ComposioHQ/Rechnungsorganisator

Was macht Rechnungsorganisator?

Dieser Skill verwandelt unübersichtliche Ordner mit Rechnungen, Quittungen und Finanzdokumenten in ein sauberes, steuerfertiges Ablagesystem – ganz ohne manuellen Aufwand.

Wann dieser Skill verwendet werden sollte

• Vorbereitung auf die Steuersaison und benötigen organisierte Unterlagen
• Verwaltung von Geschäftsausgaben über mehrere Anbieter hinweg
• Organisation von Quittungen aus einem unübersichtlichen Ordner oder E-Mail-Downloads
• Einrichtung einer automatischen Rechnungsablage für die laufende Buchhaltung
• Archivierung von Finanzunterlagen nach Jahr oder Kategorie
• Abgleich von Ausgaben für die Erstattung
• Erstellung von Unterlagen für Steuerberater

Was dieser Skill tut

1. Rechnungsinhalte lesen: Extrahiert Informationen aus PDFs, Bildern und Dokumenten:

   • Anbieter-/Firmenname
   • Rechnungsnummer
   • Datum
   • Betrag
   • Produkt- oder Dienstleistungsbeschreibung
   • Zahlungsmethode

2. Dateien konsistent umbenennen: Erstellt standardisierte Dateinamen:

   • Format: JJJJ-MM-TT Anbieter – Rechnung – ProduktOderDienstleistung.pdf
   • Beispiele: 2024-03-15 Adobe – Rechnung – Creative Cloud.pdf

3. Nach Kategorie organisieren: Sortiert in logische Ordner:

   • Nach Anbieter
   • Nach Ausgabenkategorie (Software, Büro, Reise etc.)
   • Nach Zeitraum (Jahr, Quartal, Monat)
   • Nach Steuerkategorie (abzugsfähig, privat etc.)

4. Mehrere Formate verarbeiten: Arbeitet mit:

   • PDF-Rechnungen
   • Gescannten Quittungen (JPG, PNG)
   • E-Mail-Anhängen
   • Screenshots
   • Kontoauszügen

5. Originale erhalten: Behält Originaldateien bei, während Kopien organisiert werden

So wird es verwendet

Grundlegende Nutzung

Navigieren Sie zu Ihrem unübersichtlichen Rechnungsordner:

cd ~/Desktop/receipts-to-sort

Dann fragen Sie Claude Code:

Organiere diese Rechnungen für Steuerzwecke

Oder spezifischer:

Lies alle Rechnungen in diesem Ordner, benenne sie in das Format
"JJJJ-MM-TT Anbieter – Rechnung – Produkt.pdf" um und sortiere sie nach Anbieter

Erweiterte Organisation

Organisiere diese Rechnungen:
1. Extrahiere Datum, Anbieter und Beschreibung aus jeder Datei
2. Benenne in das Standardformat um
3. Sortiere in Ordner nach Ausgabenkategorie (Software, Büro, Reise usw.)
4. Erstelle eine CSV-Tabelle mit allen Rechnungsdetails für meinen Steuerberater

Anleitung

Wenn ein Nutzer die Rechnungsorganisation anfordert:

1. Ordner scannen

   Alle Rechnungsdateien identifizieren:

   # Alle rechnungsbezogenen Dateien finden
   find . -type f \( -name "*.pdf" -o -name "*.jpg" -o -name "*.png" \) -print
   

   Ergebnisse melden:

   • Gesamtanzahl der Dateien
   • Dateitypen
   • Datumsbereich (falls anhand der Namen erkennbar)
   • Aktuelle Organisation (oder deren Fehlen)

2. Informationen aus jeder Datei extrahieren

   Für jede Rechnung extrahieren:

   Aus PDF-Rechnungen:

   • Textextraktion verwenden, um Rechnungsinhalte zu lesen
   • Nach gängigen Mustern suchen:
     • "Rechnungsdatum:", "Datum:", "Ausgestellt:"
     • "Rechnungs-Nr:", "Rechnungsnummer:"
     • Firmenname (meist oben)
     • "Fälliger Betrag:", "Gesamt:", "Betrag:"
     • "Beschreibung:", "Dienstleistung:", "Produkt:"

   Aus Bildquittungen:

