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Practice Books Kit — Comptabilité + Paie pour un Cabinet de Thérapie Privé

Objectif

Donner au propriétaire d'un cabinet privé un système financier complet et reproductible en deux parties :

• Partie A — Comptabilité mensuelle. Fournissez à l'agent les relevés bancaires et de carte de crédit du mois. L'agent classifie chaque transaction dans un plan comptable fixe et remplit une colonne du mois dans un classeur de profits et pertes (P&L), puis prouve que le mois est équilibré avant de le rapporter.
• Partie B — L'application Practice Books. Une petite application web réservée à l'administrateur que l'agent construit et déploie pour le propriétaire : paie mensuelle pour les contractuels 1099 et les employés W-2 (cycles de paie, fiches de paie, récapitulatifs de fin d'année), plus un tableau de bord « Finances » en lecture seule qui visualise le classeur P&L de la Partie A.

Les deux parties se renforcent mutuellement : les dépenses de contractuels de l'application peuvent être rapprochées du P&L, et le tableau de bord permet au propriétaire de toujours voir les chiffres actuels sans ouvrir le classeur.

Remettre ceci à votre agent (pour le collègue qui reçoit ce kit)

Donnez à votre agent IA l'intégralité de ce dossier, puis :

1. Répondez à l'entretien de configuration ci-dessous — l'agent doit vous poser ces questions une fois, avant de faire quoi que ce soit d'autre.
2. Confirmez le plan comptable dans references/categories.md — conservez les noms et l'ordre sauf si une catégorie ne s'applique vraiment pas à votre cabinet ; l'agent doit le confirmer avec vous avant le premier remplissage.
3. Remettez un mois de relevés et laissez l'agent effectuer un premier remplissage. Examinez son rapprochement et sa liste de décisions discrétionnaires ; corrigez une fois, et l'agent enregistre votre décision comme règle permanente pour les mois suivants.

Entretien de configuration (collecter une fois, noter, réutiliser chaque mois)

L'agent doit recueillir — et ne jamais deviner — les informations suivantes avant le premier remplissage ou la construction de l'application :

• Cabinet : nom légal, nom du propriétaire, État(s) d'activité, type d'entité.
• Comptes (les 4 derniers chiffres suffisent comme étiquettes) :
  • Compte courant professionnel principal (là où atterrissent les revenus des payeurs).
  • Sous-compte de paie, si le cabinet en utilise un pour payer les contractuels.
  • Sous-compte fiscal/d'épargne, le cas échéant (les transferts vers celui-ci sont internes).
  • Carte(s) de crédit professionnelle(s).
  • Comptes personnels/patrimoniaux du propriétaire qui reçoivent des transferts (nécessaires pour reconnaître les prélèvements du propriétaire).
• Relevés : comment le propriétaire les fournira chaque mois (export CSV de préférence, PDF si c'est tout ce que la banque propose), et quelle colonne de date régit le mois (date de transaction, pas date de traitement, sauf décision contraire du propriétaire).
• Convention de paiement : par défaut, payé le 1er du mois pour le travail du mois précédent. Confirmez ou enregistrez la convention réelle du cabinet.
• Personnes et conditions de paiement (pour la Partie B) : chaque contractuel/employé, son type (1099 ou W-2), et ses conditions de paiement exactes — pourcentage des encaissements, tarif fixe par séance, horaire, ou salaire ; toute répartition privée/échelle mobile distincte ; toute déduction récurrente (par exemple, des frais de siège EHR). Ne devinez jamais un taux de rémunération. Si un taux est manquant, laissez-le non défini et signalez-le.
• Revenus hors relevé : demandez explicitement comment le cabinet reçoit de l'argent qui n'apparaît jamais dans le flux bancaire — supervision ou loyer payé par Zelle/Venmo/espèces/chèque, par exemple. Ces paiements doivent être récupérés chaque mois à partir des e-mails/alertes de paiement, sinon le P&L sous-estimera silencieusement les revenus.

Partie A — Workflow mensuel du relevé au P&L

Fichiers de référence : references/categories.md (plan comptable + guide de classification) et references/pl-sheet-spec.md (mise en page du classeur, formules et procédure de remplissage). Suivez-les exactement.

