Google Workspace Ops
Ce skill permet d'opérer sur les documents partagés, les feuilles de calcul et les présentations en tant que systèmes de travail, et non pas simplement de modifier un fichier isolément.
Quand l'utiliser
- L'utilisateur a besoin de trouver un document, une feuille ou une présentation et de le mettre à jour sur place
- Consolider des plans, des trackers, des notes ou des listes de clients stockés dans Google Drive
- Nettoyer ou restructurer une feuille de calcul partagée
- Importer, réparer ou reformater une présentation Google Slides
- Produire des résumés à partir de Docs, Sheets ou Slides pour la prise de décision
Surface d'outil préférée
Utilisez Google Drive comme point d'entrée, puis passez au spécialiste approprié :
- Google Docs pour les documents textuels
- Google Sheets pour le travail tabulaire, les formules et les graphiques
- Google Slides pour les présentations, les importations, la migration de modèles et le nettoyage
Ne devinez pas la structure à partir des seuls noms de fichiers. Inspectez d'abord.
Flux de travail
1. Trouver l'actif
Commencez par la surface de recherche Drive pour localiser :
- le fichier exact
- les actifs associés
- les doublons probables
- les versions récemment modifiées
Si plusieurs documents se ressemblent, confirmez par le titre, le propriétaire, la date de modification ou le dossier.
2. Inspecter avant de modifier
Avant d'apporter des modifications :
- résumez la structure actuelle
- identifiez les onglets, les titres ou le nombre de diapositives
- déterminez si la tâche est un nettoyage local ou une restructuration en profondeur
Choisissez le plus petit outil capable d'effectuer le travail en toute sécurité.
3. Éditer avec précision
- Pour Docs : utilisez des modifications basées sur l'index, pas des réécritures vagues
- Pour Sheets : opérez sur des onglets et des plages explicites
- Pour Slides : distinguez les modifications de contenu du nettoyage visuel ou de la migration de modèle
Si le travail demandé est visuel ou sensible à la mise en page, itérez avec inspection et vérification plutôt qu'une seule mise à jour aveugle.
4. Garder le système de travail propre
Lorsque le fichier fait partie d'un flux de travail plus large, mentionnez également :
- les trackers en double
- les présentations obsolètes
- les documents obsolètes par rapport aux documents canoniques
- si l'actif doit être archivé, fusionné ou renommé
Format de sortie
Utilisez :
ASSET
- nom du fichier
- type
- pourquoi c'est le bon fichier
CURRENT STATE
- résumé de la structure
- problèmes ou blocages principaux
ACTION
- modifications effectuées ou recommandées
FOLLOW-UPS
- archivage / fusion / nettoyage des doublons / prochain fichier à mettre à jour
Cas d'utilisation appropriés
- "Trouve le document de planification actif et condense-le"
- "Nettoie cette feuille de calcul clients et affiche-moi les lignes à risque de désabonnement"
- "Importe cette présentation dans Slides et rends-la présentable"
- "Trouve le tracker actuel, pas le doublon obsolète"