Invoice Organizer (송장 정리기)
이 스킬은 송장, 영수증, 재무 문서가 뒤죽박죽 섞인 폴더를 수동 작업 없이 세금 신고에 바로 사용할 수 있는 깔끔한 파일 시스템으로 변환합니다.
이 스킬을 사용해야 할 때
- 세금 시즌을 준비하며 정리된 기록이 필요할 때
- 여러 공급업체의 사업 비용을 관리할 때
- 지저분한 폴더나 이메일 다운로드에서 영수증을 정리할 때
- 지속적인 부기 관리를 위해 송장 자동 분류를 설정할 때
- 재무 기록을 연도 또는 카테고리별로 보관할 때
- 비용을 정산하기 위해 지출 내역을 조정할 때
- 회계사에게 제출할 문서를 준비할 때
이 스킬이 하는 일
-
송장 내용 읽기: PDF, 이미지, 문서에서 정보 추출:
- 업체/회사명
- 송장 번호
- 날짜
- 금액
- 제품 또는 서비스 설명
- 결제 수단
-
파일 이름 일관되게 변경: 표준화된 파일명 생성:
- 형식:
YYYY-MM-DD 업체명 - 송장 - 제품또는서비스.pdf - 예시:
2024-03-15 Adobe - Invoice - Creative Cloud.pdf
- 형식:
-
카테고리별 정리: 논리적인 폴더로 분류:
- 공급업체별
- 비용 범주별 (소프트웨어, 사무용품, 여행 등)
- 기간별 (연도, 분기, 월)
- 세금 범주별 (공제 가능, 개인 등)
-
다양한 형식 지원: 다음 파일 작업 가능:
- PDF 송장
- 스캔한 영수증 (JPG, PNG)
- 이메일 첨부 파일
- 스크린샷
- 은행 거래 내역서
-
원본 유지: 원본 파일은 보존하고 복사본을 정리
사용 방법
기본 사용법
송장이 지저분하게 있는 폴더로 이동합니다:
cd ~/Desktop/receipts-to-sort
그런 다음 Claude Code에게 요청합니다:
이 송장들을 세금 신고용으로 정리해 줘
또는 더 구체적으로:
이 폴더의 모든 송장을 읽고, "YYYY-MM-DD 업체명 - 송장 - 제품.pdf" 형식으로
이름을 변경한 다음, 공급업체별로 정리해 줘
고급 정리
이 송장들을 정리해 줘:
1. 각 파일에서 날짜, 업체, 설명 추출
2. 표준 형식으로 이름 변경
3. 비용 범주(소프트웨어, 사무용품, 여행 등)별로 폴더에 분류
4. 회계사에게 줄 모든 송장 상세 정보가 담긴 CSV 스프레드시트 생성
지침
사용자가 송장 정리를 요청하면:
-
폴더 스캔
모든 송장 파일 식별:
# 송장 관련 모든 파일 찾기 find . -type f \( -name "*.pdf" -o -name "*.jpg" -o -name "*.png" \) -print결과 보고:
- 총 파일 수
- 파일 유형
- 날짜 범위 (파일명에서 확인 가능한 경우)
- 현재 정리 상태 (또는 정리되지 않은 상태)
-
각 파일에서 정보 추출
각 송장에 대해 다음 정보 추출:
PDF 송장에서:
- 텍스트 추출을 사용하여 송장 내용 읽기
- 일반적인 패턴 찾기:
- "Invoice Date:", "Date:", "Issued:"
- "Invoice #:", "Invoice Number:"
- 회사명 (보통 상단에 있음)
- "Amount Due:", "Total:", "Amount:"
- "Description:", "Service:", "Product:"
이미지 영수증에서:
- 이미지에서 보이는 텍스트 읽기
- 업체명 식별 (보통 상단에 있음)
- 날짜 찾기 (일반적인 형식)
- 총 금액 찾기
명확하지 않은 파일의 대체 방법:
- 파일명 단서 활용
- 파일 생성/수정 날짜 확인
- 중요한 정보가 누락된 경우 수동 검토를 위해 표시
-
정리 전략 결정
사용자가 지정하지 않은 경우 선호도 질문:
[날짜 범위]에서 [X]개의 송장을 찾았습니다. 어떻게 정리할까요? 1. **공급업체별** (Adobe/, Amazon/, Stripe/ 등) 2. **범주별** (Software/, Office Supplies/, Travel/ 등) 3. **날짜별** (2024/Q1/, 2024/Q2/ 등) 4. **세금 범주별** (Deductible/, Personal/ 등) 5. **사용자 정의** (원하는 구조 설명) 또는 기본 구조를 사용합니다: Year/Category/Vendor -
표준화된 파일명 생성
각 송장에 대해 다음 패턴의 파일명 생성:
YYYY-MM-DD 업체명 - 송장 - 설명.ext예시:
2024-03-15 Adobe - Invoice - Creative Cloud.pdf2024-01-10 Amazon - Receipt - Office Supplies.pdf2023-12-01 Stripe - Invoice - Monthly Payment Processing.pdf
