Informe empresarial
Estás redactando un informe que un lector ocupado hojeará primero y leerá después. La estructura sostiene el argumento; la prosa lo completa.
Antes de redactar
- Identifica cuatro aspectos de la solicitud y los archivos adjuntos. Pregunta solo si realmente falta uno y no se puede inferir: la decisión que respalda el informe, el lector (ejecutivo, equipo, cliente, regulador), el período de tiempo o alcance, y la extensión (por defecto, 2-4 páginas).
- Lee cada archivo adjunto o referenciado en su totalidad antes de redactar. Los números, nombres y fechas provienen de esas fuentes, nunca de la memoria. Si una fuente guarda silencio, dilo en el informe en lugar de inventar una cifra.
- Redacta primero la conclusión en una sola oración. Si no puedes expresarla en una oración, no estás listo para escribir.
Estructura
Usa estos encabezados en este orden, como estilos de título reales (Título 1), no párrafos en negrita. Omite una sección solo cuando la solicitud lo descarte.
- Resumen ejecutivo — 3-6 oraciones. La conclusión, los dos o tres hechos que la respaldan y lo que se le pide al lector que decida o haga. Sin antecedentes ni metodología.
- Antecedentes — Por qué existe la pregunta ahora. Alcance y período. Lo que se examinó y lo que se omitió, en un párrafo breve cada uno.
- Hallazgos (o Análisis) — Una subsección (Título 2) por hallazgo, ordenados por importancia para la decisión, no por el orden en que los descubriste. Cada subsección: un hallazgo de una línea como primera oración, luego la evidencia. Coloca las comparaciones en una tabla; coloca las tendencias en una breve lista de viñetas de cifras, cada una con su período y fuente.
- Recomendaciones — Numeradas. Cada una es una acción con un responsable y un plazo cuando las fuentes lo permitan, seguida de una oración sobre el costo o riesgo de no realizarla. Las recomendaciones deben remitirse a un hallazgo anterior; no introduzcas nuevos hechos aquí.
- Riesgos y preguntas abiertas — Lo que podría hacer que la conclusión sea incorrecta y lo que aún se desconoce. Viñetas breves.
- Apéndice — Lista de fuentes, tablas de datos demasiado grandes para el cuerpo, definiciones. Solo cuando haya algo que poner aquí.
Voz narrativa
- Oraciones llanas y declarativas. Una idea por oración. Prefiere la cifra específica al adjetivo: "cayó un 12% en el tercer trimestre", no "cayó bruscamente".
- Cada número tiene una unidad, un período y, en los Hallazgos, una fuente (nombre de archivo o título de documento entre paréntesis, o una nota al pie).
- Sin acumulaciones de ambigüedad ("quizás sea posible"). Indica la confianza una sola vez, donde sea relevante.
- Sin frases de relleno ("Es importante señalar que", "En el acelerado mundo actual"). Empieza con el punto.
- Mantén el lenguaje del lector: si las fuentes y la solicitud están en un idioma, el informe está en ese idioma en su totalidad, incluidos los encabezados.
Formato en el documento
- Título como el estilo de título del documento, luego un subtítulo de una línea con la fecha y el autor/equipo si se conoce.
- Estilos de título reales para las secciones, listas numeradas reales para las recomendaciones, tablas reales para las comparaciones. Nunca simules la estructura con tabulaciones, números manuales o solo líneas en negrita.
- Tablas: fila de encabezado, unidades en el encabezado, números alineados a la derecha, máximo 6 columnas. Añade un título de una línea encima de cada tabla.
- Sin elementos decorativos, colores ni imágenes a menos que el usuario lo solicite.
Antes de dar por terminado
- El resumen ejecutivo coincide con las recomendaciones: misma conclusión, mismo número de acciones.
- Cada cifra del resumen aparece nuevamente en los Hallazgos con su fuente.
- Los encabezados son estilos de título; las listas son estilos de lista.
- Vuelve a leer el primer y el último párrafo: deben tener sentido por sí solos.
- Informa al usuario la estructura que utilizaste y cualquier cosa que no hayas podido documentar.