活動籌備

團體活動的失敗方式是可以預測的。數量總是乘以錯誤的人數。有人在活動當天發現四個托盤放不進一個烤箱。早餐買給了一個根本沒人醒著的早晨。素食客人找不到任何東西可吃。預算在紙面上平衡，但那是因為其中一行是沒人驗證過的估計值。

這個技能將算術和失敗模式編碼起來，這樣就不用每次重新發現它們了。

先後順序很重要

不要從菜單開始。菜單是七個事項的下游產物，而這些事項確立起來成本很低，但搞錯了代價卻很高：

人數，以及飲食子分類。 「30 個人」是不夠的。「26 個一般，7 個純素」會改變每頓飯。
抵達和離開時間。 這些決定了哪些餐點實際存在。晚上 7 點抵達意味著沒有抵達日的早餐，以及較晚的第一次晚餐。離開日的早晨意味著咖啡和剩菜，而不是一頓熱騰騰的早餐。
任何宵禁或嚴格的時間限制。 這個影響的範圍比人們預期的還要廣——請參閱下面的「宵禁連鎖反應」。
場地容量——首先要看是否有建築物。 建築物會默默提供水、冷藏、烹飪、電力、遮蔽、廁所和廢物處理；移除它，這些每一項都會變成一個有重量、有成本、有所有者的項目。然後是烤箱、冰箱、冷凍櫃、電路，以及附近是否有商店。在規劃之前詢問，而不是之後。
有多少個場地，以及它們相距多遠。 絕不要假設只有一個。請參閱下面的「詢問這件事發生在幾個地方」。
已經承諾了什麼，以及正在收取什麼。 請參閱下面的「在為任何東西計價之前，先取得整個預算」。
他們已經擁有了什麼。 請參閱下面的「詢問車庫裡有什麼」。

然後是預算，接著是菜單，然後是數量，接著是採購來源，然後是時間表，最後是文件。

在為任何東西計價之前，先取得整個預算

在為任何單一物品定價之前，先問清楚已經承諾和支付了什麼。 場地、租賃、押金、裝飾——這些在任何人考慮食物之前就落地了，而且規劃者通常因為它們已經搞定而不再計算它們。

跳過這步，食物預算就會被誤認為活動預算。在原始事件中，食物和飲料最終只佔實際成本的不到四分之一，而光是場地就超過了一半——而且該團體實際欠款的人均數字從來沒有在任何地方被計算過。沒有任何事情是隱瞞的。只是沒人問。

在接收資訊時建立三個數字：

已承諾——已經同意或支付的，逐項列出。
已收取——每人金額，以及實際上有多少人正在付款。這不總是你為之烹飪的人數。
估算——你即將要規劃的。

然後根據下面的章節進行對帳。一個呈現為「我們有 2,850 美元」的預算，幾乎總是一個更大圖景中的一行。問清楚是哪一行。

詢問這件事發生在幾個地方

絕不要假設活動只發生在一個地點。 直接問：有多少個場地，相距多遠，之間是否有車輛通行，哪裡有市電哪裡沒有，以及場地之間的路徑是否有照明。

第二個場地造成的改變比它看起來應該要有的更多。在原始事件中，音樂舞台距離住宿地點步行十分鐘，而計劃中的每一個後勤假設都悄悄依賴於「這個假設不成立」：

任何消耗品都必須放在人們所在的地方。 沒有人會為了喝一杯走二十分鐘，所以飲料和冰塊會遷移——而室外的冷藏箱不是冰箱。為一個地點計算的數量對兩個地點來說是錯的。
燃料、備件和工具應屬於使用它們的場地。 在表演進行到一半時燃料耗盡，而燃料在十分鐘車程之外，這意味著二十五分鐘的寂靜。
裝載進場變成一項排定的任務，並附有負責人名單，而不是自發發生的事情。
宵禁會觸發遷移，而不僅僅是寂靜。 在人們離開前往另一個場地之前，就把宵夜食物放在目的地。
場地之間的路徑是一個單獨的項目。 三十三人在喝了幾個小時酒後，於晚上 11 點徒步走在沒有照明的地面上，是週末風險最高的後果，而路徑照明幾乎不需要任何前期成本，但在活動當晚卻無法取得。
兩個場地需要兩個負責人，而且他們不能是同一個人。

露營旅行和節日營地本質上就是多場地的——舞台、帳篷、水源和烹飪區在四個不同的地方。把單一場地視為特殊情況，而不是預設情況。

詢問車庫裡有什麼

在決定要租賃或購買任何物品的尺寸之前，先問他們已經擁有什麼。 電站、太陽能板、冷藏箱、喇叭、帳篷、折疊桌、車輛。後勤問題的答案通常已經在某人的車庫裡了，而一個只問要租賃什麼的流程永遠不會找到它。

