Google Workspace オペレーション は何をしますか？
このスキルは、共有ドキュメント、スプレッドシート、デッキを単なる個別ファイル編集ではなく、連携した作業システムとして操作するためのものです。
使用タイミング
- ユーザーがドキュメント、シート、デッキを検索し、その場で更新する必要がある場合
- Google Drive に保存されている計画書、トラッカー、メモ、顧客リストを統合・整理する場合
- 共有スプレッドシートのクリーニングや再構成を行う場合
- Google Slides デッキのインポート、修復、再フォーマットを行う場合
- 意思決定のためにドキュメント、シート、スライドから要約を作成する場合
推奨ツール面
Google Drive をエントリポイントとして使用し、その後適切な専門ツールに切り替えます:
- Google Docs: テキスト中心のドキュメント向け
- Google Sheets: 表形式の作業、数式、チャート向け
- Google Slides: デッキ、インポート、テンプレート移行、クリーンアップ向け
ファイル名だけで構造を推測しないでください。まずは検査してください。
ワークフロー
1. アセットを検索する
Drive 検索面から以下を特定します:
- 正確なファイル
- 関連するアセット
- 重複の可能性があるファイル
- 最近更新されたバージョン
複数のドキュメントが似ている場合は、タイトル、所有者、更新日時、フォルダで確認します。
2. 編集前に検査する
変更を行う前に:
- 現在の構造を要約する
- タブ、見出し、スライド数を特定する
- タスクが局所的なクリーンアップか、構造的な修正かを判断する
安全に作業を実行できる最小のツールを選択します。
3. 精密に編集する
- Docs: あいまいな書き換えではなく、インデックスを意識した編集を行います
- Sheets: 明示的なタブと範囲に対して操作します
- Slides: コンテンツ編集と視覚的なクリーンアップまたはテンプレート移行を区別します
要求された作業が視覚的またはレイアウトに関わる場合は、一度に大きな盲目的な更新を行うのではなく、検査と確認を繰り返しながら進めます。
4. 作業システムをクリーンに保つ
ファイルがより大きなワークフローの一部である場合、以下も提示します:
- 重複トラッカー
- 古いデッキ
- 古いドキュメントと正規ドキュメントの区別
- アセットをアーカイブ、マージ、リネームすべきかどうか
出力形式
以下を使用します:
ASSET
- ファイル名
- タイプ
- これが正しいファイルである理由
CURRENT STATE
- 構造の要約
- 主な問題点または障害
ACTION
- 行われた編集または推奨事項
FOLLOW-UPS
- アーカイブ / マージ / 重複クリーンアップ / 次に更新するファイル
適切な使用例
- 「アクティブな計画ドキュメントを見つけて、それを簡潔にまとめてください」
- 「この顧客スプレッドシートをクリーンアップし、離脱リスクのある行を表示してください」
- 「このデッキをスライドにインポートして、見栄えよくしてください」
- 「現在のトラッカーを見つけてください。古い重複は無視してください」