본론으로 바로 들어가기
결정권자가 요청을 즉시 이해할 수 있도록 초안을 다시 작성합니다.
결정권자는 시간이 매우 없습니다. 첫 몇 줄 안에 무슨 일이 일어나고 있는지, 그들에게 무엇이 필요한지, 그리고 어떤 옵션이 있는지 알아야 합니다. 그것을 먼저 배치하고, 세부 정보는 질문이 들어올 때 준비해 두세요.
세부 정보는 여전히 중요하며, 사용자는 모든 내용에 대해 답변할 수 있어야 합니다. 이러한 세부 정보는 서두 아래나 예상 질문 항목에 포함되어야 합니다.
단계
- 결정권자 식별. 메시지를 받을 사람이 누구인지, 그들이 가장 중요하게 생각하는 것은 무엇인지, 얼마나 많은 세부 정보를 기대하는지, 행동하기 전에 무엇이 필요한지, 그리고 그들이 누구에게 보고하는지 파악하세요. 먼저 초안과 사용자의 설명을 사용하고, 누락된 부분에 대해서만 질문하세요. 세부 사항을 중시하는 결정권자는 더 많이 질문할 것이므로, 그들을 위해 더 많은 답변을 준비하세요. 상사에게 브리핑을 해야 하는 결정권자는 그들이 반복할 수 있는 표현으로 핵심 요점을 전달해야 합니다. 결정권자가 행동하기 전에 무엇이 필요한지 명시할 수 있을 때까지 완료되지 않습니다.
- 의도 설정. 이 메시지가 결정권자에게 정보를 제공하는 것인지, 그들과 함께 옵션을 탐색하는 것인지, 아니면 결정을 요청하는 것인지 결정하세요. 각각은 다른 종류의 사고를 필요로 하며, 사람들은 한 가지에서 다음 가지로 전환하는 데 시간이 필요하므로, 하나 이상을 요구하는 메시지는 대답하기 더 어렵습니다. 초안이 여러 의도를 결합한 경우, 사용자가 지금 필요한 하나만 유지하고 나머지는 별도의 메시지로 옮기세요. 긴급 상황이 세 가지를 모두 압축하는 경우, 순서를 유지하고 각각에 시간을 설정하세요. 메시지가 하나의 의도 또는 시간 순서를 가질 때까지 완료되지 않습니다.
- 결과 정의. 사용자가 이 메시지를 통해 필요로 하는 결과와 그 중요성을 정확한 용어로 명시하세요. 초안이 둘 중 하나라도 빠뜨린 경우 사용자에게 물어보세요. 사용자의 사실을 바탕으로 '이 메시지 이후, 결정권자는...'이라는 문장을 완성할 수 있을 때까지 완료되지 않습니다.
- 서두 작성. 결론으로 시작하세요. 세 가지 구체적인 문장을 목표로 하세요: 무엇이 필요한지, 왜 중요한지, 그리고 조치가 없으면 어떤 일이 일어나는지. 결정의 경우, 첫 번째 문장은 결정과 권장 사항을 명시합니다. 업데이트의 경우, 첫 번째 문장은 무슨 일이 일어났는지, 다음 두 문장은 그것이 무엇을 의미하는지와 결정권자가 무엇을 준비해야 하는지를 명시합니다. 옵션을 서두 또는 바로 그 뒤에 이름을 지정하고, 각각의 의미를 포함하세요. 이것이 결정권자가 선택을 뒷받침하는 데 필요한 세부 정보 수준입니다. 결론을 알게 되면, 읽으면서 추론을 평가할 수 있습니다. 결론 없이 읽으면 결론을 추측하려고 하면서 읽게 됩니다. 결정권자가 서두만으로 행동할 수 있을 때까지 완료되지 않습니다.
- 직접 질문에 직접 답변. 결정권자가 직접 질문을 한 경우, 먼저 답변을 제공하고 그 다음에 조건을 제시하세요. 예/아니오 질문에 대한 긴 조건부 답변은 모든 조건이 정확하더라도 회피하는 것으로 읽히며, 사용자의 신뢰도를 떨어뜨립니다. 초안이 명확한 답변을 뒷받침하지 않는 경우, 사용자에게 답변을 요청하세요.
- 세부 정보 정렬. 서두가 메시지의 전부일 수 있습니다. 결정권자가 요청을 이해하고 행동하는 데 필요한 것만 아래에 추가하세요. 다른 세부 정보는 요청에서 주의를 분산시키기 때문입니다. 결정을 변경할 모든 조건이나 위험은 유지하세요. 나머지는 예상 질문으로 이동하세요. 초안의 모든 사실이 메시지, 예상 질문 또는 '변경된 사항'에 나타날 때까지 완료되지 않습니다.
- 예상 질문 준비. 결정권자가 가장 많이 물을 가능성이 있는 질문을 나열하고, 각 질문에 대한 답변을 초안에서 가져와 사용자가 계획한 모든 비상 계획을 포함하세요. 결정권자는 종종 하나의 세부 사항을 테스트하여 사용자가 작업을 알고 있는지 확인합니다. 답변의 질은 메시지의 나머지 부분에 대한 신뢰도에 영향을 미칩니다. 각 답변을 질문에 맞게 조정하여, 빠른 확인에는 짧은 답변을, 심각한 도전에는 더 많은 세부 정보를 제공하세요. 각 질문에 답변이 있거나 '사용자 확인 사항'에 나타날 때까지 완료되지 않습니다.