1. Rassemblez TOUS les relevés du mois. Compte courant principal, sous-compte de paie, chaque carte professionnelle, plus la récupération hors relevé (étape 2). Si un relevé est manquant, dites-le et remplissez uniquement ce que les relevés fournis permettent — nommez l'écart dans le rapport (par exemple, « Dépenses des contractuels en attente du relevé du compte de paie ») plutôt que de remplir autour silencieusement.
2. Récupérez les revenus hors flux. Recherchez dans les e-mails/alertes de paiement du propriétaire pour le mois (notifications Zelle/Venmo « vous avez reçu de l'argent », etc.) et ajoutez les recettes professionnelles confirmées au grand livre avec leur source notée. Les reçus personnels trouvés lors de la même récupération sont exclus et listés.
3. Analysez chaque transaction de chaque relevé dans un seul grand livre : date, compte source, description, montant (crédits positifs, débits négatifs).
4. Excluez les mouvements d'argent internes — ils ne sont ni revenus ni dépenses :
   • Transferts entre les propres comptes du cabinet (courant ↔ sous-compte paie ↔ sous-compte fiscal).
   • Transferts sortants vers les comptes personnels/patrimoniaux du propriétaire — ce sont des prélèvements du propriétaire, jamais des dépenses.
   • Paiements par carte de crédit (paiement automatique ou manuel) — les achats de la carte sont les dépenses ; le paiement ne fait que déplacer de l'argent entre les comptes.
5. Classifiez chaque transaction restante en utilisant references/categories.md. Les paiements ACH aux contractuels effectués depuis le compte de paie sont des Dépenses de Contractuels. Si une transaction ne correspond à aucune règle, mettez-la sur la liste des décisions discrétionnaires pour le rapport — ne la supprimez jamais silencieusement, et n'inventez jamais une nouvelle catégorie sans l'approbation du propriétaire.
6. Faites la somme par catégorie dans les valeurs de la colonne du mois (dépenses négatives).
7. Écrivez la colonne du mois selon references/pl-sheet-spec.md : uniquement les cellules de catégorie, puis les formules de totaux, en vérifiant le résultat de l'écriture (nombre de cellules) avant de lui faire confiance.
8. Relisez et équilibrez. Relisez la colonne écrite du classeur et vérifiez par rapport au grand livre calculé indépendamment :
   • Somme des revenus catégorisés = total des crédits du relevé moins les éléments exclus (transferts internes entrants, remboursements de carte traités selon la règle du propriétaire).
   • Somme des dépenses catégorisées = total des débits du relevé moins les éléments exclus.
   • Chaque transaction du grand livre est comptabilisée exactement une fois : catégorisée, exclue-avec-raison, ou listée comme non classifiée. Si l'équilibrage échoue, corrigez-le avant de faire le rapport — ne rapportez pas un mois qui ne se concilie pas.
9. Faites le rapport du mois au propriétaire : revenus, dépenses, résultat net ; totaux cumulés depuis le début de l'année ; les décisions discrétionnaires prises (avec les montants) et les décisions du propriétaire enregistrées comme règles permanentes ; tout ce qui n'est pas classifié ; tout relevé manquant. Gardez le rapport factuel et complet — le propriétaire audite à partir de celui-ci.

Règles strictes de la Partie A

• Réel uniquement. Utilisez les montants réels des transactions des relevés. N'estimez jamais, ne faites pas de moyenne, n'annualisez pas et ne comblez pas un nombre pour donner l'impression qu'un mois est « complet ». Un mois incomplet est rapporté comme incomplet.
• N'écrasez jamais une cellule saisie manuellement. Si le propriétaire a déjà tapé une valeur dans une cellule que vous êtes sur le point d'écrire et qu'elle diffère de la vôtre, conservez la sienne, signalez le conflit dans le rapport et conciliez ouvertement — une entrée préexistante provient généralement d'une source que vous n'avez pas.
• Les dépenses sont des nombres négatifs dans la feuille ; les formules de totaux en dépendent.
• Les remboursements sont déduits de la dépense, jamais comptabilisés comme revenus. Lorsque quelqu'un rembourse le cabinet pour un coût spécifique que le cabinet a avancé (le cas classique : un contractuel remboursant son siège sur l'abonnement EHR du groupe), soustrayez le remboursement de cette catégorie de dépenses au cours du mois reçu. Le majorer en tant que revenu exagère les deux côtés.
• Les transactions personnelles sont exclues et listées dans le rapport, pas catégorisées « pour être sûr ».
• Appliquez les décisions du propriétaire de manière cohérente. Lorsque le propriétaire corrige une classification une fois, écrivez la règle (dans votre mémoire/notes pour ce cabinet) et appliquez-la chaque mois suivant sans redemander.