   • Sichtbaren Text aus Bildern lesen
   • Anbietername (meist oben) identifizieren
   • Datum (gängige Formate) suchen
   • Gesamtbetrag finden

   Fallback für unklare Dateien:

   • Dateinamen-Hinweise nutzen
   • Dateierstellungs-/Änderungsdatum prüfen
   • Für manuelle Prüfung kennzeichnen, wenn kritische Informationen fehlen

3. Organisationsstrategie festlegen

   Nutzerpräferenz erfragen, falls nicht angegeben:

   Ich habe [X] Rechnungen aus dem Zeitraum [Datumsbereich] gefunden.
   
   Wie möchten Sie sie organisiert haben?
   
   1. **Nach Anbieter** (Adobe/, Amazon/, Stripe/, usw.)
   2. **Nach Kategorie** (Software/, Bürobedarf/, Reise/, usw.)
   3. **Nach Datum** (2024/Q1/, 2024/Q2/, usw.)
   4. **Nach Steuerkategorie** (abzugsfähig/, privat/, usw.)
   5. **Benutzerdefiniert** (beschreiben Sie Ihre Struktur)
   
   Oder ich verwende eine Standardstruktur: Jahr/Kategorie/Anbieter
   

4. Standardisierten Dateinamen erstellen

   Für jede Rechnung einen Dateinamen nach folgendem Muster erstellen:

   JJJJ-MM-TT Anbieter – Rechnung – Beschreibung.erw
   

   Beispiele:

   • 2024-03-15 Adobe – Rechnung – Creative Cloud.pdf
   • 2024-01-10 Amazon – Quittung – Bürobedarf.pdf
   • 2023-12-01 Stripe – Rechnung – Monatliche Zahlungsabwicklung.pdf

   Best Practices für Dateinamen:

   • Sonderzeichen außer Bindestrichen entfernen
   • Anbieternamen korrekt großschreiben
   • Beschreibungen prägnant, aber aussagekräftig halten
   • Einheitliches Datumsformat (JJJJ-MM-TT) für die Sortierung verwenden
   • Originaldateiendung beibehalten

5. Organisation ausführen

   Vor dem Verschieben der Dateien den Plan anzeigen:

   # Organisationsplan
   
   ## Vorgeschlagene Struktur
   

   Rechnungen/ ├── 2023/ │ ├── Software/ │ │ ├── Adobe/ │ │ └── Microsoft/ │ ├── Dienstleistungen/ │ └── Büro/ └── 2024/ ├── Software/ ├── Dienstleistungen/ └── Büro/

   
   ## Beispieländerungen
   
   Vorher: `invoice_adobe_march.pdf`
   Nachher: `2024-03-15 Adobe – Rechnung – Creative Cloud.pdf`
   Speicherort: `Rechnungen/2024/Software/Adobe/`
   
   Vorher: `IMG_2847.jpg`
   Nachher: `2024-02-10 Staples – Quittung – Bürobedarf.jpg`
   Speicherort: `Rechnungen/2024/Büro/Staples/`
   
   [X] Dateien verarbeiten? (ja/nein)
   

   Nach Bestätigung:

   # Ordnerstruktur erstellen
   mkdir -p "Rechnungen/2024/Software/Adobe"
   
   # Kopieren (nicht verschieben), um Originale zu erhalten
   cp "original.pdf" "Rechnungen/2024/Software/Adobe/2024-03-15 Adobe – Rechnung – Creative Cloud.pdf"
   
   # Oder verschieben, falls der Nutzer das bevorzugt
   mv "original.pdf" "neuer/pfad/standardisierter-name.pdf"
   

6. Zusammenfassungsbericht erstellen

   Eine CSV-Datei mit allen Rechnungsdetails erstellen:

   Datum,Anbieter,Rechnungsnummer,Beschreibung,Betrag,Kategorie,Dateipfad
   2024-03-15,Adobe,INV-12345,Creative Cloud,52.99,Software,Rechnungen/2024/Software/Adobe/2024-03-15 Adobe – Rechnung – Creative Cloud.pdf
   2024-03-10,Amazon,123-4567890-1234567,Bürobedarf,127.45,Büro,Rechnungen/2024/Büro/Amazon/2024-03-10 Amazon – Quittung – Bürobedarf.pdf
   ...
   