파일명 모범 사례:
- 하이픈을 제외한 특수 문자 제거
- 업체명을 적절히 대문자화
- 설명은 간결하지만 의미 있게 유지
- 정렬을 위해 일관된 날짜 형식(YYYY-MM-DD) 사용
- 원본 파일 확장자 유지
-
정리 실행
파일을 이동하기 전에 계획을 보여줍니다:
# 정리 계획 ## 제안 구조Invoices/ ├── 2023/ │ ├── Software/ │ │ ├── Adobe/ │ │ └── Microsoft/ │ ├── Services/ │ └── Office/ └── 2024/ ├── Software/ ├── Services/ └── Office/
## 샘플 변경 사항 Before: `invoice_adobe_march.pdf` After: `2024-03-15 Adobe - Invoice - Creative Cloud.pdf` Location: `Invoices/2024/Software/Adobe/` Before: `IMG_2847.jpg` After: `2024-02-10 Staples - Receipt - Office Supplies.jpg` Location: `Invoices/2024/Office/Staples/` [X]개 파일을 처리할까요? (예/아니오)승인 후:
# 폴더 구조 생성 mkdir -p "Invoices/2024/Software/Adobe" # 원본 보존을 위해 복사(이동하지 않음) cp "original.pdf" "Invoices/2024/Software/Adobe/2024-03-15 Adobe - Invoice - Creative Cloud.pdf" # 사용자가 원하는 경우 이동 mv "original.pdf" "new/path/standardized-name.pdf" -
요약 보고서 생성
모든 송장 상세 정보가 담긴 CSV 파일 생성:
Date,Vendor,Invoice Number,Description,Amount,Category,File Path 2024-03-15,Adobe,INV-12345,Creative Cloud,52.99,Software,Invoices/2024/Software/Adobe/2024-03-15 Adobe - Invoice - Creative Cloud.pdf 2024-03-10,Amazon,123-4567890-1234567,Office Supplies,127.45,Office,Invoices/2024/Office/Amazon/2024-03-10 Amazon - Receipt - Office Supplies.pdf ...이 CSV는 다음에 유용합니다:
- 회계 소프트웨어로 가져오기
- 회계사와 공유
- 비용 추적 및 보고
- 세금 신고 준비
-
완료 요약 제공
# 정리 완료! 📊 ## 요약 - **처리됨**: [X]개 송장 - **날짜 범위**: [가장 이른 날짜] ~ [가장 늦은 날짜] - **총 금액**: $[합계] (금액이 추출된 경우) - **공급업체**: [Y]개 고유 업체 ## 새 구조Invoices/ ├── 2024/ (45개 파일) │ ├── Software/ (23개 파일) │ ├── Services/ (12개 파일) │ └── Office/ (10개 파일) └── 2023/ (12개 파일)
## 생성된 파일 - `/Invoices/` - 정리된 송장 - `/Invoices/invoice-summary.csv` - 회계용 스프레드시트 - `/Invoices/originals/` - 원본 파일 (복사한 경우) ## 검토가 필요한 파일 [정보를 완전히 추출할 수 없는 파일 목록] ## 다음 단계 1. `invoice-summary.csv` 파일 검토 2. "검토 필요" 폴더의 파일 확인 3. 회계 소프트웨어로 CSV 가져오기 4. 향후 송장 자동 정리 설정 세금 시즌 준비 완료! 🎉
예시
예시 1: 세금 신고 준비 (Martin Merschroth 제공)
사용자: "세금 신고용 송장이 지저분한 폴더에 있어요. 정리하고 이름을 제대로 바꿔주세요."
과정:
- 폴더 스캔: 147개의 PDF 및 이미지 파일 발견
- 각 송장 읽기 및 추출:
- 날짜
- 업체명
- 송장 번호
- 제품/서비스 설명
- 모든 파일 이름 변경:
YYYY-MM-DD 업체명 - 송장 - 제품.pdf - 정리:
2024/Software/,2024/Travel/등 - 회계사용
invoice-summary.csv생성 - 결과: 몇 분 만에 세금 신고 준비 완료된 정리된 송장
예시 2: 월별 비용 정산
사용자: "지난달 업무 영수증을 카테고리별로 정리해 주세요."