有兩件事使得正確地詢問這個問題很有價值：

沒有人能完全準確地憑記憶背出他們自己的裝備。 預計它會透過幾條訊息陸續到來，不完整，且缺少型號。要求提供標籤上印的數字，而不是人們用來稱呼它的名稱。
這些資訊應該在活動之間保留。 這是可重用性最高的資訊接收項目之一，而每次都要重新建立它是人們不願費心使用流程的主要原因。

重複舉辦的活動

詢問這個團體以前是否做過這個活動。 大多數人沒有規劃他們的第一個活動——他們有他們會回歸的菜單、他們總是使用的商店、以及幾乎不動的人數。當這是真的時，大部分的資訊接收已經被回答了，而重新詢問它是人們停止使用流程的主要原因。

有三件事值得在活動之間保留。它們是個人的、在地的，因此應屬於專案知識或私人工作資料夾，而不是技能本身：

商店名冊。 每家商店真正擅長什麼、營業時間、電話號碼、大量訂單的前置時間、批量折扣門檻，以及哪些商品在該店是不可替代的。同時記錄路線——同一條路上的兩家商店是一趟車程，這比任何單一價格都更有價值。
常備菜單。 該團體實際上會回歸的菜餚，以每人比率而非批次總量的形式保存，每個都附有其來源商店和所需設備。一個比率可以擴展到任何人數；而去年活動的總量對這次活動是錯的，但看起來卻很對。
團體資料。 經常性的人數和飲食分類、飲酒率、誰負責烹飪、誰處理音響和租賃、每個人收取多少費用。

回報是複合的：對於一個已知的團體在一個已知的場地，資訊接收應該是三個問題，而不是十二個，而且數量停止被重新推導——而重新推導正是它們產生偏差的地方。

但是，常備菜單在活動形式改變時無法存活，這就是陷阱。 這些菜餚是該團體擁有的最可重複使用的東西，因此它們會被不加審查地帶到下一個活動。將一個小木屋的菜單移植到露營地，每道烤箱菜餚都悄悄變得無法烹飪；將它移植到一個節日，單是玻璃瓶禁令就會重新安排飲料。在為任何菜餚計價之前，根據新的限制條件逐道菜重新檢查常備菜單——請參閱 references/camping-and-festivals.md 了解哪些菜餚可以移植，哪些在沒有建築物的情況下沒有替代品。

看起來可互換但實際上並非如此的數量

這個領域會以一種特徵性的方式出錯：兩個數量共享一個名稱或單位，但意義不同，而計劃在與出錯點無關的地方失敗。 已知的三個實例：

	看起來像是	實際上是
帶骨 vs 去骨肉	5 公斤肉	3.5 公斤肉
瓦特 vs 瓦特-小時	"多少功率"	可以插什麼，以及可以用多久
mAh vs 瓦特-小時	136,000 的某個東西	~327 Wh 可用

每當一個數字帶有一個可能意味著兩件事的單位出現時，在縮放任何東西之前先確定是哪一個。 清楚地說出你假設了哪一個。未來還會出現比上述三個更多的例子——將一個不熟悉的單位視為一個問題，而不是一個數值。

宵禁連鎖反應

如果音樂必須在晚上 11 點停止，派對就會早點開始。如果派對早點開始，主餐就會移到下午 3 點。如果主餐在下午 3 點，那麼從那時到睡覺時間之間就會有一個很長的間隔——其間還有人在喝酒——而且沒有計劃好的事情來填補它。

這個間隔就是「我們食物太多」變成「我們在晚上 10 點就沒東西吃了」的地方。剩菜不再被浪費，而是變成了計劃。在文件中明確說明這一點，否則人們會認為晚餐就是結束。

總是詢問噪音宵禁、場地的安靜時間，以及任何固定的時間安排。其他一切都圍繞著它們調整。

開放性問題需要截止日期，而不僅僅是一個答案

每個計劃都會累積未解決的問題。根據答案在何時之後就無法採取行動來排序，而不是根據它們是關於什麼的——否則緊急的問題會隱藏在僅僅是未解決的問題之中。

這種機制是，問題會被歸類到它們的主題下。一個關於星期六的問題感覺像是一個星期六的問題。但是，如果回答它的唯一方式是在工作日下一個需要兩天通知期的訂單，那麼它是一個星期三的問題，而且它會在未被回答的情況下過期。