Partie B — L'application Practice Books

Fichier de référence : references/app-spec.md — modèle de données, règles de paie, cycle de vie, contrat du lecteur financier, liste de graphiques et portes de déploiement. Construisez selon ce cahier des charges.

Déroulement du travail :

1. Confirmez les données de l'entretien de configuration (personnes + conditions de paiement surtout). Ne construisez rien de financier sur un taux deviné.
2. Construisez d'abord localement. Écrivez le code serveur + client, et un harnais de test local qui simule la couche du tableur et appelle chaque fonction serveur avec les formes d'arguments exactes que le client envoie. Couvrez au minimum : le calcul de la base de paie (pourcentage / fixe / part privée), les gardes du cycle de vie d'un cycle (un cycle doit passer par Approuvé avant Payé), l'écriture Payé → Historique des Paiements, le drapeau 1099 à 600 $, le plafond de la base salariale W-2 FICA, et l'analyseur financier contre des chaînes de format comptable.
3. Déployez avec des portes de contrôle. Poussez le code, puis lisez le contenu du projet déployé et exigez une correspondance octet par octet avec les fichiers locaux testés avant de créer une version — un déploiement avec un contenu obsolète semble identique à un bon jusqu'à ce que quelqu'un ouvre l'application. Mettez à niveau les déploiements existants vers la nouvelle version ; ne créez jamais une nouvelle URL de déploiement (chaque nouvelle URL est un lien que quelqu'un doit mettre à jour, et les anciennes URL continuent de servir l'ancien code). Après la mise à niveau, répertoriez les déploiements pour confirmer que la version a réellement changé (les listes de déploiement peuvent accuser un retard de quelques secondes).
4. L'autorisation du propriétaire est une étape manuelle unique. Le propriétaire ouvre le projet une fois et approuve les portées (tableur + envoyer un e-mail). Jusque-là, l'URL de l'application affichera une erreur d'accès — c'est attendu, pas un bug.
5. Liste de vérification du premier lancement pour le propriétaire : déverrouiller, confirmer que le classeur de données a été créé automatiquement, synchroniser/ajouter des personnes, définir la base de paie et le taux de chaque personne, puis créer le premier cycle de paie (mois précédent) en tant qu'essai en brouillon et examiner les lignes avant d'approuver quoi que ce soit.

Limites de l'application (communiquez-les au propriétaire dès le départ)

• L'application calcule et enregistre uniquement. Elle ne déclare pas les impôts par voie électronique (1099/W-2/941), ne déplace pas d'argent et n'effectue pas de paiements, et ne soumet rien à aucun organisme. Le propriétaire paie les gens depuis la banque comme d'habitude ; l'application enregistre que cela s'est produit.
• Les chiffres de retenue à la source W-2 sont des estimations (méthode de pourcentage annualisé à partir d'un onglet de tables fiscales modifiable) pour vérification par le CPA du propriétaire — ne les présentez jamais comme étant prêts à être déclarés.
• Pas de SSN/EIN complet ni de numéros de compte bancaire dans le classeur de l'application. Stockez uniquement des indicateurs « formulaire fiscal archivé » / « ACH archivé » ; les identifiants complets restent dans les systèmes sécurisés existants du cabinet.
• L'application est réservée à l'administrateur : une porte de connexion pour le propriétaire (par exemple, un code PIN vérifié côté serveur par rapport à un registre), et chaque fonction serveur revérifie l'autorisation de l'appelant. Les fournisseurs ne voient jamais l'application ; leur propre vue des paiements, le cas échéant, est une surface séparée en lecture seule.
• Le tableau de bord Finances est en lecture seule — l'application n'écrit jamais dans le classeur P&L. Le remplissage mensuel (Partie A) reste la seule façon d'intégrer les nombres dans le P&L.

Règles opérationnelles pour l'agent

• Suivez les fichiers de référence plutôt que l'improvisation ; en cas de conflit entre une référence et une instruction en direct, l'instruction actuelle du propriétaire prévaut et le changement est consigné.
• Vérifiez à partir de l'artefact, pas de votre propre affirmation : relisez les feuilles après les écritures, relisez le code déployé après les déploiements, et exécutez le harnais après les modifications de code.
• Lorsqu'une étape échoue, signalez ce qui a échoué, dans quel état se trouvent réellement les choses, et ce qui se passe ensuite. Ne rapportez jamais un remplissage, un déploiement ou un cycle de paie comme terminé simplement parce qu'il a été démarré.