송장 정리기 (Invoice Organizer)
이 스킬은 송장, 영수증, 재무 문서가 뒤죽박죽인 폴더를 수동 작업 없이 깔끔하고 세금 신고 준비가 된 파일링 시스템으로 변환합니다.
이 스킬을 사용해야 할 때
- 세금 시즌을 준비하며 정리된 기록이 필요할 때
- 여러 공급업체의 업무 비용을 관리할 때
- 지저분한 폴더나 이메일 다운로드에서 영수증을 정리할 때
- 지속적인 장부 정리를 위해 송장 자동 분류를 설정할 때
- 연도나 범주별로 재무 기록을 보관할 때
- 비용 환급을 위해 지출 내역을 조정할 때
- 회계사를 위한 문서를 준비할 때
이 스킬이 하는 일
-
송장 콘텐츠 읽기: PDF, 이미지, 문서에서 정보 추출:
- 공급업체/회사명
- 송장 번호
- 날짜
- 금액
- 제품 또는 서비스 설명
- 결제 수단
-
파일명 일관되게 변경: 표준화된 파일명 생성:
- 형식:
YYYY-MM-DD Vendorname - Invoice - ProductOrService.pdf - 예시:
2024-03-15 Adobe - Invoice - Creative Cloud.pdf
- 형식:
-
범주별 정리: 논리적인 폴더로 분류:
- 공급업체별
- 비용 범주별 (소프트웨어, 사무용품, 여행 등)
- 기간별 (연, 분기, 월)
- 세금 범주별 (공제 가능, 개인용 등)
-
다양한 형식 지원:
- PDF 송장
- 스캔 영수증 (JPG, PNG)
- 이메일 첨부 파일
- 스크린샷
- 은행 거래 내역서
-
원본 유지: 원본 파일을 보존하면서 복사본을 정리
사용 방법
기본 사용법
지저분한 송장 폴더로 이동:
cd ~/Desktop/receipts-to-sort
그런 다음 Claude Code에게 요청:
이 송장들을 세금 신고용으로 정리해 줘
또는 더 구체적으로:
이 폴더에 있는 모든 송장을 읽고, "YYYY-MM-DD Vendor - Invoice - Product.pdf" 형식으로
이름을 바꾸고, 공급업체별로 정리해 줘
고급 정리
이 송장들을 정리해 줘:
1. 각 파일에서 날짜, 공급업체, 설명 추출
2. 표준 형식으로 이름 변경
3. 비용 범주별 폴더로 분류 (소프트웨어, 사무용품, 여행 등)
4. 모든 송장 세부 정보가 담긴 CSV 스프레드시트를 회계사용으로 생성
지침
사용자가 송장 정리를 요청하면:
-
폴더 스캔
모든 송장 파일 식별:
# 송장 관련 파일 모두 찾기 find . -type f \( -name "*.pdf" -o -name "*.jpg" -o -name "*.png" \) -print결과 보고:
- 총 파일 수
- 파일 유형
- 파일명에서 추정 가능한 날짜 범위
- 현재 정리 상태 (또는 부재)
-
각 파일에서 정보 추출
각 송장에 대해 다음 정보 추출:
PDF 송장에서:
- 텍스트 추출을 사용하여 송장 내용 읽기
- 일반적인 패턴 찾기:
- "Invoice Date:", "Date:", "Issued:"
- "Invoice #:", "Invoice Number:"
- 회사명 (보통 상단에 위치)
- "Amount Due:", "Total:", "Amount:"
- "Description:", "Service:", "Product:"
이미지 영수증에서:
- 이미지에서 보이는 텍스트 읽기
- 공급업체명 식별 (보통 상단)
- 날짜 찾기 (일반적인 형식)
- 총 금액 찾기
명확하지 않은 파일의 대체 방법:
- 파일명 단서 활용
- 파일 생성/수정 날짜 확인
- 중요한 정보가 누락된 경우 수동 검토용으로 표시
-
정리 전략 결정
사용자가 지정하지 않은 경우 선호도 물어보기:
[X]개의 송장을 [날짜 범위]에서 찾았습니다. 어떻게 정리할까요? 1. **공급업체별** (Adobe/, Amazon/, Stripe/ 등) 2. **범주별** (Software/, Office Supplies/, Travel/ 등) 3. **날짜별** (2024/Q1/, 2024/Q2/ 등) 4. **세금 범주별** (Deductible/, Personal/ 등) 5. **사용자 지정** (원하는 구조를 설명해 주세요) 또는 기본 구조를 사용할 수 있습니다: Year/Category/Vendor -
표준화된 파일명 생성
각 송장에 대해 다음 패턴의 파일명 생성:
YYYY-MM-DD Vendor - Invoice - Description.ext예시:
2024-03-15 Adobe - Invoice - Creative Cloud.pdf2024-01-10 Amazon - Receipt - Office Supplies.pdf2023-12-01 Stripe - Invoice - Monthly Payment Processing.pdf
