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Organizador de Faturas

Esta skill transforma pastas caóticas de faturas, recibos e documentos financeiros em um sistema de arquivamento limpo e pronto para impostos, sem esforço manual.

Quando Usar Esta Skill

• Preparando-se para a temporada de impostos e precisando de registros organizados
• Gerenciando despesas comerciais de vários fornecedores
• Organizando recibos de uma pasta bagunçada ou downloads de e-mail
• Configurando arquivamento automatizado de faturas para contabilidade contínua
• Arquivando registros financeiros por ano ou categoria
• Conciliando despesas para reembolso
• Preparando documentação para contadores

O Que Esta Skill Faz

1. Lê o Conteúdo da Fatura: Extrai informações de PDFs, imagens e documentos:

   • Nome do fornecedor/empresa
   • Número da fatura
   • Data
   • Valor
   • Descrição do produto ou serviço
   • Método de pagamento

2. Renomeia Arquivos de Forma Consistente: Cria nomes de arquivo padronizados:

   • Formato: YYYY-MM-DD Fornecedor - Fatura - ProdutoOuServico.pdf
   • Exemplos: 2024-03-15 Adobe - Fatura - Creative Cloud.pdf

3. Organiza por Categoria: Classifica em pastas lógicas:

   • Por fornecedor
   • Por categoria de despesa (software, escritório, viagem, etc.)
   • Por período de tempo (ano, trimestre, mês)
   • Por categoria fiscal (dedutível, pessoal, etc.)

4. Lida com Múltiplos Formatos: Funciona com:

   • Faturas em PDF
   • Recibos digitalizados (JPG, PNG)
   • Anexos de e-mail
   • Capturas de tela
   • Extratos bancários

5. Mantém os Originais: Preserva os arquivos originais enquanto organiza as cópias

Como Usar

Uso Básico

Navegue até sua pasta de faturas bagunçada:

cd ~/Desktop/recebidos-para-organizar

Depois peça ao Claude Code:

Organize essas faturas para impostos

Ou mais especificamente:

Leia todas as faturas nesta pasta, renomeie-as para o formato
"YYYY-MM-DD Fornecedor - Fatura - Produto.pdf"
e organize-as por fornecedor

Organização Avançada

Organize estas faturas:
1. Extraia data, fornecedor e descrição de cada arquivo
2. Renomeie para o formato padrão
3. Classifique em pastas por categoria de despesa (Software, Escritório, Viagem, etc.)
4. Crie uma planilha CSV com todos os detalhes das faturas para meu contador

Instruções

Quando um usuário solicitar a organização de faturas:

1. Examine a Pasta

   Identifique todos os arquivos de fatura:

   # Encontre todos os arquivos relacionados a faturas
   find . -type f \( -name "*.pdf" -o -name "*.jpg" -o -name "*.png" \) -print
   

   Relate os resultados:

   • Número total de arquivos
   • Tipos de arquivo
   • Intervalo de datas (se perceptível pelos nomes)
   • Organização atual (ou falta dela)

2. Extraia Informações de Cada Arquivo

   Para cada fatura, extraia:

   De faturas em PDF:

   • Use extração de texto para ler o conteúdo da fatura
   • Procure por padrões comuns:
     • "Data da Fatura:", "Data:", "Emitida em:"
     • "Fatura nº:", "Número da Fatura:"
     • Nome da empresa (geralmente no topo)
     • "Valor Devido:", "Total:", "Valor:"
     • "Descrição:", "Serviço:", "Produto:"

   De recibos em imagem:

   • Leia o texto visível das imagens
   • Identifique o nome do fornecedor (frequentemente no topo)
   • Procure por data (formatos comuns)
   • Encontre o valor total

   Fallback para arquivos pouco claros:

   • Use pistas dos nomes dos arquivos
   • Verifique a data de criação/modificação do arquivo
   • Sinalize para revisão manual se informações críticas estiverem faltando

3. Determine a Estratégia de Organização

   Pergunte a preferência do usuário se não for especificada:

   Encontrei [X] faturas do período [intervalo de datas].
   
   Como você gostaria de organizá-las?
   
   1. **Por Fornecedor** (Adobe/, Amazon/, Stripe/, etc.)
   2. **Por Categoria** (Software/, Material de Escritório/, Viagem/, etc.)
   3. **Por Data** (2024/T1/, 2024/T2/, etc.)
   4. **Por Categoria Fiscal** (Dedutível/, Pessoal/, etc.)
   5. **Personalizado** (descreva sua estrutura)
   
   Ou posso usar uma estrutura padrão: Ano/Categoria/Fornecedor
   

4. Crie Nomes de Arquivo Padronizados

   Para cada fatura, crie um nome de arquivo seguindo este padrão:

   YYYY-MM-DD Fornecedor - Fatura - Descricao.ext
   

   Exemplos:

