Rechnungsorganisator

Was macht Rechnungsorganisator?

Dieser Skill verwandelt chaotische Ordner mit Rechnungen, Quittungen und Finanzdokumenten in ein sauberes, steuerfertiges Ablagesystem – ganz ohne manuellen Aufwand.

Wann dieser Skill nützlich ist

• Vorbereitung auf die Steuersaison und benötigen organisierte Unterlagen
• Verwaltung von Geschäftsausgaben über mehrere Lieferanten hinweg
• Organisation von Quittungen aus einem unordentlichen Ordner oder E-Mail-Downloads
• Einrichtung einer automatischen Rechnungsablage für die laufende Buchhaltung
• Archivierung von Finanzunterlagen nach Jahr oder Kategorie
• Abstimmung von Ausgaben für Kostenerstattungen
• Erstellung von Unterlagen für Steuerberater

Was dieser Skill tut

1. Rechnungsinhalt lesen: Extrahiert Informationen aus PDFs, Bildern und Dokumenten:

   • Lieferanten-/Firmenname
   • Rechnungsnummer
   • Datum
   • Betrag
   • Produkt- oder Dienstleistungsbeschreibung
   • Zahlungsmethode

2. Dateien einheitlich umbenennen: Erstellt standardisierte Dateinamen:

   • Format: YYYY-MM-DD Lieferant - Rechnung - ProduktOderDienstleistung.pdf
   • Beispiele: 2024-03-15 Adobe - Rechnung - Creative Cloud.pdf

3. Nach Kategorie organisieren: Sortiert in logische Ordner:

   • Nach Lieferant
   • Nach Ausgabenkategorie (Software, Büro, Reisen usw.)
   • Nach Zeitraum (Jahr, Quartal, Monat)
   • Nach Steuerkategorie (absetzbar, privat usw.)

4. Mehrere Formate unterstützen: Funktioniert mit:

   • PDF-Rechnungen
   • Eingescannten Quittungen (JPG, PNG)
   • E-Mail-Anhängen
   • Screenshots
   • Kontoauszügen

5. Originale erhalten: Bewahrt Originaldateien beim Organisieren von Kopien

How to Use

Grundlegende Nutzung

Navigieren Sie zu Ihrem unordentlichen Rechnungsordner:

cd ~/Desktop/receipts-to-sort

Anschließend fragen Sie Claude Code:

Organise these invoices for taxes

Oder spezifischer:

Read all invoices in this folder, rename them to 
"YYYY-MM-DD Lieferant - Rechnung - Produkt.pdf" format, 
and organise them by vendor

Erweiterte Organisation

Organise these invoices:
1. Extract date, vendor, and description from each file
2. Rename to standard format
3. Sort into folders by expense category (Software, Office, Travel, etc.)
4. Create a CSV spreadsheet with all invoice details for my accountant

Anweisungen

Wenn ein Benutzer eine Rechnungsorganisation anfordert:

1. Ordner scannen

   Alle Rechnungsdateien identifizieren:

   # Find all invoice-related files
   find . -type f \( -name "*.pdf" -o -name "*.jpg" -o -name "*.png" \) -print
   

   Ergebnisse melden:

   • Gesamtanzahl der Dateien
   • Dateitypen
   • Datumsbereich (falls aus Namen ersichtlich)
   • Aktuelle Organisation (oder deren Fehlen)

2. Informationen aus jeder Datei extrahieren

   Für jede Rechnung extrahieren:

   Aus PDF-Rechnungen:

   • Textextraktion zum Lesen des Rechnungsinhalts verwenden
   • Nach gängigen Mustern suchen:
     • "Rechnungsdatum:", "Datum:", "Ausgestellt:"
     • "Rechnungs-Nr.:", "Rechnungsnummer:"
     • Firmenname (normalerweise oben)
     • "Fälliger Betrag:", "Gesamt:", "Betrag:"
     • "Beschreibung:", "Dienstleistung:", "Produkt:"

   Aus Bildquittungen:

   • Sichtbaren Text aus Bildern lesen
   • Lieferantennamen identifizieren (oft oben)
   • Datum suchen (gängige Formate)
   • Gesamtbetrag finden

   Fallback für unklare Dateien:

   • Dateinamenshinweise verwenden
   • Dateierstellungs-/Änderungsdatum prüfen
   • Bei fehlenden wichtigen Informationen zur manuellen Prüfung markieren

3. Organisationsstrategie festlegen

   Benutzerpräferenz erfragen, falls nicht angegeben:

   Ich habe [X] Rechnungen von [date range] gefunden.
   
