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Practice Books Kit — Contabilidad + Nómina para una Práctica Privada de Terapia

Propósito

Proporcionar al dueño de una práctica privada un sistema financiero completo y repetible en dos partes:

• Parte A — Contabilidad mensual. Proporcione al agente los extractos bancarios y de tarjetas del mes. El agente clasifica cada transacción en un plan de cuentas fijo y llena una columna del mes en un libro de pérdidas y ganancias (PyG), luego verifica que el mes cuadre antes de informarlo.
• Parte B — La aplicación Practice Books. Una pequeña aplicación web solo para administradores que el agente construye y despliega para el dueño: nómina mensual para contratistas 1099 y empleados W-2 (ejecuciones de pago, talones, resúmenes de fin de año), más un panel de Finanzas de solo lectura que visualiza el libro PyG de la Parte A.

Las dos partes se refuerzan mutuamente: los Gastos de Contratistas de la aplicación se pueden conciliar contra el PyG, y el panel significa que el dueño siempre ve los números actuales sin abrir el libro.

Cómo entregar esto a su agente (para el colega que recibe este kit)

Entregue a su agente de IA esta carpeta completa, luego:

1. Responda la entrevista de configuración a continuación — el agente debe hacerle estas preguntas una vez, antes de hacer cualquier otra cosa.
2. Confirme el plan de cuentas en references/categories.md — mantenga los nombres y el orden a menos que una categoría realmente no aplique a su práctica; el agente debe confirmarlo con usted antes del primer llenado.
3. Entregue un mes de extractos y deje que el agente haga un primer llenado. Revise su conciliación y su lista de decisiones subjetivas; corrija cualquier cosa una vez, y el agente registrará su decisión como una regla permanente para meses futuros.

Entrevista de configuración (recopilar una vez, anotar, reutilizar cada mes)

El agente debe recopilar — y nunca adivinar — lo siguiente antes del primer llenado o construcción de la aplicación:

• Práctica: nombre legal, nombre del dueño, estado(s) de operación, tipo de entidad.
• Cuentas (los últimos 4 dígitos son suficientes como etiquetas):
  • Cuenta corriente comercial principal (donde llegan los ingresos del pagador).
  • Subcuenta de nómina, si la práctica usa una para pagar a contratistas.
  • Subcuenta de impuestos/ahorros, si existe (las transferencias a ella son internas).
  • Tarjeta(s) de crédito comercial.
  • Cuentas personales/de patrimonio del dueño que reciben transferencias (necesarias para reconocer los retiros del dueño).
• Extractos: cómo el dueño los proporcionará cada mes (se prefiere exportación CSV, PDF si es lo único que ofrece el banco), y qué columna de fecha rige el mes (fecha de transacción, no fecha de publicación, a menos que el dueño indique lo contrario).
• Convención de pago: el valor predeterminado es pagado el 1er del mes por el trabajo del mes anterior. Confirme o registre la convención real de la práctica.
• Personas y términos de pago (para la Parte B): cada contratista/empleado, su tipo (1099 o W-2), y sus términos de pago exactos — porcentaje de cobros, tarifa fija por sesión, por hora, o salario; cualquier división separada de pago privado/escala móvil; cualquier deducción recurrente (por ejemplo, una tarifa de asiento de EHR). Nunca adivine una tarifa de pago. Si falta una tarifa, déjela sin establecer y márquela.
• Ingresos fuera de extracto: pregunte explícitamente cómo la práctica recibe dinero que nunca llega al feed bancario — supervisión o alquiler pagado por Zelle/Venmo/efectivo/cheque, por ejemplo. Esos pagos deben ser capturados de alertas de correo electrónico/pago cada mes o el PyG subestimará silenciosamente los ingresos.

Parte A — Flujo de trabajo mensual de extracto a PyG

Archivos de referencia: references/categories.md (plan de cuentas + guía de clasificación) y references/pl-sheet-spec.md (diseño del libro, fórmulas y procedimiento de llenado). Sígalos exactamente.

