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Practice Books Kit — Buchhaltung + Gehaltsabrechnung für eine private Therapiepraxis

Zweck

Geben Sie dem Inhaber einer Privatpraxis ein vollständiges, wiederholbares Finanzsystem mit zwei Teilen:

• Teil A — Monatliche Buchhaltung. Füttern Sie den Agent mit den Konto- und Kreditkartenauszügen des Monats. Der Agent klassifiziert jede Transaktion in einen festen Kontenrahmen und füllt eine Monatsspalte einer Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) aus, weist dann nach, dass der Monat aufgeht, bevor er Bericht erstattet.
• Teil B — Die Practice Books App. Eine kleine, nur für Administratoren bestimmte Web-App, die der Agent erstellt und für den Inhaber bereitstellt: monatliche Gehaltsabrechnung für 1099-Freiberufler und W-2-Angestellte (Lohnläufe, Abrechnungen, Jahresendzusammenfassungen) sowie ein schreibgeschütztes Finanz-Dashboard, das die GuV-Arbeitsmappe aus Teil A visualisiert.

Die beiden Teile verstärken sich gegenseitig: Die Auftragnehmerkosten der App können mit der GuV abgeglichen werden, und das Dashboard bedeutet, dass der Inhaber immer aktuelle Zahlen sieht, ohne die Arbeitsmappe öffnen zu müssen.

Übergabe an Ihren Agenten (für den Kollegen, der dieses Kit erhält)

Geben Sie Ihrem KI-Agenten diesen gesamten Ordner und gehen Sie dann wie folgt vor:

1. Beantworten Sie das unten stehende Einrichtungsinterview – der Agent sollte Ihnen diese Fragen einmalig stellen, bevor er etwas anderes tut.
2. Bestätigen Sie den Kontenrahmen in references/categories.md – behalten Sie die Namen und die Reihenfolge bei, es sei denn, eine Kategorie trifft auf Ihre Praxis wirklich nicht zu; der Agent sollte dies vor der ersten Befüllung mit Ihnen bestätigen.
3. Übergeben Sie einen Monat Auszüge und lassen Sie den Agenten eine erste Befüllung durchführen. Überprüfen Sie seinen Abgleich und seine Liste der Ermessensentscheidungen; korrigieren Sie etwas einmalig, und der Agent zeichnet Ihre Entscheidung als dauerhafte Regel für zukünftige Monate auf.

Einrichtungsinterview (einmal sammeln, aufschreiben, jeden Monat wiederverwenden)

Der Agent muss Folgendes sammeln – und niemals schätzen – bevor die erste Befüllung oder der App-Bau erfolgt:

• Praxis: juristischer Name, Inhabername, Bundesstaat(en) der Tätigkeit, Rechtsform.
• Konten (die letzten 4 Ziffern als Bezeichnung reichen aus):
  • Primäres Geschäftskonto (Girokonto, auf das Zahlungseingänge von Kostenträgern eingehen).
  • Gehaltsnebenkonto, falls die Praxis eines zur Bezahlung von Auftragnehmern verwendet.
  • Steuer-/Sparkonto, falls vorhanden (Überweisungen dorthin sind intern).
  • Geschäftskreditkarte(n).
  • Private/Vermögenskonten des Inhabers, die Überweisungen erhalten (erforderlich, um Entnahmen des Inhabers zu erkennen).
• Auszüge: Wie der Inhaber sie jeden Monat bereitstellt (CSV-Export bevorzugt, PDF, wenn die Bank nur das anbietet), und welche Datumsspalte den Monat bestimmt (Transaktionsdatum, nicht Buchungsdatum, es sei denn, der Inhaber entscheidet anders).
• Zahlungskonvention: Standard ist Zahlung am 1. des Monats für die Arbeit des Vormonats. Bestätigen Sie die tatsächliche Konvention der Praxis oder notieren Sie sie.
• Personen und Zahlungsbedingungen (für Teil B): jeder Auftragnehmer/Angestellte, dessen Typ (1099 oder W-2) und die genauen Zahlungsbedingungen – Prozentsatz der Einnahmen, Pauschalbetrag pro Sitzung, Stundensatz oder Gehalt; etwaige separate Aufteilung Privatzahlung/Gleitendes Honorar; etwaige wiederkehrende Abzüge (z. B. eine EHR-Sitzungsgebühr). Raten Sie niemals einen Gehaltssatz. Wenn ein Satz fehlt, lassen Sie ihn nicht gesetzt und kennzeichnen Sie ihn.
• Außerbilanzielle Einnahmen: Fragen Sie explizit, wie die Praxis Geld erhält, das niemals im Bank-Feed auftaucht – z. B. Supervision oder Miete, die per Zelle/Venmo/Bargeld/Scheck gezahlt wird. Diese Zahlungen müssen jeden Monat aus E-Mails/Zahlungsbenachrichtigungen eingepflegt werden, sonst unterschreitet die GuV stillschweigend die Einnahmen.