   Wie möchten Sie diese organisiert haben?
   
   1. **Nach Lieferant** (Adobe/, Amazon/, Stripe/, usw.)
   2. **Nach Kategorie** (Software/, Bürobedarf/, Reisen/, usw.)
   3. **Nach Datum** (2024/Q1/, 2024/Q2/, usw.)
   4. **Nach Steuerkategorie** (Absetzbar/, Privat/, usw.)
   5. **Benutzerdefiniert** (beschreiben Sie Ihre Struktur)
   
   Oder ich verwende eine Standardstruktur: Jahr/Kategorie/Lieferant
   

4. Standardisierten Dateinamen erstellen

   Für jede Rechnung einen Dateinamen nach diesem Muster erstellen:

   YYYY-MM-DD Lieferant - Rechnung - Beschreibung.ext
   

   Beispiele:

   • 2024-03-15 Adobe - Rechnung - Creative Cloud.pdf
   • 2024-01-10 Amazon - Quittung - Bürobedarf.pdf
   • 2023-12-01 Stripe - Rechnung - Monatliche Zahlungsabwicklung.pdf

   Best Practices für Dateinamen:

   • Sonderzeichen bis auf Bindestriche entfernen
   • Lieferantennamen korrekt großschreiben
   • Beschreibungen prägnant aber aussagekräftig halten
   • Einheitliches Datumsformat (YYYY-MM-DD) zur Sortierung verwenden
   • Ursprüngliche Dateierweiterung beibehalten

5. Organisation ausführen

   Vor dem Verschieben der Dateien den Plan anzeigen:

   # Organisationsplan
   
   ## Vorgeschlagene Struktur
   

   Invoices/ ├── 2023/ │ ├── Software/ │ │ ├── Adobe/ │ │ └── Microsoft/ │ ├── Dienstleistungen/ │ └── Büro/ └── 2024/ ├── Software/ ├── Dienstleistungen/ └── Büro/

   
   ## Beispieländerungen
   
   Vorher: `invoice_adobe_march.pdf`
   Nachher: `2024-03-15 Adobe - Rechnung - Creative Cloud.pdf`
   Ort: `Invoices/2024/Software/Adobe/`
   
   Vorher: `IMG_2847.jpg`
   Nachher: `2024-02-10 Staples - Quittung - Bürobedarf.jpg`
   Ort: `Invoices/2024/Büro/Staples/`
   
   [X] Dateien verarbeiten? (ja/nein)
   

   Nach Bestätigung:

   # Ordnerstruktur erstellen
   mkdir -p "Invoices/2024/Software/Adobe"
   
   # Kopieren (nicht verschieben) zur Erhaltung der Originale
   cp "original.pdf" "Invoices/2024/Software/Adobe/2024-03-15 Adobe - Rechnung - Creative Cloud.pdf"
   
   # Oder verschieben, falls der Benutzer es bevorzugt
   mv "original.pdf" "neuer/pfad/standardisierter-name.pdf"
   

6. Zusammenfassungsbericht erstellen

   Eine CSV-Datei mit allen Rechnungsdetails erstellen:

   Datum,Lieferant,Rechnungsnummer,Beschreibung,Betrag,Kategorie,Dateipfad
   2024-03-15,Adobe,INV-12345,Creative Cloud,52.99,Software,Invoices/2024/Software/Adobe/2024-03-15 Adobe - Rechnung - Creative Cloud.pdf
   2024-03-10,Amazon,123-4567890-1234567,Bürobedarf,127.45,Büro,Invoices/2024/Büro/Amazon/2024-03-10 Amazon - Quittung - Bürobedarf.pdf
   ...
   