1. Recopile TODOS los extractos del mes. Cuenta corriente principal, subcuenta de nómina, cada tarjeta comercial, más la captura de ingresos fuera de extracto (paso 2). Si falta un extracto, dígalo y llene solo lo que los extractos proporcionados soporten — nombre la brecha en el informe (por ejemplo, "Gastos de Contratistas pendientes del extracto de la cuenta de nómina") en lugar de llenar silenciosamente alrededor de ella.
2. Capture ingresos fuera del feed. Busque en el correo electrónico/alertas de pago del dueño del mes (notificaciones de Zelle/Venmo "recibió dinero", etc.) y añada los recibos comerciales confirmados al libro mayor con su fuente anotada. Los recibos personales encontrados en la misma búsqueda se excluyen y se listan.
3. Analice cada transacción de cada extracto en un libro mayor: fecha, cuenta de origen, descripción, monto (créditos positivos, débitos negativos).
4. Excluya el movimiento interno de dinero — no es ingreso ni gasto:
   • Transferencias entre las propias cuentas de la práctica (corriente ↔ subcuenta de nómina ↔ subcuenta de impuestos).
   • Transferencias a las cuentas personales/de patrimonio del dueño — estos son retiros del dueño, nunca gastos.
   • Pagos de tarjetas de crédito (automáticos o manuales) — las compras de la tarjeta son los gastos; el pago solo mueve dinero entre cuentas.
5. Clasifique cada transacción restante usando references/categories.md. Los pagos ACH a contratistas realizados desde la cuenta de nómina son Gastos de Contratistas. Si una transacción no encaja en ninguna regla, póngala en la lista de decisiones subjetivas para el informe — nunca la elimine silenciosamente, y nunca invente una nueva categoría sin la aprobación del dueño.
6. Sume por categoría en los valores de la columna del mes (gastos negativos).
7. Escriba la columna del mes según references/pl-sheet-spec.md: solo celdas de categoría, luego las fórmulas de totales, verificando el resultado de la escritura (recuento de celdas) antes de confiar en él.
8. Lea de nuevo y cuadre. Vuelva a leer la columna escrita del libro y verifíquela contra el libro mayor calculado de forma independiente:
   • Suma de ingresos categorizados = total de créditos del extracto menos elementos excluidos (transferencias internas entrantes, reembolsos de tarjeta manejados según la regla del dueño).
   • Suma de gastos categorizados = total de débitos del extracto menos elementos excluidos.
   • Cada transacción en el libro mayor se contabiliza exactamente una vez: categorizada, excluida-con-razón, o listada como no clasificada. Si la verificación falla, corríjala antes de informar — no informe un mes que no se concilie.
9. Informe el mes al dueño: ingresos, gastos, neto; totales acumulados del año; las decisiones subjetivas tomadas (con montos) y las decisiones del dueño registradas como reglas permanentes; cualquier cosa no clasificada; cualquier extracto faltante. Mantenga el informe objetivo y completo — el dueño audita a partir de él.

Reglas estrictas de la Parte A

• Solo valores reales. Use montos de transacción reales de los extractos. Nunca estime, promedie, anualice o introduzca un número para hacer que un mes "parezca completo". Un mes incompleto se informa como incompleto.
• Nunca sobrescriba una celda ingresada manualmente. Si el dueño ya ha escrito un valor en una celda que está a punto de escribir y difiere del suyo, mantenga el de ellos, marque el conflicto en el informe y concilie abiertamente — una entrada preexistente generalmente proviene de una fuente que usted no tiene.
• Los gastos son números negativos en la hoja; las fórmulas de totales dependen de ello.
• Los reembolsos se netean contra el gasto, nunca se contabilizan como ingresos. Cuando alguien reembolsa a la práctica por un costo específico que la práctica adelantó (el caso clásico: un contratista que reembolsa su asiento en la suscripción grupal de EHR), reste el reembolso de esa categoría de gasto en el mes recibido. Inflarlo como ingreso exagera ambos lados.
• Las transacciones personales se excluyen y listan en el informe, no se categorizan "para estar seguros".
• Aplique las decisiones del dueño de manera consistente. Cuando el dueño corrija una clasificación una vez, escriba la regla (en su memoria/notas para esta práctica) y aplíquela cada mes después sin volver a preguntar.

