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請求書整理スキル

このスキルは、請求書、領収書、および財務書類の乱雑なフォルダを、手作業なしで税務申告準備済みのクリーンなファイリングシステムに変換します。

このスキルを使用するタイミング

• 確定申告シーズンに備えて、整理された記録が必要なとき
• 複数の取引先にわたる事業経費を管理するとき
• 乱雑なフォルダやメールのダウンロードフォルダにある領収書を整理するとき
• 継続的な帳簿整理のために請求書の自動ファイリングを設定するとき
• 財務記録を年やカテゴリ別にアーカイブするとき
• 経費精算のために支出を照合するとき
• 税理士向けの書類を準備するとき

このスキルの機能

1. 請求書の内容を読み取り：PDF、画像、文書から以下の情報を抽出します：

   • 仕入先/会社名
   • 請求書番号
   • 日付
   • 金額
   • 製品またはサービスの説明
   • 支払い方法

2. ファイル名を一貫してリネーム：標準化されたファイル名を作成します：

   • 形式: YYYY-MM-DD 仕入先 - 請求書 - 製品またはサービス.pdf
   • 例: 2024-03-15 Adobe - 請求書 - Creative Cloud.pdf

3. カテゴリ別に整理：論理的なフォルダに分類します：

   • 仕入先別
   • 経費カテゴリ別（ソフトウェア、オフィス、旅費など）
   • 期間別（年、四半期、月）
   • 税区分別（控除対象、個人など）

4. 複数の形式に対応：以下の形式で動作します：

   • PDF請求書
   • スキャンされた領収書（JPG、PNG）
   • メールの添付ファイル
   • スクリーンショット
   • 銀行取引明細書

5. 元のファイルを保持：組織化されたコピーを作成しつつ、元のファイルを保存します

使用方法

基本的な使用方法

乱雑な請求書フォルダに移動します：

cd ~/Desktop/receipts-to-sort

次に、Claude Codeに依頼します：

これらの請求書を税金用に整理してください

または、より具体的に：

このフォルダ内のすべての請求書を読み取り、"YYYY-MM-DD 仕入先 - 請求書 - 製品.pdf"形式にリネームし、仕入先ごとに整理してください

高度な整理

これらの請求書を整理してください：
1. 各ファイルから日付、仕入先、説明を抽出
2. 標準形式にリネーム
3. 経費カテゴリ（ソフトウェア、オフィス、旅費など）別にフォルダに分類
4. すべての請求書詳細を含むCSVスプレッドシートを作成（税理士用）

手順

ユーザーが請求書整理をリクエストした場合：

1. フォルダをスキャン

   すべての請求書ファイルを特定します：

   # 請求書関連ファイルをすべて検索
   find . -type f \( -name "*.pdf" -o -name "*.jpg" -o -name "*.png" \) -print
   

   結果を報告します：

   • ファイルの総数
   • ファイルタイプ
   • 日付範囲（名前から判別できる場合）
   • 現在の整理状態（またはその欠如）

2. 各ファイルから情報を抽出

   各請求書について、以下を抽出します：

   PDF請求書から：

   • テキスト抽出を使用して請求書の内容を読み取ります
   • 一般的なパターンを探します：
     • "請求日", "日付", "発行日"
     • "請求書番号", "請求書#"
     • 会社名（通常は上部）
     • "請求額", "合計", "金額"
     • "説明", "サービス", "製品"

   画像領収書から：

   • 画像から表示テキストを読み取ります
   • 仕入先名を特定します（多くの場合、上部）
   • 日付を探します（一般的な形式）
   • 合計金額を見つけます

   不明瞭なファイルのフォールバック：

   • ファイル名の手がかりを使用します
   • ファイルの作成日/変更日を確認します
   • 重要な情報が不足している場合は、手動レビュー用にフラグを立てます

3. 整理戦略を決定

   指定されていない場合は、ユーザーの好みを尋ねます：

   [X]件の請求書を[日付範囲]で見つけました。
   
   どのように整理しますか？
   
   1. **仕入先別**（Adobe/, Amazon/, Stripe/ など）
   2. **カテゴリ別**（ソフトウェア/, オフィス用品/, 旅費/ など）
   3. **日付別**（2024/Q1/, 2024/Q2/ など）
   4. **税区分別**（控除対象/, 個人/ など）
   5. **カスタム**（構造を記述してください）
   
   または、デフォルトの構造を使用できます：年/カテゴリ/仕入先
   

4. 標準化されたファイル名を作成

   各請求書に対して、以下のパターンに従ったファイル名を作成します：

   YYYY-MM-DD 仕入先 - 請求書 - 説明.ext
   

   例：

   • 2024-03-15 Adobe - 請求書 - Creative Cloud.pdf
   • 2024-01-10 Amazon - 領収書 - オフィス用品.pdf
   • 2023-12-01 Stripe - 請求書 - 月次決済手数料.pdf