   Diese CSV ist nützlich für:

   • Import in Buchhaltungssoftware
   • Weitergabe an Steuerberater
   • Ausgabenverfolgung und -berichte
   • Steuervorbereitung

7. Abschlusszusammenfassung bereitstellen

   # Organisation abgeschlossen! 📊
   
   ## Zusammenfassung
   - **Verarbeitet**: [X] Rechnungen
   - **Datumsbereich**: [frühestes] bis [spätestes]
   - **Gesamtbetrag**: €[Summe] (falls Beträge extrahiert wurden)
   - **Lieferanten**: [Y] eindeutige Lieferanten
   
   ## Neue Struktur
   

   Invoices/ ├── 2024/ (45 Dateien) │ ├── Software/ (23 Dateien) │ ├── Dienstleistungen/ (12 Dateien) │ └── Büro/ (10 Dateien) └── 2023/ (12 Dateien)

   
   ## Erstellte Dateien
   - `/Invoices/` - Organisierte Rechnungen
   - `/Invoices/invoice-summary.csv` - Tabelle für Buchhaltung
   - `/Invoices/originals/` - Originaldateien (falls kopiert)
   
   ## Dateien, die überprüft werden müssen
   [Dateien auflisten, bei denen Informationen nicht vollständig extrahiert werden konnten]
   
   ## Nächste Schritte
   1. Die Datei `invoice-summary.csv` überprüfen
   2. Dateien im Ordner "Muss überprüft werden" prüfen
   3. CSV in Ihre Buchhaltungssoftware importieren
   4. Automatische Organisation für zukünftige Rechnungen einrichten
   
   Fertig für die Steuersaison! 🎉
   

Beispiele

Beispiel 1: Steuervorbereitung (von Martin Merschroth)

Benutzer: "Ich habe einen unordentlichen Ordner mit Rechnungen für die Steuer. Sortiere sie und benenne sie richtig um."

Prozess:

1. Ordner scannen: findet 147 PDFs und Bilder
2. Jede Rechnung lesen, um zu extrahieren:
   • Datum
   • Lieferantenname
   • Rechnungsnummer
   • Produkt-/Dienstleistungsbeschreibung
3. Alle Dateien umbenennen: YYYY-MM-DD Lieferant - Rechnung - Produkt.pdf
4. Organisieren in: 2024/Software/, 2024/Reisen/ usw.
5. invoice-summary.csv für Steuerberater erstellen
6. Ergebnis: Steuerfertig organisierte Rechnungen in Minuten

Beispiel 2: Monatliche Kostenabstimmung

Benutzer: "Organisiere meine Geschäftsbelege vom letzten Monat nach Kategorie."

Ausgabe:

# März 2024 Belege organisiert

## Nach Kategorie
- Software & Tools: €847,32 (12 Rechnungen)
- Bürobedarf: €234,18 (8 Belege)
- Reisen & Verpflegung: €1.456,90 (15 Belege)
- Professionelle Dienstleistungen: €2.500,00 (3 Rechnungen)

Gesamt: €5.038,40

Alle Belege umbenannt und abgelegt in:
`Geschaeftsbelege/2024/03-Maeren/[Kategorie]/`

CSV-Export: `maerz-2024-ausgaben.csv`

Beispiel 3: Mehrjähriges Archiv

Benutzer: "Ich habe 3 Jahre lang zufällige Rechnungen. Organisiere sie nach Jahr, dann nach Lieferant."

Ausgabe: Erstellt Struktur:

Invoices/
├── 2022/
│   ├── Adobe/
│   ├── Amazon/
│   └── ...
├── 2023/
│   ├── Adobe/
│   ├── Amazon/
│   └── ...
└── 2024/
    ├── Adobe/
    ├── Amazon/
    └── ...

Jede Datei richtig umbenannt mit Datum und Beschreibung.

Beispiel 4: E-Mail-Downloads bereinigen

Benutzer: "Ich lade Rechnungen von Gmail herunter. Sie heißen alle 'invoice.pdf', 'invoice(1).pdf' usw. Behebe dieses Durcheinander."