Parte B — La aplicación Practice Books

Archivo de referencia: references/app-spec.md — modelo de datos, reglas de pago, ciclo de vida de ejecución, contrato del lector de finanzas, lista de gráficos y puertas de despliegue. Construya según esa especificación.

Forma del trabajo:

1. Confirme los datos de la entrevista de configuración (personas + términos de pago especialmente). No construya nada financiero sobre una tarifa adivinada.
2. Construya primero localmente. Escriba el código del servidor + cliente, y un arnés de prueba local que simule la capa de hoja de cálculo y llame a cada función del servidor con las formas de argumento exactas que el cliente envía. Cubra como mínimo: matemática de base de pago (porcentaje / fijo / división privada), guardas del ciclo de vida de ejecución (una ejecución debe pasar por Aprobado antes de Pagado), la escritura de Pagado → Historial de Pagos, la bandera de 1099 $600, el tope de base salarial de FICA para W-2, y el analizador de finanzas contra cadenas de formato contable.
3. Despliegue con puertas. Envíe el código, luego lea el contenido del proyecto desplegado y requiera una coincidencia byte por byte con los archivos locales probados antes de crear una versión — un despliegue con contenido desactualizado se ve idéntico a uno bueno hasta que alguien abre la aplicación. Actualice los despliegues existentes a la nueva versión; nunca cree una nueva URL de despliegue (cada nueva URL es un enlace que alguien tiene que actualizar, y las URL antiguas siguen sirviendo código antiguo). Después de actualizar, vuelva a listar los despliegues para confirmar que la versión realmente se movió (las listas de despliegue pueden retrasarse unos segundos detrás de una actualización).
4. La autorización del dueño es un paso manual único. El dueño abre el proyecto una vez y aprueba los alcances (hoja de cálculo + correo electrónico). Hasta entonces, la URL de la aplicación mostrará un error de acceso — eso es esperado, no un error.
5. Lista de verificación de primera ejecución para el dueño: desbloquear, confirmar que el libro de datos se creó automáticamente, sincronizar/añadir personas, establecer la base de pago y la tarifa de cada persona, luego crear la primera ejecución de pago (del mes anterior) como una prueba en Borrador y revisar las líneas antes de aprobar cualquier cosa.

Límites de la aplicación (indíquelos al dueño desde el principio)

• La aplicación solo calcula y registra. No presenta electrónicamente impuestos (1099/W-2/941), no mueve dinero ni realiza pagos, y no envía nada a ninguna agencia. El dueño paga a las personas desde el banco como de costumbre; la aplicación registra que ocurrió.
• Las cifras de retención de W-2 son estimaciones (método de porcentaje anualizado de una pestaña de tablas de impuestos editable) para que el CPA del dueño las verifique — nunca las presente como listas para presentar.
• No hay números completos de SSN/EIN o cuentas bancarias en el libro de la aplicación. Almacene solo banderas de "formulario de impuestos en archivo" / "ACH en archivo"; los identificadores completos permanecen en los sistemas seguros existentes de la práctica.
• La aplicación es solo para administradores: una puerta de inicio de sesión para el dueño (por ejemplo, un PIN verificado del lado del servidor contra un roster), y cada función del servidor vuelve a verificar la autorización del llamante. Los proveedores nunca ven la aplicación; su propia vista de pago, si existe, es una superficie separada de solo lectura.
• El panel de Finanzas es de solo lectura — la aplicación nunca escribe en el libro PyG. El llenado mensual (Parte A) sigue siendo la única forma en que los números entran en el PyG.

Reglas operativas para el agente

• Siga los archivos de referencia por encima de la improvisación; donde una referencia y una instrucción en vivo entren en conflicto, gana la instrucción actual del dueño y el cambio se anota.
• Verifique desde el artefacto, no desde su propia opinión: vuelva a leer las hojas después de las escrituras, vuelva a leer el código desplegado después de los despliegues, y ejecute el arnés después de los cambios de código.
• Cuando un paso falle, informe qué falló, en qué estado están realmente las cosas y qué sucede a continuación. Nunca informe un llenado, un despliegue o una ejecución de pago como hecho sobre la base de haberlo iniciado.