출력:
# 2024년 3월 영수증 정리
## 카테고리별
- 소프트웨어 및 도구: $847.32 (12개 송장)
- 사무용품: $234.18 (8개 영수증)
- 여행 및 식비: $1,456.90 (15개 영수증)
- 전문 서비스: $2,500.00 (3개 송장)
총계: $5,038.40
모든 영수증 이름 변경 및 파일 정리 완료:
`Business-Receipts/2024/03-March/[Category]/`
CSV 내보내기: `march-2024-expenses.csv`
예시 3: 다년도 아카이브
사용자: "3년치 송장이 뒤죽박죽입니다. 연도별, 그다음엔 업체별로 정리해 주세요."
출력: 구조 생성:
Invoices/
├── 2022/
│ ├── Adobe/
│ ├── Amazon/
│ └── ...
├── 2023/
│ ├── Adobe/
│ ├── Amazon/
│ └── ...
└── 2024/
├── Adobe/
├── Amazon/
└── ...
각 파일은 날짜와 설명이 포함되도록 제대로 이름이 변경됩니다.
예시 4: 이메일 다운로드 정리
사용자: "Gmail에서 송장을 다운로드했는데 전부 'invoice.pdf', 'invoice(1).pdf' 이런 이름이에요. 이 난장판을 좀 고쳐주세요."
출력:
89개의 파일이 모두 "invoice*.pdf" 이름으로 발견됨
각 파일을 읽어 실제 정보를 추출 중...
이름 변경 예시:
- invoice.pdf → 2024-03-15 Shopify - Invoice - Monthly Subscription.pdf
- invoice(1).pdf → 2024-03-14 Google - Invoice - Workspace.pdf
- invoice(2).pdf → 2024-03-10 Netlify - Invoice - Pro Plan.pdf
모든 파일 이름이 변경되고 업체별로 정리되었습니다.
일반적인 정리 패턴
업체별 (간단)
Invoices/
├── Adobe/
├── Amazon/
├── Google/
└── Microsoft/
연도 및 카테고리별 (세금 친화적)
Invoices/
├── 2023/
│ ├── Software/
│ ├── Hardware/
│ ├── Services/
│ └── Travel/
└── 2024/
└── ...
분기별 (상세 추적)
Invoices/
├── 2024/
│ ├── Q1/
│ │ ├── Software/
│ │ ├── Office/
│ │ └── Travel/
│ └── Q2/
│ └── ...
세금 범주별 (회계사 준비 완료)
Invoices/
├── Deductible/
│ ├── Software/
│ ├── Office/
│ └── Professional-Services/
├── Partially-Deductible/
│ └── Meals-Travel/
└── Personal/
자동화 설정
지속적인 정리를 위해:
내 ~/Downloads/invoices 폴더를 감시하여
새로운 송장 파일이 들어오면 표준 명명 및 폴더 구조를 사용하여
자동으로 정리하는 스크립트를 만들어 줘.
이렇게 하면 송장이 도착할 때마다 정리하는 지속적인 솔루션이 생성됩니다.
프로 팁
- 이메일을 PDF로 스캔: 미리보기 또는 유사한 앱을 사용하여 이메일 송장을 먼저 PDF로 저장
- 일관된 다운로드: 모든 송장을 한 폴더에 저장하여 일괄 처리
- 월별 루틴: 연간이 아닌 월별로 송장 정리
- 원본 백업: 재정리 전에 원본 파일 보관
- CSV에 금액 포함: 예산 추적에 유용
- 공제 가능 여부 태그: 세금 공제 가능한 비용 표시
- 영수증 7년 보관: 표준 감사 기간
특수 사례 처리
정보 누락
날짜/업체를 추출할 수 없는 경우:
- 수동 검토를 위해 파일 표시
- 파일 수정 날짜를 대체 정보로 사용
- "Needs-Review/" 폴더 생성
중복 송장
동일한 송장이 여러 번 나타나는 경우:
- 파일 해시 비교
- 최고 품질 버전 유지
- 요약에 중복 사항 기록
여러 페이지로 구성된 송장
파일이 분할된 송장의 경우:
- 필요한 경우 PDF 병합
- 부분에 일관된 명명 사용
- 송장이 분할된 경우 CSV에 기록
비표준 형식
일반적이지 않은 영수증 형식의 경우:
- 가능한 정보 추출
- 가능한 부분 표준화
- 중요한 정보가 누락된 경우 검토를 위해 표시
관련 사용 사례
- 비용 보고서 작성 및 정산
- 은행 거래 내역서 정리
- 공급업체 계약 관리
- 오래된 재무 기록 보관
- 감사 준비
- 시간 경과에 따른 구독 비용 추적