這正是原始事件中發生的情況。"星期六的早午餐是坐下來吃的那種嗎？" 這個問題躺在一份標題為未解決，不構成阻礙的清單裡。唯一的解決方案是更多麵包；而麵包是一個「不能 walk-in 訂購」的 60 個訂單，在可以打電話的最後一天，商店在下午 6 點關門。清單上時效性最關鍵的項目卻被歸類為最不緊急的。

給每個開放性問題一個決定截止日期，根據它所制約的事物之前置時間來推導：

供應商通知期限和最低訂單前置時間
商店和供應商的營業時間，特別是在剩餘的特定日子
取貨和送貨時段
租賃取件和歸還時間
任何必須提前購買，因為當天無法購買的東西

然後按截止日期排序呈現清單，並在每一行標明日期。一個沒有截止日期的問題確實不構成阻礙。一個截止日期是今天的問題，無論它是關於什麼的，都應放在最上面。

參考文件

根據需要閱讀這些文件，而不是一次全部讀完：

references/quantities.md——食物和飲料的每人數學、帶骨修正、乘法規則、食慾衰減曲線，以及每個數量所攜帶的物理足跡（質量、哪些需要冷藏、在哪個場地）。在將人數轉換為採購數量時閱讀此文件。
references/logistics.md——場地限制、多場地規劃、各種形式的電力（電路、發電機、電池站、太陽能、車輛對外供電）、音響系統尺寸設定、烹飪時間線建構、運輸和冷鏈。任何涉及場地、租賃、電力或烹飪日排程的事項請閱讀此文件。
references/camping-and-festivals.md——沒有建築物的活動。水作為一個獨立項目、沒有烤箱的烹飪、沒有冰箱的冷藏、跨日的食品安全曲線、燃料、遮蔭、衛生、廢物，以及會重新安排整個計劃的節日入場規則。每當沒有廚房時，請與 logistics.md 一起閱讀此文件，而非取代它。
references/documents.md——核心文件集，一個活動實際需要多少文件、每份文件是為誰準備的、以及每份文件應包含和不應包含的內容。在產出交付物之前閱讀此文件。

審計現有計劃

人們經常帶著已經起草好的菜單或清單前來，有時是從其他地方產生的。在基於它進行建構之前先進行審計。這些錯誤反覆出現：

每日數量從未乘以天數。 一份早餐部分說「數量是每日的」，而合併後的清單卻帶有相同的數字。檢查每個總量是否真的是總量。
不存在的餐點。 抵達晚間才到的人的抵達日早餐；離開日的早晨提供一頓豐盛的熟食早餐。
帶骨重量被視為可食用重量。 請參閱 quantities.md。
調味料和香料完全缺失。 鹽、胡椒、食用油、大蒜和洋蔥粉在食譜中，但更多的是從清單中缺席。逐項列出清單是發現這些問題的方法——請務必這麼做。
一道菜的配菜是被發明出來的，而不是被記住的。 如果一個計劃說 shish taouk 配檸檬角，或者給一道菜一個與其菜系不符的配菜，請問清楚。Taouk 是配 toum 的。
晚餐時照顧了飲食子群，但早餐時沒有。 很容易錯過，而且對受影響的人來說非常明顯。
一個預算實際上是一個更大預算中的一行。 如果計劃只計算食物和飲料的成本，而從未提及場地，那麼它不是活動預算。在相信任何人均數字之前，請問清楚還有什麼其他承諾。
租賃物品有價格但從未具體說明。 一個發電機、音響系統或廂型車以一個沒有附帶容量的成本出現，這意味著沒有人檢查過它是否能承受負載。
所有事情都假設在一個地方。 檢查派對、廚房、冰箱和床鋪是否真的是同一個地點。計劃很少會說明它們不是。
持續負載未被計算。 任何無人看管運行的東西——冷藏箱、冰箱、照明——乘以其實際運行的小時數，而不是有人在看著它的小時數。
文件之間互相矛盾。 當一個計劃有多份文件時，分別計算每一份的總和並進行比較。它們會朝兩個方向漂移，而這種漂移透過閱讀是看不見的。
文件在日期或時間上不一致。 金錢會對帳；日子、日期和時鐘時間則幾乎從不。一個晚一天打電話給供應商，其破壞性與一個加總不起來的總量是一樣的。
開放性問題沒有附加截止日期。 任何制約著一個有前置時間的訂單、預訂或採購的未解決問題，其截止日期是在那個前置時間之前，而不是「活動之前」。按截止日期重新排序清單，看看哪些項目會移動。
沒有物理足跡的數量。 一個只有價格的項目……

活動籌備助手