Teil A — Monatlicher Arbeitsablauf Auszug-zu-GuV

Referenzdateien: references/categories.md (Kontenrahmen + Klassifizierungsleitfaden) und references/pl-sheet-spec.md (Arbeitsmappenlayout, Formeln und Befüllungsverfahren). Befolgen Sie diese genau.

1. Sammeln Sie ALLE Auszüge für den Monat. Primäres Girokonto, Gehaltsnebenkonto, jede Geschäftskarte, plus die außerbilanzielle Erfassung (Schritt 2). Fehlt ein Auszug, sagen Sie dies und füllen Sie nur das, was die bereitgestellten Auszüge unterstützen – nennen Sie die Lücke im Bericht (z. B. „Auftragnehmerkosten in Erwartung des Gehaltskontenauszugs“), anstatt sie stillschweigend zu umgehen.
2. Erfassen Sie außerbilanzielle Einnahmen. Durchsuchen Sie die E-Mails/Zahlungsbenachrichtigungen des Inhabers für den Monat (Zelle/Venmo „Sie haben Geld erhalten“-Hinweise usw.) und fügen Sie bestätigte Geschäftseinnahmen mit Quellenangabe zum Hauptbuch hinzu. Private Einnahmen, die bei derselben Erfassung gefunden werden, werden ausgeschlossen und aufgelistet.
3. Parsen Sie jede Transaktion aus jedem Auszug in ein Hauptbuch: Datum, Quellkonto, Beschreibung, Betrag (Gutschriften positiv, Lastschriften negativ).
4. Schließen Sie interne Geldbewegungen aus – sie sind weder Einnahmen noch Ausgaben:
   • Überweisungen zwischen eigenen Konten der Praxis (Girokonto ↔ Gehaltsnebenkonto ↔ Steuerkonto).
   • Überweisungen auf private/Vermögenskonten des Inhabers – dies sind Entnahmen des Inhabers, niemals Ausgaben.
   • Kreditkartenzahlungen (Autopay oder manuell) – die Käufe der Karte sind die Ausgaben; die Zahlung verschiebt lediglich Geld zwischen Konten.
5. Klassifizieren Sie jede verbleibende Transaktion anhand von references/categories.md. ACH-Zahlungen an Auftragnehmer, die vom Gehaltskonto getätigt werden, sind Auftragnehmerkosten. Passt eine Transaktion zu keiner Regel, setzen Sie sie auf die Liste der Ermessensentscheidungen für den Bericht – lassen Sie sie niemals stillschweigend fallen und erfinden Sie niemals eine neue Kategorie ohne Zustimmung des Inhabers.
6. Summieren Sie nach Kategorie in die monatlichen Spaltenwerte (Ausgaben negativ).
7. Schreiben Sie die Monatsspalte gemäß references/pl-sheet-spec.md: nur Kategorienzellen, dann die Summenformeln, wobei Sie auf das Schreibergebnis (Zellenanzahl) achten, bevor Sie ihm vertrauen.
8. Lesen Sie zurück und gleichen Sie ab. Lesen Sie die geschriebene Spalte aus der Arbeitsmappe erneut und verifizieren Sie sie gegen das unabhängig berechnete Hauptbuch:
   • Summe der kategorisierten Einnahmen = Gesamtgutschriften der Auszüge abzüglich ausgeschlossener Posten (interne Zugänge, Kartenrückerstattungen gemäß Regel des Inhabers).
   • Summe der kategorisierten Ausgaben = Gesamtbelastungen der Auszüge abzüglich ausgeschlossener Posten.
   • Jede Transaktion im Hauptbuch ist genau einmal verbucht: kategorisiert, mit Begründung ausgeschlossen oder als nicht klassifiziert aufgelistet. Schlägt der Abgleich fehl, korrigieren Sie ihn vor der Berichterstattung – melden Sie keinen Monat, der nicht abgestimmt ist.
9. Berichten Sie dem Inhaber über den Monat: Einnahmen, Ausgaben, Netto; Jahressummen; die getroffenen Ermessensentscheidungen (mit Beträgen) und die als dauerhafte Regeln festgehaltenen Entscheidungen des Inhabers; alles Unklassifizierte; etwaige fehlende Auszüge. Halten Sie den Bericht sachlich und vollständig – der Inhaber prüft anhand dessen.