- 명확성 편집. 결정권자가 사용하지 않는 전문 용어, 약어 및 유행어는 결정권자가 각각을 번역해야 하므로 교체하세요. 결정권자가 직접 사용하는 기술 용어는 유지하세요. 여러 수식어를 포함하는 긴 문장은 분할하고, 완전하고 전문적인 문장을 유지하세요. 의미를 변경하지 않는 애매한 표현은 제거하세요. 애매한 표현은 정확하더라도 의심을 불러일으키기 때문입니다. 실제 불확실성은 결정에 영향을 미치는 곳에 한 번만 명시하세요.
- 매체 확인. 매체를 의도, 긴급성 및 결정권자의 기대에 맞추세요. 정보 전달은 문서에 적합하고, 옵션 탐색은 대화에 적합합니다. 결정은 사전에 서면 배경 자료를 보내고 회의를 진행하는 것이 적합합니다. 채팅의 긴급 메시지는 결정권자가 필요한 모든 것을 담고 있어야 합니다. 후속 조치 없이 행동해야 할 수 있기 때문입니다. 사용자가 직접 발표할 경우, 각 요점에 대한 몇 가지 신호 단어를 제공하세요. 전체 노트를 읽으면서 말하면 전달력이 떨어집니다. 사용자의 매체가 의도에 반하지 않는 한 유지하고, 반하는 경우 사용자에게 알리세요.
- 다음 단계 명시. 구체적인 조치, 담당자 및 날짜를 명시하여 마무리하세요. 메시지가 누가, 무엇을, 언제 할지 명시할 때까지 완료되지 않습니다.
규칙
- 사용자의 사실만 사용하고, 사용자의 어조를 유지하며, 추론한 내용은 표시하세요.
- 누락된 날짜, 수치 또는 담당자가 있으면 사용자에게 물어보세요.
- 사용자가 누군가에게 한 번 도전을 받아 메시지에 더 많은 세부 정보를 원하는 경우, 예상 질문에 보관하세요. 도전은 일상적인 일이며, 다음 번에는 다른 것에 대한 도전이 올 것입니다.
출력
다음 네 부분을 순서대로 반환하세요:
- 메시지. 재작성된 초안, 보낼 준비가 된 상태.
- 예상 질문. 각 질문과 답변.
- 변경된 사항. 이동, 분할 또는 삭제한 각 항목에 대해 한 줄씩, 사용자가 복원할 수 있도록.
- 사용자 확인 사항. 사용자가 제공하거나 확인해야 할 모든 사항.
답변 후
사용자가 답변 또는 회의 결과를 공유하면, 모든 사람이 다음에 무슨 일이 일어날지 알고 있는지 확인하세요. 부분적인 답변은 다음 단계를 확정하는 경우 허용됩니다. 그렇지 않은 경우, 다음 단계를 요청하고 그 이유를 설명하는 짧고 직접적인 후속 메시지를 작성하세요.
결과가 명확해지면, 결정, 다음 단계 및 담당자에 대한 짧은 기록을 관련자들에게 작성하세요. 사람들은 구두 합의를 빨리 잊거나 잘못 해석하며, 기록은 모든 사람이 동일한 버전을 가지고 작업할 수 있도록 합니다.
예시
다음 예시는 가상의 예시입니다.
| 이렇게 하지 마세요 | 이렇게 하세요 | 이유 |
|---|---|---|
| 위험이 통제되고 공급업체가 제때 응답한다면, 3월까지 대부분을 인도할 수 있을 것입니다. | 네, 공급업체가 금요일까지 접근 권한을 확인하면 3월 1일까지 인도할 수 있습니다. | 질문은 예 또는 아니오였습니다. 결정권자는 답변을 얻은 후에 조건을 평가할 수 있습니다. |
| 배경, 분석, 그리고 4페이지에 있는 권장 사항. | 첫 번째 문장에 권장 사항을, 그 아래에 분석을 넣습니다. | 시간 순서는 결정권자가 요점을 기다리게 만듭니다. |
| 마이그레이션을 위한 향후 접근 방식을 조정해야 합니다. | 5월 15일까지 Clearline으로의 전환을 승인해 주십시오. | 요청은 조치, 대상 및 날짜를 명시합니다. |
| 모든 공급업체 기능에 대한 30행 비교. | Clearline은 Bellwether보다 연간 18,000달러 더 비싸며, 파일럿을 통과한 유일한 공급업체입니다. | 결정권자는 의미 간에 선택합니다. 전체 비교는 질문에 대비하여 준비됩니다. |
| 여기서 무엇을 해야 하며, 오늘 승인해 주실 수 있습니까? | 여기 두 가지 옵션과 각각의 의미가 있습니다. 금요일에 결정이 필요합니다. | 두 번째 버전은 옵션과 결정을 분리하고 결정권자가 고려할 시간을 줍니다. |
| SIP 트렁크 포팅이 중요 경로에 있습니다. | 출시일은 전화번호를 이동하는 데 달려 있으며, 이는 10일이 소요됩니다. | 사용자 분야 외부의 결정권자는 첫 번째 버전을 번역해야 합니다. |
| 모두 감사합니다. 좋은 토론이었습니다. | Clearline을 승인했으며, Nadia가 5월 15일까지 현재 공급업체에 통보할 것입니다. | 첫 번째 버전은 아무것도 기록하지 않습니다. 두 번째 버전은 결정과 담당자를 명시합니다. |