   ファイル名のベストプラクティス：

   • ハイフン以外の特殊文字を削除します
   • 仕入先名を適切に大文字にします
   • 説明は簡潔かつ意味のあるものにします
   • ソートのために日付形式（YYYY-MM-DD）を一貫して使用します
   • 元のファイル拡張子を保持します

5. 整理を実行

   ファイルを移動する前に、計画を表示します：

   # 整理計画
   
   ## 提案構造
   

   請求書/ ├── 2023/ │ ├── ソフトウェア/ │ │ ├── Adobe/ │ │ └── Microsoft/ │ ├── サービス/ │ └── オフィス/ └── 2024/ ├── ソフトウェア/ ├── サービス/ └── オフィス/

   
   ## 変更例
   
   変更前: `invoice_adobe_march.pdf`
   変更後: `2024-03-15 Adobe - 請求書 - Creative Cloud.pdf`
   保存先: `請求書/2024/ソフトウェア/Adobe/`
   
   変更前: `IMG_2847.jpg`
   変更後: `2024-02-10 Staples - 領収書 - オフィス用品.jpg`
   保存先: `請求書/2024/オフィス/Staples/`
   
   [X]件のファイルを処理しますか？ (はい/いいえ)
   

   承認後：

   # フォルダ構造を作成
   mkdir -p "請求書/2024/ソフトウェア/Adobe"
   
   # 元のファイルを保持するためにコピー（移動しない）
   cp "original.pdf" "請求書/2024/ソフトウェア/Adobe/2024-03-15 Adobe - 請求書 - Creative Cloud.pdf"
   
   # または、ユーザーが希望する場合は移動
   mv "original.pdf" "新しいパス/標準化された名前.pdf"
   

6. サマリーレポートを生成

   すべての請求書詳細を含むCSVファイルを作成します：

   日付,仕入先,請求書番号,説明,金額,カテゴリ,ファイルパス
   2024-03-15,Adobe,INV-12345,Creative Cloud,52.99,ソフトウェア,請求書/2024/ソフトウェア/Adobe/2024-03-15 Adobe - 請求書 - Creative Cloud.pdf
   2024-03-10,Amazon,123-4567890-1234567,オフィス用品,127.45,オフィス,請求書/2024/オフィス/Amazon/2024-03-10 Amazon - 領収書 - オフィス用品.pdf
   ...
   

   このCSVは以下に役立ちます：

   • 会計ソフトへのインポート
   • 税理士との共有
   • 経費の追跡とレポート
   • 税務申告の準備

7. 完了サマリーを提供

   # 整理完了！ 📊
   
   ## サマリー
   - **処理済み**: [X] 件の請求書
   - **日付範囲**: [最も古い] から [最も新しい]
   - **合計金額**: $[合計]（金額が抽出された場合）
   - **仕入先**: [Y] 件のユニークな仕入先
   
   ## 新しい構造
   

   請求書/ ├── 2024/ (45ファイル) │ ├── ソフトウェア/ (23ファイル) │ ├── サービス/ (12ファイル) │ └── オフィス/ (10ファイル) └── 2023/ (12ファイル)

   
   ## 作成されたファイル
   - `/請求書/` - 整理された請求書
   - `/請求書/請求書サマリー.csv` - 会計用スプレッドシート
   - `/請求書/原本/` - 元のファイル（コピーした場合）
   
   ## レビューが必要なファイル
   [情報を完全に抽出できなかったファイルをリスト]
   
   ## 次のステップ
   1. `請求書サマリー.csv` ファイルを確認
   2. 「レビューが必要」フォルダのファイルを確認
   3. CSVを会計ソフトにインポート
   4. 今後の請求書の自動整理を設定
   
   確定申告の準備完了！ 🎉
   

例

例1：税金申告準備（Martin Merschroth氏より）

ユーザー：「税金用の請求書が乱雑なフォルダにあります。並べ替えて適切にリネームしてください。」

処理手順：

1. フォルダをスキャン：147件のPDFと画像を検出
2. 各請求書を読み取り、以下を抽出：
   • 日付
   • 仕入先名
   • 請求書番号
   • 製品/サービスの説明
3. すべてのファイルをリネーム：YYYY-MM-DD 仕入先 - 請求書 - 製品.pdf
4. 以下に整理：2024/ソフトウェア/, 2024/旅費/ など
5. 税理士用の 請求書サマリー.csv を作成
6. 結果：税務申告準備完了の整理された請求書が数分で完成