   • 2024-03-15 Adobe - Fatura - Creative Cloud.pdf
   • 2024-01-10 Amazon - Recibo - Material de Escritório.pdf
   • 2023-12-01 Stripe - Fatura - Processamento de Pagamento Mensal.pdf

   Melhores Práticas para Nomes:

   • Remova caracteres especiais, exceto hífens
   • Capitalize nomes de fornecedores adequadamente
   • Mantenha descrições concisas, mas significativas
   • Use formato de data consistente (YYYY-MM-DD) para classificação
   • Preserve a extensão original do arquivo

5. Execute a Organização

   Antes de mover arquivos, mostre o plano:

   # Plano de Organização
   
   ## Estrutura Proposta
   

   Faturas/ ├── 2023/ │ ├── Software/ │ │ ├── Adobe/ │ │ └── Microsoft/ │ ├── Servicos/ │ └── Escritorio/ └── 2024/ ├── Software/ ├── Servicos/ └── Escritorio/

   
   ## Exemplos de Alterações
   
   Antes: `fatura_adobe_marco.pdf`
   Depois: `2024-03-15 Adobe - Fatura - Creative Cloud.pdf`
   Localização: `Faturas/2024/Software/Adobe/`
   
   Antes: `IMG_2847.jpg`
   Depois: `2024-02-10 Staples - Recibo - Material de Escritório.jpg`
   Localização: `Faturas/2024/Escritorio/Staples/`
   
   Processar [X] arquivos? (sim/não)
   

   Após aprovação:

   # Crie a estrutura de pastas
   mkdir -p "Faturas/2024/Software/Adobe"
   
   # Copie (não mova) para preservar originais
   cp "original.pdf" "Faturas/2024/Software/Adobe/2024-03-15 Adobe - Fatura - Creative Cloud.pdf"
   
   # Ou mova se o usuário preferir
   mv "original.pdf" "novo/caminho/nome-padronizado.pdf"
   

6. Gere um Relatório Resumido

   Crie um arquivo CSV com todos os detalhes das faturas:

   Data,Fornecedor,Número da Fatura,Descrição,Valor,Categoria,Caminho do Arquivo
   2024-03-15,Adobe,INV-12345,Creative Cloud,52.99,Software,Faturas/2024/Software/Adobe/2024-03-15 Adobe - Fatura - Creative Cloud.pdf
   2024-03-10,Amazon,123-4567890-1234567,Material de Escritório,127.45,Escritório,Faturas/2024/Escritorio/Amazon/2024-03-10 Amazon - Recibo - Material de Escritório.pdf
   ...
   

   Este CSV é útil para:

   • Importação em software de contabilidade
   • Compartilhamento com contadores
   • Rastreamento de despesas e relatórios
   • Preparação de impostos

7. Forneça um Resumo de Conclusão

   # Organização Concluída! 📊
   
   ## Resumo
   - **Processados**: [X] faturas
   - **Período**: [mais antiga] a [mais recente]
   - **Valor total**: R$ [soma] (se valores extraídos)
   - **Fornecedores**: [Y] fornecedores únicos
   
   ## Nova Estrutura
   

   Faturas/ ├── 2024/ (45 arquivos) │ ├── Software/ (23 arquivos) │ ├── Servicos/ (12 arquivos) │ └── Escritorio/ (10 arquivos) └── 2023/ (12 arquivos)

   
   ## Arquivos Criados
   - `/Faturas/` - Faturas organizadas
   - `/Faturas/resumo-faturas.csv` - Planilha para contabilidade
   - `/Faturas/originais/` - Arquivos originais (se copiados)
   
   ## Arquivos que Precisam de Revisão
   [Liste quaisquer arquivos onde as informações não puderam ser extraídas completamente]
   
   ## Próximos Passos
   1. Revise o arquivo `resumo-faturas.csv`
   2. Verifique os arquivos na pasta "Precisa de Revisão"
   3. Importe o CSV para seu software de contabilidade
   4. Configure a auto-organização para faturas futuras
   
   Pronto para a temporada de impostos! 🎉
   

Exemplos

Exemplo 1: Preparação para Impostos (De Martin Merschroth)

Usuário: "Tenho uma pasta bagunçada de faturas para impostos. Classifique-as e renomeie-as corretamente."

Processo:

1. Examina a pasta: encontra 147 PDFs e imagens
2. Lê cada fatura para extrair:
   • Data
   • Nome do fornecedor
   • Número da fatura
   • Descrição do produto/serviço
3. Renomeia todos os arquivos: YYYY-MM-DD Fornecedor - Fatura - Produto.pdf
4. Organiza em: 2024/Software/, 2024/Viagem/, etc.
5. Cria resumo-faturas.csv para o contador
6. Resultado: Faturas organizadas e prontas para impostos em minutos

Exemplo 2: Reconciliação Mensal de Despesas

Usuário: "Organize meus recibos de negócios do mês passado por categoria."