파일명 모범 사례:
- 하이픈을 제외한 특수 문자 제거
- 공급업체명은 적절하게 대문자화
- 설명은 간결하지만 의미 있게 유지
- 정렬을 위해 일관된 날짜 형식(YYYY-MM-DD) 사용
- 원본 파일 확장자 유지
-
정리 실행
파일을 이동하기 전에 계획 보여주기:
# 정리 계획 ## 제안된 구조Invoices/ ├── 2023/ │ ├── Software/ │ │ ├── Adobe/ │ │ └── Microsoft/ │ ├── Services/ │ └── Office/ └── 2024/ ├── Software/ ├── Services/ └── Office/
## 변경 사항 예시 이전: `invoice_adobe_march.pdf` 이후: `2024-03-15 Adobe - Invoice - Creative Cloud.pdf` 위치: `Invoices/2024/Software/Adobe/` 이전: `IMG_2847.jpg` 이후: `2024-02-10 Staples - Receipt - Office Supplies.jpg` 위치: `Invoices/2024/Office/Staples/` [X]개의 파일을 처리할까요? (yes/no)승인 후:
# 폴더 구조 생성 mkdir -p "Invoices/2024/Software/Adobe" # 원본 보존을 위해 복사 (이동하지 않음) cp "original.pdf" "Invoices/2024/Software/Adobe/2024-03-15 Adobe - Invoice - Creative Cloud.pdf" # 사용자가 원하는 경우 이동 mv "original.pdf" "new/path/standardized-name.pdf" -
요약 보고서 생성
모든 송장 세부 정보가 담긴 CSV 파일 생성:
Date,Vendor,Invoice Number,Description,Amount,Category,File Path 2024-03-15,Adobe,INV-12345,Creative Cloud,52.99,Software,Invoices/2024/Software/Adobe/2024-03-15 Adobe - Invoice - Creative Cloud.pdf 2024-03-10,Amazon,123-4567890-1234567,Office Supplies,127.45,Office,Invoices/2024/Office/Amazon/2024-03-10 Amazon - Receipt - Office Supplies.pdf ...이 CSV는 다음에 유용:
- 회계 소프트웨어로 가져오기
- 회계사와 공유
- 지출 추적 및 보고
- 세금 신고 준비
-
완료 요약 제공
# 정리 완료! 📊 ## 요약 - **처리됨**: [X]개의 송장 - **날짜 범위**: [가장 이른] ~ [가장 늦은] - **총 금액**: $[합계] (금액이 추출된 경우) - **공급업체**: [Y]개의 고유 공급업체 ## 새 구조Invoices/ ├── 2024/ (45개 파일) │ ├── Software/ (23개 파일) │ ├── Services/ (12개 파일) │ └── Office/ (10개 파일) └── 2023/ (12개 파일)
## 생성된 파일 - `/Invoices/` - 정리된 송장 - `/Invoices/invoice-summary.csv` - 회계용 스프레드시트 - `/Invoices/originals/` - 원본 파일 (복사한 경우) ## 검토 필요한 파일 [정보가 완전히 추출되지 않은 파일 목록] ## 다음 단계 1. `invoice-summary.csv` 파일 검토 2. "Needs Review" 폴더의 파일 확인 3. CSV를 회계 소프트웨어로 가져오기 4. 향후 송장 자동 정리 설정 세금 시즌 준비 완료! 🎉
예시
예시 1: 세금 신고 준비 (Martin Merschroth 제공)
사용자: "세금 신고용 송장이 뒤죽박죽인 폴더가 있어요. 정리하고 이름을 제대로 변경해 주세요."
과정:
- 폴더 스캔: 147개의 PDF 및 이미지 발견
- 각 송장 읽어서 다음 정보 추출:
- 날짜
- 공급업체명
- 송장 번호
- 제품/서비스 설명
- 모든 파일 이름 변경:
YYYY-MM-DD Vendor - Invoice - Product.pdf - 정리:
2024/Software/,2024/Travel/등 - 회계사용
invoice-summary.csv생성 - 결과: 수 분 만에 세금 신고 준비 완료된 정리된 송장
예시 2: 월별 비용 조정
사용자: "지난달 업무 영수증을 범주별로 정리해 주세요."