Teil A Harte Regeln

• Nur Ist-Zahlen. Verwenden Sie reale Transaktionsbeträge aus Auszügen. Schätzen, mitteln, annualisieren oder setzen Sie niemals eine Zahl ein, um einen Monat „vollständig aussehen zu lassen“. Ein unvollständiger Monat wird als unvollständig gemeldet.
• Überschreiben Sie niemals eine manuell eingegebene Zelle. Wenn der Inhaber bereits einen Wert in eine Zelle eingegeben hat, die Sie beschreiben möchten, und dieser von Ihrem abweicht, behalten Sie seinen Wert bei, kennzeichnen Sie den Konflikt im Bericht und gleichen Sie ihn offen ab – ein bereits vorhandener Eintrag stammt normalerweise aus einer Quelle, die Sie nicht haben.
• Ausgaben sind negative Zahlen im Blatt; Summenformeln sind darauf angewiesen.
• Erstattungen werden mit der Ausgabe verrechnet, niemals als Einnahmen verbucht. Wenn jemand der Praxis eine bestimmte Kosten erstattet, die die Praxis vorfinanziert hat (der klassische Fall: ein Auftragnehmer erstattet seinen Sitzungsbeitrag für die Gruppen-EHR-Abonnementgebühr), ziehen Sie die Erstattung von dieser Ausgabenkategorie im Monat des Eingangs ab. Eine Bruttodarstellung als Einnahmen überhöht beide Seiten.
• Private Transaktionen werden ausgeschlossen und im Bericht aufgelistet, nicht „sicherheitshalber“ kategorisiert.
• Wenden Sie die Entscheidungen des Inhabers konsistent an. Wenn der Inhaber eine Klassifizierung einmal korrigiert, notieren Sie die Regel (in Ihrem Gedächtnis/Ihren Notizen für diese Praxis) und wenden Sie sie jeden Monat danach an, ohne erneut zu fragen.

Teil B — Die Practice Books App

Referenzdatei: references/app-spec.md – Datenmodell, Zahlungsregeln, Lebenszyklus, Schnittstelle zum Finanzleser, Diagrammliste und Bereitstellungsgates. Bauen Sie nach diesem Lastenheft.

Form der Arbeit:

