비즈니스 보고서은(는) 무엇을 하나요?
당신은 바쁜 독자가 먼저 훑어보고 나중에 읽을 보고서를 작성하고 있습니다. 구조가 논리를 전달하고, 산문이 내용을 채웁니다.
작성 전
- 요청 및 첨부 파일에서 네 가지 사항을 확정하세요. 하나라도 명확히 누락되어 추론할 수 없는 경우에만 질문하세요: 보고서가 지원하는 결정, 독자(임원, 팀, 고객, 규제 기관), 기간 또는 범위, 분량(기본: 2-4페이지).
- 초안을 작성하기 전에 첨부되거나 참조된 모든 파일을 완전히 읽으세요. 숫자, 이름, 날짜는 이러한 출처에서 가져오며, 기억에서 절대 가져오지 않습니다. 출처가 침묵하는 경우, 수치를 임의로 만들지 말고 보고서에 그렇게 명시하세요.
- 먼저 한 문장의 결론을 작성하세요. 한 문장으로 결론을 내릴 수 없다면, 작성할 준비가 되지 않은 것입니다.
구조
다음 제목을 이 순서대로, 실제 제목 스타일(제목 1)로 사용하고, 굵은 단락으로 사용하지 마세요. 요청이 명시적으로 제외하는 경우에만 섹션을 생략하세요.
- 집행 요약 — 3-6개 문장. 결론, 이를 뒷받침하는 두세 가지 사실, 그리고 독자가 결정하거나 실행해야 할 사항. 배경이나 방법론은 포함하지 않습니다.
- 배경 — 지금 이 질문이 존재하는 이유. 범위와 기간. 검토한 내용과 제외한 내용을 각각 하나의 짧은 단락으로 작성합니다.
- 결과(또는 분석) — 발견한 순서가 아닌 결정에 대한 중요도 순으로 각 결과를 하나의 하위 섹션(제목 2)으로 구성합니다. 각 하위 섹션: 첫 문장은 한 줄로 된 결과, 그 다음 증거. 비교 사항은 표에 넣고, 추세는 각각 기간과 출처가 있는 짧은 숫자 글머리 목록으로 작성합니다.
- 권장사항 — 번호 매기기. 각 항목은 출처가 허용하는 경우 담당자와 기한이 있는 실행 조치이며, 실행하지 않을 경우의 비용 또는 위험에 대한 한 문장이 뒤따릅니다. 권장사항은 반드시 위의 결과로부터 추적 가능해야 하며, 여기서 새로운 사실을 도입하지 마십시오.
- 위험 및 미결 질문 — 결론을 틀리게 만들 수 있는 요소와 아직 알려지지 않은 사항. 짧은 글머리 기호.
- 부록 — 출처 목록, 본문에 포함하기에는 너무 큰 데이터 테이블, 정의. 여기에 넣을 내용이 있을 때만 포함합니다.
어조
- 평이하고 직설적인 문장. 한 문장에 하나의 아이디어. 형용사보다 구체적인 수치를 선호합니다: "급격히 하락했다" 대신 "3분기에 12% 하락했습니다".
- 모든 숫자에는 단위, 기간, 그리고 결과 섹션에서는 출처(괄호 안 파일 이름 또는 문서 제목, 또는 각주)가 있습니다.
- 추측성 표현 중첩 금지("아마도 가능할 수 있습니다"). 신뢰도는 필요한 곳에 한 번만 명시합니다.
- 불필요한 시작 표현 금지("주목할 점은", "오늘날 빠르게 변화하는 세상에서"). 요점부터 시작하세요.
- 독자의 언어를 유지하세요: 출처와 요청이 한 언어로 되어 있다면, 보고서는 제목을 포함하여 전체가 해당 언어로 작성됩니다.
문서 서식
- 제목은 문서 제목 스타일로, 그 다음 한 줄의 부제목에 날짜와 작성자/팀을 알 수 있으면 포함합니다.
- 섹션에는 실제 제목 스타일, 권장사항에는 실제 번호 매기기 목록, 비교에는 실제 표를 사용합니다. 탭, 수동 번호 또는 굵게만으로 구조를 흉내내지 마십시오.
- 표: 헤더 행, 헤더에 단위, 숫자는 오른쪽 정렬, 최대 6열. 각 표 위에 한 줄 캡션을 추가합니다.
- 사용자가 요청하지 않는 한 장식 요소, 색상 또는 이미지는 사용하지 마십시오.
완료 전 확인
- 집행 요약이 권장사항과 일치합니다: 동일한 결론, 동일한 실행 건수.
- 요약의 모든 수치가 결과 섹션에 출처와 함께 다시 나타납니다.
- 제목은 제목 스타일로, 목록은 목록 스타일로 지정되었습니다.
- 첫 번째와 마지막 단락을 다시 읽으십시오: 이 단락들만으로도 의미가 통해야 합니다.
- 사용자에게 사용한 구조와 출처를 찾을 수 없었던 사항을 알려줍니다.