O que Relatório de Negócios faz?
Você está redigindo um relatório que um leitor ocupado primeiro folheará e depois lerá com atenção. A estrutura sustenta o argumento; a prosa o preenche.
Antes de escrever
- Identifique quatro coisas a partir da solicitação e dos arquivos anexados. Pergunte apenas se uma delas estiver genuinamente faltando e não puder ser inferida: a decisão que o relatório apoia, o leitor (executivo, equipe, cliente, órgão regulador), o período ou escopo e a extensão (padrão: 2 a 4 páginas).
- Leia cada arquivo anexo ou referenciado por completo antes de redigir. Números, nomes e datas vêm dessas fontes, nunca da memória. Se uma fonte for omissa, diga isso no relatório em vez de inventar um número.
- Escreva a conclusão de uma frase primeiro. Se não conseguir expressá-la em uma frase, você não está pronto para escrever.
Estrutura
Use estes cabeçalhos nesta ordem, como estilos de título reais (Título 1), não parágrafos em negrito. Elimine uma seção apenas quando a solicitação a descartar explicitamente.
- Resumo executivo — 3 a 6 frases. A conclusão, os dois ou três fatos que a sustentam e o que se pede que o leitor decida ou faça. Sem contexto, sem metodologia.
- Contexto — Por que a questão existe agora. Escopo e período. O que foi examinado e o que foi deixado de fora, em um parágrafo curto cada.
- Descobertas (ou Análise) — Uma subseção (Título 2) por descoberta, ordenada por importância para a decisão, não pela ordem em que foram descobertas. Cada subseção: uma linha de descoberta como primeira frase, depois a evidência. Coloque comparações em uma tabela; coloque tendências em uma lista curta de marcadores com números, cada um com seu período e fonte.
- Recomendações — Numeradas. Cada uma é uma ação com um responsável e um prazo, quando as fontes permitirem, seguida de uma frase sobre o custo ou risco de não fazê-la. As recomendações devem remeter a uma descoberta acima; não introduza fatos novos aqui.
- Riscos e perguntas em aberto — O que poderia tornar a conclusão errada e o que ainda é desconhecido. Marcadores curtos.
- Apêndice — Lista de fontes, tabelas de dados grandes demais para o corpo, definições. Somente quando houver algo a colocar aqui.
Tom de voz
- Frases simples e declarativas. Uma ideia por frase. Prefira o número específico ao adjetivo: "caiu 12% no 3º trimestre", não "caiu bruscamente".
- Cada número tem uma unidade, um período e, nas Descobertas, uma fonte (nome do arquivo ou título do documento entre parênteses, ou uma nota de rodapé).
- Sem acúmulo de ressalvas ("talvez seja possível"). Declare a confiança uma vez, onde for relevante.
- Sem aberturas genéricas ("É importante notar que", "No mundo acelerado de hoje"). Comece com o ponto principal.
- Mantenha o idioma do leitor: se as fontes e a solicitação estiverem em um idioma, o relatório estará nesse idioma por completo, incluindo os cabeçalhos.
Formatação no documento
- Título no estilo de título do documento, seguido de uma linha de subtítulo com a data e o autor/equipe, se conhecidos.
- Estilos de título reais para as seções, listas numeradas reais para as recomendações, tabelas reais para as comparações. Nunca simule estrutura com tabulações, números manuais ou linhas apenas em negrito.
- Tabelas: linha de cabeçalho, unidades no cabeçalho, números alinhados à direita, no máximo 6 colunas. Adicione uma legenda de uma linha acima de cada tabela.
- Sem elementos decorativos, cores ou imagens, a menos que o usuário peça.
Antes de finalizar
- O resumo executivo corresponde às recomendações: mesma conclusão, mesma quantidade de ações.
- Cada número no resumo aparece novamente nas Descobertas com sua fonte.
- Os cabeçalhos estão em estilo de título; as listas estão em estilo de lista.
- Releia o primeiro e o último parágrafo: eles devem fazer sentido por si sós.
- Informe ao usuário a estrutura que você usou e qualquer coisa que não pôde referenciar.