1. Bestätigen Sie die Daten aus dem Einrichtungsinterview (insbesondere Personen + Zahlungsbedingungen). Bauen Sie nichts Finanzielles auf einem geschätzten Satz.
2. Bauen Sie zuerst lokal. Schreiben Sie den Server- + Client-Code sowie eine lokale Testumgebung, die die Tabellenkalkulationsebene simuliert und jede Serverfunktion mit den exakten Argumentformen aufruft, die der Client sendet. Decken Sie mindestens ab: Berechnungslogik (Prozentsatz / Pauschalbetrag / private Aufteilung), Lebenszyklus-Wächter (ein Lauf muss vor „Bezahlt“ den Status „Genehmigt“ durchlaufen), den Schreibvorgang „Bezahlt → Auszahlungshistorie“, das 1099-$600-Kennzeichen, die W-2-SV-Beitragsbemessungsgrenze und den Finanz-Parser für buchhalterische Zeichenketten.
3. Bereitstellen mit Gates. Übertragen Sie den Code, lesen Sie dann den Inhalt des bereitgestellten Projekts zurück und fordern Sie eine bytegenaue Übereinstimmung mit den getesteten lokalen Dateien, bevor Sie eine Version erstellen – eine Bereitstellung mit veraltetem Inhalt sieht identisch mit einer guten aus, bis jemand die App öffnet. Aktualisieren Sie bestehende Bereitstellungen auf die neue Version; erstellen Sie niemals eine neue Bereitstellungs-URL (jede neue URL ist ein Link, den jemand aktualisieren muss, und alte URLs bedienen weiterhin alten Code). Bestätigen Sie nach dem Update die Bereitstellungen erneut, um sicherzustellen, dass die Version tatsächlich aktualisiert wurde (Bereitstellungslisten können einige Sekunden hinter einem Update hinterherhinken).
4. Die Autorisierung des Inhabers erfolgt einmalig manuell. Der Inhaber öffnet das Projekt einmal und genehmigt die Berechtigungen (Tabellenkalkulation + E-Mail senden). Bis dahin zeigt die App-URL einen Zugriffsfehler – das ist zu erwarten, kein Fehler.
5. Checkliste für die erste Inbetriebnahme für den Inhaber: entsperren, bestätigen, dass die Arbeitsmappe automatisch erstellt wurde, Personen synchronisieren/hinzufügen, für jede Person die Vergütungsbasis und den Satz festlegen, dann den ersten (Vormonats-)Lohnlauf als Testlauf im Status „Entwurf“ erstellen und die Zeilen prüfen, bevor Sie etwas genehmigen.

App-Grenzen (dem Inhaber von Anfang an mitteilen)

• Die App berechnet und zeichnet nur auf. Sie gibt keine Steuern elektronisch ab (1099/W-2/941), führt keine Geldbewegungen oder Zahlungen durch und übermittelt nichts an eine Behörde. Der Inhaber zahlt die Personen wie gewohnt von der Bank aus; die App zeichnet auf, dass es passiert ist.
• Die Einbehaltungsbeträge für W-2 sind Schätzungen (annualisierte Prozentmethode basierend auf einer bearbeitbaren Steuertabellen-Registerkarte) für den Steuerberater des Inhabers zur Überprüfung – stellen Sie sie niemals als einreichungsfertig dar.
• Keine vollständigen SSN/EIN oder Kontonummern in der App-Arbeitsmappe. Speichern Sie nur Kennzeichen wie „Steuerformular hinterlegt“ / „ACH hinterlegt“; vollständige Identifikatoren verbleiben in den bestehenden sicheren Systemen der Praxis.
• Die App ist nur für Administratoren: ein Anmeldegatter für den Inhaber (z. B. eine PIN, die serverseitig gegen eine Liste geprüft wird), und jede Serverfunktion überprüft die Berechtigung des Aufrufers erneut. Leistungserbringer sehen die App nie; ihre eigene Auszahlungsansicht ist, falls vorhanden, eine separate, schreibgeschützte Oberfläche.
• Das Finanz-Dashboard ist schreibgeschützt – die App schreibt niemals in die GuV-Arbeitsmappe. Die monatliche Befüllung (Teil A) bleibt der einzige Weg, wie Zahlen in die GuV gelangen.

Betriebsregeln für den Agenten

• Befolgen Sie die Referenzdateien anstelle von Improvisation; wo eine Referenz und eine Live-Anweisung in Konflikt geraten, gilt die aktuelle Anweisung des Inhabers und die Änderung wird notiert.
• Verifizieren Sie anhand des Artefakts, nicht anhand Ihrer eigenen Behauptung: Lesen Sie Blätter nach dem Schreiben zurück, lesen Sie bereitgestellten Code nach der Bereitstellung zurück, und führen Sie die Testumgebung nach Codeänderungen aus.
• Wenn ein Schritt fehlschlägt, melden Sie, was fehlgeschlagen ist, in welchem Zustand sich die Dinge tatsächlich befinden und was als nächstes passiert. Melden Sie niemals eine Befüllung, eine Bereitstellung oder einen Zahlungslauf als erledigt, nur weil Sie damit begonnen haben.