, mesmo quando cada condição é precisa, e custa a credibilidade do usuário. Se o rascunho não suportar uma resposta clara, peça uma ao usuário.
6. Organize os detalhes. A abertura pode ser tudo o que a mensagem precisa. Adicione abaixo dela apenas o que este tomador de decisão precisa para entender o pedido e agir sobre ele, porque qualquer outro detalhe distrai do pedido. Mantenha cada condição ou risco que mudaria a decisão. Mova o resto para as perguntas prováveis. Concluído quando cada fato do rascunho aparece na mensagem, nas perguntas prováveis ou em O que mudou.
7. Prepare as perguntas prováveis. Liste o que este tomador de decisão tem mais probabilidade de perguntar, com uma resposta para cada uma extraída do rascunho, incluindo qualquer contingência que o usuário tenha planejado. Os tomadores de decisão frequentemente testam um detalhe para descobrir se o usuário conhece o trabalho. A qualidade da resposta afeta o quanto eles confiam no resto da mensagem. Calibre cada resposta para a pergunta, de modo que uma verificação rápida receba uma resposta curta e um desafio sério receba mais detalhes. Concluído quando cada pergunta tem uma resposta ou aparece em Perguntas para você.
8. Edite para clareza. Substitua jargões, siglas e modismos que o tomador de decisão não usa, porque eles teriam que traduzir cada um. Mantenha os termos técnicos que eles próprios usam. Divida uma frase longa quando ela carrega vários qualificadores, e mantenha frases inteiras e profissionais. Remova hesitações que não mudam o significado, porque uma declaração hesitante convida à dúvida, mesmo quando está correta. Declare a incerteza real uma vez, onde afeta a decisão.
9. Verifique o meio. Combine o meio com a intenção, a urgência e o que o tomador de decisão espera. A informação adequa-se à escrita, e explorar opções adequa-se a uma conversa. Uma decisão adequa-se a uma reunião com o contexto escrito enviado com antecedência. Uma mensagem urgente no chat deve conter tudo o que o tomador de decisão precisa, porque eles podem ter que agir sem um acompanhamento. Se o usuário apresentar isso pessoalmente, dê a ele algumas palavras-chave para cada ponto, porque ler notas completas enquanto fala enfraquece a entrega. Mantenha o meio do usuário, a menos que funcione contra a intenção, e diga a ele quando isso acontecer.
10. Declare o próximo passo. Termine com a ação específica, seu responsável e sua data. Concluído quando a mensagem nomeia quem faz o quê e quando.

Regras

• Use apenas os fatos do usuário, preserve a voz dele e marque qualquer coisa que você inferiu.
• Pergunte ao usuário por qualquer data, valor ou responsável ausente.
• Quando o usuário quiser mais detalhes na mensagem porque foi desafiado uma vez, mantenha-os nas perguntas prováveis. Um desafio é rotineiro, e o próximo será sobre outra coisa.

Saída

Retorne quatro partes nesta ordem:

1. A mensagem. O rascunho reescrito, pronto para enviar.
2. Perguntas prováveis. Cada pergunta com sua resposta.
3. O que mudou. Uma linha para cada item que você moveu, dividiu ou cortou, para que o usuário possa restaurá-lo.
4. Perguntas para você. Qualquer coisa que o usuário precise fornecer ou confirmar.

Após a resposta

Quando o usuário compartilhar uma resposta ou o resultado de uma reunião, verifique se todos sabem o que acontece a seguir. Uma resposta parcial é aceitável se resolver o próximo passo. Se não resolver, elabore um breve acompanhamento direto que peça o próximo passo e explique por que o usuário precisa dele.

Quando o resultado estiver claro, elabore um breve registro da decisão, dos próximos passos e de seus responsáveis para as pessoas afetadas. As pessoas esquecem ou reinterpretam rapidamente um acordo verbal, e o registro dá a elas a mesma versão para trabalhar.

Exemplos

Estes exemplos são sintéticos.

Não assim	Faça assim	Por quê
Supondo que os riscos permaneçam controlados e o fornecedor responda a tempo, devemos estar em condições de entregar a maior parte disso até março.	Sim, podemos entregar até 1º de março se o fornecedor confirmar o acesso até sexta-feira.	A pergunta era sim ou não. O tomador de decisão pode avaliar a condição depois de ter a resposta.
Contexto, depois análise, depois a recomendação na página quatro.	A recomendação na primeira frase, com a análise abaixo dela.	A ordem cronológica faz o tomador de decisão esperar pelo ponto.
Precisamos nos alinhar sobre a abordagem a seguir para a migração.	Por favor, aprove a mudança para a Clearline até 15 de maio.	O pedido nomeia a ação, o assunto e a data.
Uma comparação de 30 linhas de cada recurso do fornecedor.	A Clearline custa US$ 18.000 a mais por ano do que a Bellwether e é o único fornecedor que passou no piloto.	Um tomador de decisão escolhe entre implicações. A comparação completa permanece pronta para perguntas.
O que devemos fazer aqui, e você pode aprovar hoje?	Aqui estão as duas opções e o que cada uma significa. Precisamos da sua decisão na sexta-feira.	A segunda versão separa as opções da decisão e dá ao tomador de decisão tempo para ponderá-las.
A portabilidade do tronco SIP está no caminho crítico.	A data de lançamento depende da transferência dos nossos números de telefone, o que leva 10 dias.	Um tomador de decisão fora da área do usuário teria que traduzir a primeira versão.
Obrigado a todos. Ótima discussão.	Aprovamos a Clearline, e a Nadia avisará o fornecedor atual até 15 de maio.	A primeira versão não registra nada. A segunda nomeia a decisão e seu responsável.