Google Workspace Ops
Cette compétence permet d'opérer sur les documents partagés, les feuilles de calcul et les présentations en tant que systèmes de travail, et non pas simplement de modifier un fichier isolément.
Quand l'utiliser
- L'utilisateur doit trouver un doc, une feuille ou une présentation et la mettre à jour sur place
- Consolider des plans, des trackers, des notes ou des listes clients stockés dans Google Drive
- Nettoyer ou restructurer une feuille de calcul partagée
- Importer, réparer ou reformater une présentation Google Slides
- Produire des résumés à partir de Docs, Sheets ou Slides pour la prise de décision
Surface d'outils privilégiée
Utilisez Google Drive comme point d'entrée, puis basculez vers l'outil spécialisé approprié :
- Google Docs pour les documents textuels
- Google Sheets pour le travail tabulaire, les formules et les graphiques
- Google Slides pour les présentations, importations, migration de modèles et nettoyage
Ne devinez pas la structure à partir du seul nom de fichier. Inspectez d'abord.
Workflow
1. Trouver l'actif
Commencez par la surface de recherche Drive pour localiser :
- le fichier exact
- les actifs frères
- les doublons probables
- les versions récemment modifiées
Si plusieurs documents se ressemblent, confirmez par le titre, le propriétaire, la date de modification ou le dossier.
2. Inspecter avant de modifier
Avant d'apporter des modifications :
- résumez la structure actuelle
- identifiez les onglets, titres ou nombre de diapositives
- détectez si la tâche est un nettoyage local ou une restructuration profonde
Choisissez l'outil le plus petit capable d'effectuer le travail en toute sécurité.
3. Modifier avec précision
- Pour Docs : utilisez des modifications basées sur l'index, pas des réécritures vagues
- Pour Sheets : opérez sur des onglets et des plages explicites
- Pour Slides : distinguez les modifications de contenu du nettoyage visuel ou de la migration de modèle
Si le travail demandé est visuel ou sensible à la mise en page, itérez avec inspection et vérification plutôt qu'une seule mise à jour aveugle massive.
4. Garder le système de travail propre
Lorsque le fichier fait partie d'un workflow plus large, signalez également :
- les trackers en double
- les présentations obsolètes
- les documents périmés par rapport aux documents de référence
- si l'actif doit être archivé, fusionné ou renommé
Format de sortie
Utilisez :
ACTIF
- nom du fichier
- type
- pourquoi ce fichier est le bon
ÉTAT ACTUEL
- résumé de la structure
- problèmes ou blocages clés
ACTION
- modifications effectuées ou recommandées
SUIVIS
- archivage / fusion / nettoyage des doublons / prochain fichier à mettre à jour
Bons cas d'utilisation
- « Trouve le document de planification actif et condense-le »
- « Nettoie cette feuille de calcul clients et affiche les lignes à risque de désabonnement »
- « Importe cette présentation dans Slides et rends-la présentable »
- « Trouve le tracker actuel, pas le doublon obsolète »