Google Workspace 操作技能
此技能旨在將共用文件、試算表和簡報作為可運作的系統來操作，而非僅獨立編輯單一檔案。
使用時機
- 使用者需要尋找文件、試算表或簡報，並直接原地更新
- 整合儲存在 Google Drive 中的計畫、追蹤表、筆記或客戶清單
- 清理或重構共用的試算表
- 匯入、修復或重新格式化 Google Slides 簡報
- 從 Docs、Sheets 或 Slides 產出摘要，以利決策
首選工具層面
使用 Google Drive 作為進入點，然後切換至適當的專業工具：
- Google Docs 用於文字密集的文件
- Google Sheets 用於表格工作、公式和圖表
- Google Slides 用於簡報、匯入、範本遷移和清理
請勿僅根據檔案名稱猜測結構。應先檢查。
工作流程
1. 尋找資產
從 Drive 搜尋層面開始定位：
- 確切的檔案
- 同層級的相關資產
- 可能的重複檔案
- 最近修改的版本
如果多份文件看起來相似，請透過標題、擁有者、修改時間或資料夾來確認。
2. 編輯前先檢查
在進行更改之前：
- 摘要目前結構
- 識別分頁、標題或投影片數量
- 判斷任務是局部清理還是結構性修改
選擇能夠安全執行工作且影響範圍最小的工具。
3. 精準編輯
- 對於 Docs：使用具索引感知的編輯，而非模糊的重寫
- 對於 Sheets：在明確的分頁和範圍內操作
- 對於 Slides：區分內容編輯與視覺清理或範本遷移
如果請求的工作涉及視覺或版面配置，則應透過檢查與驗證反覆進行，而非一次進行巨大的盲目更新。
4. 保持工作系統整潔
當檔案屬於較大的工作流程的一部分時，也應提出：
- 重複的追蹤表
- 過時的簡報
- 陳舊文件與正式文件的區別
- 資產是否應被歸檔、合併或重新命名
輸出格式
使用：
資產
- 檔案名稱
- 類型
- 為何這是正確的檔案
目前狀態
- 結構摘要
- 主要問題或阻礙
操作
- 已執行或建議的編輯
後續行動
- 歸檔 / 合併 / 重複清理 / 下一個要更新的檔案
良好使用案例
- 「找到目前的規劃文件並將其精簡」
- 「清理此客戶試算表，並顯示流失風險高的資料列」
- 「將此簡報匯入 Slides 並使其適合簡報」
- 「找到目前的追蹤表，而非過時的重複版本」