例2：月次経費照合

ユーザー：「先月の事業領収書をカテゴリ別に整理してください。」

出力：

# 2024年3月 領収書を整理

## カテゴリ別
- ソフトウェア＆ツール: $847.32 (12件の請求書)
- オフィス用品: $234.18 (8件の領収書)
- 旅費＆食事: $1,456.90 (15件の領収書)
- 専門サービス: $2,500.00 (3件の請求書)

合計: $5,038.40

すべての領収書をリネームし、以下にファイリング：
`事業領収書/2024/03-3月/[カテゴリ]/`

CSVエクスポート: `2024年3月経費.csv`

例3：複数年アーカイブ

ユーザー：「3年分のランダムな請求書があります。年別、そして仕入先別に整理してください。」

出力：以下の構造を作成：

請求書/
├── 2022/
│   ├── Adobe/
│   ├── Amazon/
│   └── ...
├── 2023/
│   ├── Adobe/
│   ├── Amazon/
│   └── ...
└── 2024/
    ├── Adobe/
    ├── Amazon/
    └── ...

各ファイルは日付と説明で適切にリネームされました。

例4：メールダウンロードのクリーンアップ

ユーザー：「Gmailから請求書をダウンロードしました。すべて 'invoice.pdf', 'invoice(1).pdf' などという名前です。この混乱を整理してください。」

出力：

89ファイルすべてが "invoice*.pdf" という名前で見つかりました

各ファイルを読み取り、実際の情報を抽出しています...

リネーム例：
- invoice.pdf → 2024-03-15 Shopify - 請求書 - 月次サブスクリプション.pdf
- invoice(1).pdf → 2024-03-14 Google - 請求書 - Workspace.pdf
- invoice(2).pdf → 2024-03-10 Netlify - 請求書 - Pro プラン.pdf

すべてのファイルをリネームし、仕入先別に整理しました。

一般的な整理パターン

仕入先別（シンプル）

請求書/
├── Adobe/
├── Amazon/
├── Google/
└── Microsoft/

年とカテゴリ別（税務申告に最適）

請求書/
├── 2023/
│   ├── ソフトウェア/
│   ├── ハードウェア/
│   ├── サービス/
│   └── 旅費/
└── 2024/
    └── ...

四半期別（詳細な追跡）

請求書/
├── 2024/
│   ├── Q1/
│   │   ├── ソフトウェア/
│   │   ├── オフィス/
│   │   └── 旅費/
│   └── Q2/
│       └── ...

税区分別（税理士準備済み）

請求書/
├── 控除対象/
│   ├── ソフトウェア/
│   ├── オフィス/
│   └── 専門サービス/
├── 一部控除対象/
│   └── 食事旅費/
└── 個人/

自動化設定

継続的な整理のために：

~/Downloads/invoices フォルダを監視し、新しい請求書ファイルが到着したら
標準の命名規則とフォルダ構造を使用して自動整理するスクリプトを作成してください。

これにより、請求書が届くと自動的に整理される永続的なソリューションが作成されます。

プロのヒント

1. メールをPDFにスキャン：Previewなどを使って、メールの請求書をまずPDFとして保存します
2. 一貫したダウンロード：すべての請求書を一つのフォルダに保存し、バッチ処理します
3. 月次のルーティン：年に一度ではなく、毎月請求書を整理します
4. 原本をバックアップ：再整理する前に元のファイルを保存します
5. CSVに金額を含める：予算追跡に役立ちます
6. 控除可能性でタグ付け：どの経費が税控除対象かを明記します
7. 領収書を7年間保存：標準的な監査期間です

特別なケースの処理

情報不足

日付/仕入先が抽出できない場合：

• 手動レビュー用にファイルにフラグを立てます
• ファイルの変更日をフォールバックとして使用します
• 「レビューが必要/」フォルダを作成します

重複した請求書

同じ請求書が複数回出現する場合：

• ファイルハッシュを比較します
• 最高品質のバージョンを保持します
• サマリーに重複を記載します

複数ページの請求書

複数のファイルに分割された請求書の場合：

• 必要に応じてPDFを結合します
• パーツに一貫した名前を使用します
• 請求書が分割されている場合はCSVに記載します

非標準形式

珍しい領収書形式の場合：

• 可能なものを抽出します
• 標準化できるものは標準化します
• 重要な情報が不足している場合はレビュー用にフラグを立てます

関連するユースケース

• 経費精算のための経費報告書の作成
• 銀行取引明細書の整理
• 取引先契約の管理
• 古い財務記録のアーカイブ
• 監査の準備
• サブスクリプションコストの経時追跡