Ausgabe:

89 Dateien alle mit dem Namen "invoice*.pdf" gefunden

Jede Datei lesen, um echte Informationen zu extrahieren...

Umbenannte Beispiele:
- invoice.pdf → 2024-03-15 Shopify - Rechnung - Monatliches Abonnement.pdf
- invoice(1).pdf → 2024-03-14 Google - Rechnung - Workspace.pdf
- invoice(2).pdf → 2024-03-10 Netlify - Rechnung - Pro Plan.pdf

Alle Dateien umbenannt und nach Lieferant organisiert.

Gängige Organisationsmuster

Nach Lieferant (Einfach)

Invoices/
├── Adobe/
├── Amazon/
├── Google/
└── Microsoft/

Nach Jahr und Kategorie (Steuerfreundlich)

Invoices/
├── 2023/
│   ├── Software/
│   ├── Hardware/
│   ├── Dienstleistungen/
│   └── Reisen/
└── 2024/
    └── ...

Nach Quartal (Detaillierte Verfolgung)

Invoices/
├── 2024/
│   ├── Q1/
│   │   ├── Software/
│   │   ├── Büro/
│   │   └── Reisen/
│   └── Q2/
│       └── ...

Nach Steuerkategorie (Buchhalterfertig)

Invoices/
├── Absetzbar/
│   ├── Software/
│   ├── Büro/
│   └── Professionelle-Dienstleistungen/
├── Teilweise-absetzbar/
│   └── Mahlzeiten-Reisen/
└── Privat/

Automatisierungseinrichtung

Für laufende Organisation:

Create a script that watches my ~/Downloads/invoices folder 
and auto-organises any new invoice files using our standard 
naming and folder structure.

Dies erstellt eine dauerhafte Lösung, die Rechnungen bei Eingang organisiert.

Profi-Tipps

1. E-Mails als PDF scannen: Verwenden Sie die Vorschau oder ähnliches, um E-Mail-Rechnungen zuerst als PDFs zu speichern
2. Einheitliche Downloads: Speichern Sie alle Rechnungen in einem Ordner für die Batch-Verarbeitung
3. Monatliche Routine: Organisieren Sie Rechnungen monatlich, nicht jährlich
4. Backup der Originale: Behalten Sie Originaldateien vor der Neuorganisation
5. Beträge in CSV aufnehmen: Nützlich für Budgetverfolgung
6. Nach Absetzbarkeit kennzeichnen: Vermerken Sie, welche Ausgaben steuerlich absetzbar sind
7. Belege 7 Jahre aufbewahren: Standard-Prüfungszeitraum

Umgang mit Sonderfällen

Fehlende Informationen

Wenn Datum/Lieferant nicht extrahiert werden können:

• Datei zur manuellen Prüfung markieren
• Dateiänderungsdatum als Fallback verwenden
• Ordner "Muss-überprueft-werden/" erstellen

Doppelte Rechnungen

Wenn dieselbe Rechnung mehrfach vorkommt:

• Datei-Hashes vergleichen
• Version mit höchster Qualität behalten
• Duplikate in der Zusammenfassung vermerken

Mehrseitige Rechnungen

Bei Rechnungen, die auf mehrere Dateien verteilt sind:

• PDFs bei Bedarf zusammenführen
• Einheitliche Benennung für Teile verwenden
• In CSV vermerken, ob Rechnung aufgeteilt ist

Nicht standardmäßige Formate

Bei ungewöhnlichen Belegformaten:

• Extrahieren, was möglich ist
• Standardisieren, was möglich ist
• Bei fehlenden wichtigen Informationen zur Überprüfung markieren

Verwandte Anwendungsfälle

• Erstellung von Spesenabrechnungen zur Kostenerstattung
• Organisation von Kontoauszügen
• Verwaltung von Lieferantenverträgen
• Archivierung alter Finanzunterlagen
• Vorbereitung auf Prüfungen
• Verfolgung von Abonnementkosten im Zeitverlauf