출력:
# 2024년 3월 영수증 정리 완료
## 범주별
- 소프트웨어 및 도구: $847.32 (12개 송장)
- 사무용품: $234.18 (8개 영수증)
- 여행 및 식사: $1,456.90 (15개 영수증)
- 전문 서비스: $2,500.00 (3개 송장)
합계: $5,038.40
모든 영수증 이름 변경 및 다음 위치에 정리:
`Business-Receipts/2024/03-March/[Category]/`
CSV 내보내기: `march-2024-expenses.csv`
예시 3: 다년도 아카이브
사용자: "3년 치 무작위 송장이 있어요. 연도별로, 그 다음엔 공급업체별로 정리해 주세요."
출력: 다음 구조 생성:
Invoices/
├── 2022/
│ ├── Adobe/
│ ├── Amazon/
│ └── ...
├── 2023/
│ ├── Adobe/
│ ├── Amazon/
│ └── ...
└── 2024/
├── Adobe/
├── Amazon/
└── ...
각 파일은 날짜와 설명으로 올바르게 이름 변경됨.
예시 4: 이메일 다운로드 정리
사용자: "Gmail에서 송장을 다운로드했는데 모두 'invoice.pdf', 'invoice(1).pdf'처럼 이름이 지정되어 있어요. 이 엉망을 고쳐 주세요."
출력:
총 89개 파일을 모두 "invoice*.pdf"로 찾았습니다.
각 파일을 읽어 실제 정보를 추출 중...
이름 변경 예시:
- invoice.pdf → 2024-03-15 Shopify - Invoice - Monthly Subscription.pdf
- invoice(1).pdf → 2024-03-14 Google - Invoice - Workspace.pdf
- invoice(2).pdf → 2024-03-10 Netlify - Invoice - Pro Plan.pdf
모든 파일 이름이 변경되고 공급업체별로 정리되었습니다.
일반적인 정리 패턴
공급업체별 (간단)
Invoices/
├── Adobe/
├── Amazon/
├── Google/
└── Microsoft/
연도 및 범주별 (세금 친화적)
Invoices/
├── 2023/
│ ├── Software/
│ ├── Hardware/
│ ├── Services/
│ └── Travel/
└── 2024/
└── ...
분기별 (상세 추적)
Invoices/
├── 2024/
│ ├── Q1/
│ │ ├── Software/
│ │ ├── Office/
│ │ └── Travel/
│ └── Q2/
│ └── ...
세금 범주별 (회계사 준비 완료)
Invoices/
├── Deductible/
│ ├── Software/
│ ├── Office/
│ └── Professional-Services/
├── Partially-Deductible/
│ └── Meals-Travel/
└── Personal/
자동화 설정
지속적인 정리를 위해:
내 ~/Downloads/invoices 폴더를 감시하고
새로운 송장 파일이 들어오면 표준 명명 및
폴더 구조를 사용하여 자동으로 정리하는 스크립트를 만들어 줘.
이렇게 하면 송장이 도착할 때마다 자동으로 정리하는 영구적인 솔루션이 생성됩니다.
프로 팁
- 이메일을 PDF로 스캔: Preview 등을 사용하여 이메일 송장을 먼저 PDF로 저장
- 일관된 다운로드: 모든 송장을 한 폴더에 저장하여 일괄 처리
- 월별 루틴: 매년이 아니라 매월 송장 정리
- 원본 백업: 재정리 전에 원본 파일 보관
- CSV에 금액 포함: 예산 추적에 유용
- 공제 가능 여부 태그: 세금 공제 가능한 비용 표시
- 영수증 7년 보관: 표준 감사 기간
특수 사례 처리
정보 누락
날짜/공급업체를 추출할 수 없는 경우:
- 수동 검토용으로 파일 표시
- 대체 방법으로 파일 수정 날짜 사용
- "Needs-Review/" 폴더 생성
중복 송장
동일한 송장이 여러 번 나타나는 경우:
- 파일 해시 비교
- 최고 품질 버전 유지
- 요약에 중복 표시
다중 페이지 송장
여러 파일로 분할된 송장:
- 필요한 경우 PDF 병합
- 부분에 일관된 명명 사용
- 송장이 분할된 경우 CSV에 표시
비표준 형식
특이한 영수증 형식의 경우:
- 가능한 부분 추출
- 가능한 부분 표준화
- 중요한 정보가 누락된 경우 검토 표시
관련 사용 사례
- 환급 신청용 경비 보고서 작성
- 은행 거래 내역서 정리
- 공급업체 계약 관리
- 오래된 재무 기록 보관
- 감사 준비
- 시간 경과에 따른 구독 비용 추적