   Diese CSV ist nützlich für:

   • Import in Buchhaltungssoftware
   • Weitergabe an Steuerberater
   • Spesenverfolgung und Berichterstattung
   • Steuervorbereitung

7. Abschlusszusammenfassung bereitstellen

   # Organisation abgeschlossen! 📊
   
   ## Zusammenfassung
   - **Verarbeitet**: [X] Rechnungen
   - **Datumsbereich**: [frühestes] bis [spätestes]
   - **Gesamtbetrag**: €[Summe] (falls Beträge extrahiert)
   - **Anbieter**: [Y] eindeutige Anbieter
   
   ## Neue Struktur
   

   Rechnungen/ ├── 2024/ (45 Dateien) │ ├── Software/ (23 Dateien) │ ├── Dienstleistungen/ (12 Dateien) │ └── Büro/ (10 Dateien) └── 2023/ (12 Dateien)

   
   ## Erstellte Dateien
   - `/Rechnungen/` – Organisierte Rechnungen
   - `/Rechnungen/rechnungs-zusammenfassung.csv` – Tabelle für die Buchhaltung
   - `/Rechnungen/originale/` – Originaldateien (falls kopiert)
   
   ## Dateien mit Prüfbedarf
   [Liste der Dateien, bei denen Informationen nicht vollständig extrahiert werden konnten]
   
   ## Nächste Schritte
   1. Überprüfen Sie die Datei `rechnungs-zusammenfassung.csv`
   2. Prüfen Sie Dateien im Ordner „Prüfbedarf"
   3. Importieren Sie die CSV in Ihre Buchhaltungssoftware
   4. Richten Sie die automatische Organisation für zukünftige Rechnungen ein
   
   Bereit für die Steuersaison! 🎉
   

Beispiele

Beispiel 1: Steuervorbereitung (von Martin Merschroth)

Nutzer: „Ich habe einen unübersichtlichen Ordner mit Rechnungen für Steuerzwecke. Sortiere sie und benenne sie richtig um."

Prozess:

1. Ordner scannen: 147 PDFs und Bilder gefunden
2. Jede Rechnung lesen, um zu extrahieren:
   • Datum
   • Anbietername
   • Rechnungsnummer
   • Produkt-/Dienstleistungsbeschreibung
3. Alle Dateien umbenennen: JJJJ-MM-TT Anbieter – Rechnung – Produkt.pdf
4. Organisieren in: 2024/Software/, 2024/Reise/ usw.
5. rechnungs-zusammenfassung.csv für den Steuerberater erstellen
6. Ergebnis: Steuerfertige, organisierte Rechnungen in Minuten

Beispiel 2: Monatliche Spesenabrechnung

Nutzer: „Organisiere meine Geschäftsbelege vom letzten Monat nach Kategorie."

Ausgabe:

# März 2024 – Belege organisiert

## Nach Kategorie
- Software & Tools: 847,32 € (12 Rechnungen)
- Bürobedarf: 234,18 € (8 Quittungen)
- Reisen & Verpflegung: 1.456,90 € (15 Quittungen)
- Professionelle Dienstleistungen: 2.500,00 € (3 Rechnungen)

Gesamt: 5.038,40 €

Alle Belege umbenannt und abgelegt in:
`Geschaeftsbelege/2024/03-Maerz/[Kategorie]/`

CSV-Export: `maerz-2024-ausgaben.csv`

Beispiel 3: Jahresübergreifendes Archiv

Nutzer: „Ich habe 3 Jahre lang wilde Rechnungen. Sortiere sie nach Jahr, dann nach Anbieter."

Ausgabe: Erstellt Struktur:

Rechnungen/
├── 2022/
│   ├── Adobe/
│   ├── Amazon/
│   └── ...
├── 2023/
│   ├── Adobe/
│   ├── Amazon/
│   └── ...
└── 2024/
    ├── Adobe/
    ├── Amazon/
    └── ...

Jede Datei ordentlich mit Datum und Beschreibung umbenannt.

Beispiel 4: E-Mail-Downloads aufräumen

Nutzer: „Ich lade Rechnungen aus Gmail herunter. Sie heißen alle 'invoice.pdf', 'invoice(1).pdf' usw. Behebe dieses Durcheinander."

