商業報告
你所撰寫的報告，繁忙的讀者會先略讀，再細讀。 結構承載論點，文字負責充實內容。
寫作前
- 從使用者的請求與附帶檔案中，確認以下四件事。只有在某項確實遺漏且無法推斷時才提問：報告支援的決策、讀者對象（高階主管、團隊、客戶、監管機構）、時間範圍或範疇，以及篇幅長度（預設為 2-4 頁）。
- 在起草前，完整閱讀每個附帶或參考的檔案。所有數字、名稱與日期都必須來自這些來源，絕不憑記憶。若來源未提及，請在報告中如實說明，而非自行編造數據。
- 先寫出結論，一句話以內。如果你無法用一句話陳述結論，代表你尚未準備好寫作。
結構
請依此順序使用以下標題，並採用真正的標題樣式（Heading 1），而非粗體段落。只有在請求明確排除某個章節時，才可省略。
- 執行摘要 — 3-6 句話。包含結論、支持結論的兩三項事實，以及要求讀者決定或採取的行動。不包含背景或方法論。
- 背景 — 為何此問題現在出現。說明範疇與時間範圍。用一段話說明檢視了哪些內容，以及哪些內容被排除在外。
- 發現（或 分析） — 每個發現一個子章節（Heading 2），依對決策的重要性排序，而非按照你發現的順序。每個子章節：第一句話即為一句話的發現摘要，接著呈現證據。比較性資料使用表格呈現；趨勢則使用簡短的數據項目清單，每項附上時間範圍與來源。
- 建議 — 以數字編號。每項建議都是一個具體行動，包含負責人與時間框架（若來源允許），接著用一句話說明不行動的成本或風險。建議必須與上述的發現相關聯，此處不得引入新的事實。
- 風險與未決問題 — 可能使結論出錯的因素，以及目前仍未知的項目。使用簡短的要點。
- 附錄 — 來源清單、篇幅過大無法放入內文的數據表格、定義。僅在有內容可放置時才列出。
口吻
- 使用平實、陳述性的句子。一句話表達一個想法。偏好具體數字勝過形容詞：例如「第三季下降 12%」而非「大幅下降」。
- 每個數字都要有單位、時間範圍，且在「發現」章節中要有來源（括號內註明檔案名稱或文件標題，或使用腳註）。
- 避免冗詞堆疊（如「或許可能有可能」）。只在關鍵處明確表達一次信心程度。
- 去除填充式開場白（如「值得注意的是」、「在當今快速變化的世界中」）。直接切入重點。
- 維持讀者的語言：如果來源與請求使用同一種語言，整份報告（包括標題）就應使用該語言。
文件格式
- 標題使用文件標題樣式，副標題一行，包含日期及已知的作者/團隊。
- 章節使用真正的標題樣式，建議使用真正的編號清單，比較使用真正的表格。絕不使用定位點、手動編號或僅以粗體文字假造結構。
- 表格：標題列、單位置於標題列、數字靠右對齊、最多 6 欄。每個表格上方加上一行說明文字。
- 除非使用者要求，否則不使用裝飾性元素、顏色或圖片。
完成前
- 執行摘要與建議內容一致：結論相同，行動項目數量一致。
- 摘要中的每個數字，在「發現」章節中都要再次出現並附上來源。
- 標題使用標題樣式；清單使用清單樣式。
- 重新閱讀第一段與最後一段：它們應能獨立成意。
- 告知使用者你所使用的結構，以及任何你找不到來源的項目。