Saída:

# Recibos de Março de 2024 Organizados

## Por Categoria
- Software & Ferramentas: R$ 847,32 (12 faturas)
- Material de Escritório: R$ 234,18 (8 recibos)
- Viagem & Refeições: R$ 1.456,90 (15 recibos)
- Serviços Profissionais: R$ 2.500,00 (3 faturas)

Total: R$ 5.038,40

Todos os recibos renomeados e arquivados em:
`Recibos-Negocios/2024/03-Marco/[Categoria]/`

Exportação CSV: `despesas-marco-2024.csv`

Exemplo 3: Arquivo Multianual

Usuário: "Tenho 3 anos de faturas aleatórias. Organize-as por ano e depois por fornecedor."

Saída: Cria estrutura:

Faturas/
├── 2022/
│   ├── Adobe/
│   ├── Amazon/
│   └── ...
├── 2023/
│   ├── Adobe/
│   ├── Amazon/
│   └── ...
└── 2024/
    ├── Adobe/
    ├── Amazon/
    └── ...

Cada arquivo devidamente renomeado com data e descrição.

Exemplo 4: Limpeza de Downloads de E-mail

Usuário: "Baixo faturas do Gmail. Todas se chamam 'fatura.pdf', 'fatura(1).pdf', etc. Resolva essa bagunça."

Saída:

Encontrados 89 arquivos todos chamados "fatura*.pdf"

Lendo cada arquivo para extrair informações reais...

Exemplos renomeados:
- fatura.pdf → 2024-03-15 Shopify - Fatura - Assinatura Mensal.pdf
- fatura(1).pdf → 2024-03-14 Google - Fatura - Workspace.pdf
- fatura(2).pdf → 2024-03-10 Netlify - Fatura - Plano Pro.pdf

Todos os arquivos renomeados e organizados por fornecedor.

Padrões Comuns de Organização

Por Fornecedor (Simples)

Faturas/
├── Adobe/
├── Amazon/
├── Google/
└── Microsoft/

Por Ano e Categoria (Amigável para Impostos)

Faturas/
├── 2023/
│   ├── Software/
│   ├── Hardware/
│   ├── Servicos/
│   └── Viagem/
└── 2024/
    └── ...

Por Trimestre (Rastreamento Detalhado)

Faturas/
├── 2024/
│   ├── T1/
│   │   ├── Software/
│   │   ├── Escritorio/
│   │   └── Viagem/
│   └── T2/
│       └── ...

Por Categoria Fiscal (Pronto para Contador)

Faturas/
├── Dedutivel/
│   ├── Software/
│   ├── Escritorio/
│   └── Servicos-Profissionais/
├── Parcialmente-Dedutivel/
│   └── Refeicoes-Viagem/
└── Pessoal/

Configuração de Automação

Para organização contínua:

Crie um script que monitore minha pasta ~/Downloads/faturas
e auto-organize quaisquer novos arquivos de fatura usando nossa
estrutura de nomenclatura e pastas padrão.

Isso cria uma solução persistente que organiza as faturas à medida que chegam.

Dicas de Profissional

1. Digitalize e-mails para PDF: Use o Preview ou similar para salvar faturas de e-mail como PDF primeiro
2. Downloads consistentes: Salve todas as faturas em uma única pasta para processamento em lote
3. Rotina mensal: Organize as faturas mensalmente, não anualmente
4. Backup dos originais: Mantenha os arquivos originais antes de reorganizar
5. Inclua valores no CSV: Útil para rastreamento de orçamento
6. Marque por dedutibilidade: Anote quais despesas são dedutíveis de impostos
7. Mantenha recibos por 7 anos: Período padrão de auditoria

Lidando com Casos Especiais

Informações Ausentes

Se a data/fornecedor não puder ser extraído:

• Sinalize o arquivo para revisão manual
• Use a data de modificação do arquivo como fallback
• Crie uma pasta "Precisa-de-Revisao/"

Faturas Duplicadas

Se a mesma fatura aparecer várias vezes:

• Compare hashes dos arquivos
• Mantenha a versão de maior qualidade
• Anote duplicatas no resumo

Faturas de Várias Páginas

Para faturas divididas em vários arquivos:

• Mescle PDFs se necessário
• Use nomenclatura consistente para as partes
• Anote no CSV se a fatura estiver dividida

Formatos Não Padrão

Para formatos de recibo incomuns:

• Extraia o que for possível
• Padronize o que puder
• Sinalize para revisão se informações críticas estiverem faltando

Casos de Uso Relacionados

• Criação de relatórios de despesas para reembolso
• Organização de extratos bancários
• Gerenciamento de contratos com fornecedores
• Arquivamento de registros financeiros antigos
• Preparação para auditorias
• Rastreamento de custos de assinaturas ao longo do tempo