Ausgabe:

89 Dateien gefunden, alle mit Namen „invoice*.pdf"

Lese jede Datei, um echte Informationen zu extrahieren...

Umbenannte Beispiele:
- invoice.pdf → 2024-03-15 Shopify – Rechnung – Monatsabonnement.pdf
- invoice(1).pdf → 2024-03-14 Google – Rechnung – Workspace.pdf
- invoice(2).pdf → 2024-03-10 Netlify – Rechnung – Pro Plan.pdf

Alle Dateien wurden umbenannt und nach Anbieter organisiert.

Gängige Organisationsmuster

Nach Anbieter (einfach)

Rechnungen/
├── Adobe/
├── Amazon/
├── Google/
└── Microsoft/

Nach Jahr und Kategorie (steuerfreundlich)

Rechnungen/
├── 2023/
│   ├── Software/
│   ├── Hardware/
│   ├── Dienstleistungen/
│   └── Reise/
└── 2024/
    └── ...

Nach Quartal (detaillierte Verfolgung)

Rechnungen/
├── 2024/
│   ├── Q1/
│   │   ├── Software/
│   │   ├── Büro/
│   │   └── Reise/
│   └── Q2/
│       └── ...

Nach Steuerkategorie (prüfbereit für den Steuerberater)

Rechnungen/
├── Abzugsfaehig/
│   ├── Software/
│   ├── Büro/
│   └── Professionelle-Dienstleistungen/
├── Teilweise-Abzugsfaehig/
│   └── Mahlzeiten-Reisen/
└── Privat/

Automatisierungseinrichtung

Für die laufende Organisation:

Erstelle ein Skript, das meinen Ordner ~/Downloads/rechnungen überwacht
und neue Rechnungsdateien automatisch mit unserer Standard-Namenskonvention
und Ordnerstruktur organisiert.

Dies erstellt eine dauerhafte Lösung, die Rechnungen bei ihrem Eintreffen organisiert.

Profi-Tipps

1. E-Mails als PDF scannen: Verwenden Sie Vorschau oder Ähnliches, um E-Mail-Rechnungen zuerst als PDFs zu speichern
2. Einheitliche Downloads: Speichern Sie alle Rechnungen in einem Ordner für die Stapelverarbeitung
3. Monatliche Routine: Organisieren Sie Rechnungen monatlich, nicht jährlich
4. Originale sichern: Behalten Sie Originaldateien vor der Neuorganisation
5. Beträge in CSV aufnehmen: Nützlich für die Budgetverfolgung
6. Nach Abzugsfähigkeit kennzeichnen: Notieren Sie, welche Ausgaben steuerlich absetzbar sind
7. Belege 7 Jahre aufbewahren: Standardprüfungszeitraum

Umgang mit Sonderfällen

Fehlende Informationen

Wenn Datum/Anbieter nicht extrahiert werden können:

• Datei zur manuellen Prüfung kennzeichnen
• Dateiänderungsdatum als Fallback verwenden
• Ordner „Prüfbedarf/" erstellen

Doppelte Rechnungen

Wenn dieselbe Rechnung mehrfach vorkommt:

• Datei-Hashes vergleichen
• Version mit höchster Qualität behalten
• Duplikate in der Zusammenfassung vermerken

Mehrseitige Rechnungen

Bei Rechnungen, die auf mehrere Dateien verteilt sind:

• PDFs bei Bedarf zusammenführen
• Einheitliche Benennung für Teile verwenden
• In der CSV vermerken, ob die Rechnung aufgeteilt ist

Nicht standardisierte Formate

Bei ungewöhnlichen Belegformaten:

• Extrahieren, was möglich ist
• Standardisieren, was möglich ist
• Zur Prüfung kennzeichnen, wenn kritische Informationen fehlen

Verwandte Anwendungsfälle

• Erstellung von Spesenabrechnungen für Erstattungen
• Organisation von Kontoauszügen
• Verwaltung von Anbieterverträgen
• Archivierung alter Finanzunterlagen
• Vorbereitung auf Betriebsprüfungen
• Verfolgung der Abonnementkosten im Zeitverlauf