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活动筹备

团体活动失败的方式通常是可以预测的。数量乘以了错误的人数。有人在活动当天才发现四个托盘放不进一个烤箱。早餐给一个早上没人在场的早晨买了。纯素食者发现没有东西可吃。预算在纸面上平衡，因为其中一个项目是没人核实的估算。

这项技能将算术和失败模式编码进去，这样就不必每次都重新发现它们。

操作顺序很重要

不要从菜单开始。菜单是七件事的下游，这些事确立起来成本很低，但搞错成本很高：

1. 人数，附带饮食子分类。“30人”不够。“26个普通，7个纯素食”每餐都会改变。
2. 到达和离开时间。 这些决定了哪些餐实际存在。晚上7点到达意味着到达日没有早餐，第一顿晚餐也晚。出发日上午意味着咖啡和剩菜，而不是烹制早餐。
3. 任何宵禁或硬性时间限制。 这带来的连锁反应比人们预期的要深远得多——见下面的“宵禁连锁反应”。
4. 场地容量——首先看是否存在建筑。 建筑默默地提供水、冷藏、烹饪、电力、庇护所、厕所和废物处理；移除它，每一个都变成带有重量、成本和负责人的单独项目。然后是烤箱、冰箱、冰柜、电路，以及附近是否有商店。在规划前询问，而不是之后。
5. 有多少个地点，它们相距多远。 永远不要只假设一个。见下面的“询问这件事发生在几个地方”。
6. 已经承诺了什么，以及正在收集什么。 见下面的“在定价任何东西之前获取整个预算”。
7. 他们已经拥有什么。 见下面的“询问车库里有什么”。

然后是预算，然后是菜单，然后是数量，然后是采购，然后是时间线，然后是文档。

在定价任何东西之前获取整个预算

在给任何单个项目定价之前，询问已经承诺并付了哪些费用。 场地、租赁、押金、装饰——这些在任何人想到食物之前就落地了，而且由于已经解决，规划者通常不会再计算它们。

跳过这一步，食物预算就会被误认为是活动预算。在源活动中，食物和饮料最终只占实际成本的四分之一以下，仅场地就超过一半——而该团体实际欠的人均数字从未在任何地方计算过。没有隐藏任何东西。只是没人问过。

在摄入阶段确定三个数字：

• 已承诺——已同意或支付的费用，逐项列出。
• 已收集——每个人头，以及实际付款的人数。这不一定是你为其做饭的人头数。
• 预计——你将要规划的费用。

然后，根据下面的章节进行核对。一个呈现为“我们有2,850美元”的预算几乎总是更大画面的其中一行。问是哪一行。

询问这件事发生在几个地方

永远不要假设活动发生在一个地点。 直接问：多少个地点，相距多远，它们之间是否有车辆通道，哪里有针对哪里没有市电，以及它们之间的路线是否有照明。

第二个地点带来的改变比看起来要多。在源活动中，音乐舞台距离住宿地点步行十分钟，而计划中的每一个后勤假设都悄悄依赖于这种情况不存在：

• 任何消耗品都必须在人员所在的地方。 没人会为了喝一杯步行二十分钟，所以饮料和冰块会迁移——而室外的冷却器不是冰箱。为一个地点计算的数量对于两个地点来说是错误的。
• 燃料、备件和工具属于使用它们的地点。 在演出中途燃料耗尽，而燃料在十分钟路程之外，意味着二十五分钟的寂静。
• 装货成为一项带有责任人姓名的预定任务，而不是自动发生的事情。
• 宵禁会触发迁移，而不仅仅是安静。 在人们前往另一个地点之前，把深夜食物放到目的地。
• 地点之间的路线是一个单独项目。 三十三人在晚上11点经过几小时的喝酒后在未照明的地面上行走，是整个周末中后果最严重的风险，而照亮路线的成本在提前几乎为零，但在当天晚上却无法获得。
• 两个地点需要两个负责人，且他们不能是同一个人。

露营旅行和音乐节营地本质上就是多地点——舞台、帐篷、水源和烹饪在四个不同的地方。将单地点视为特殊情况，而非默认情况。

询问车库里有什么

在确定任何需租赁或购买物品的尺寸之前，询问他们已经拥有什么。 电站、太阳能板、冷却器、音箱、帐篷、折叠桌、车辆。后勤问题的解决方案往往已经在某人的车库里了，而一个只问需要租赁什么的过程永远找不到它。

有两件事使得正确询问这一点是值得的：

• 没有人能完全准确地凭记忆背诵自己的装备。 期望它会分几次消息提供，不完整，且缺少型号。询问印在标签上的数字，而不是人们用来称呼这个东西的名字。
• 它应该在活动之间保留。 这是最可重复使用的摄入信息，而每次重新确立它是人们懒得使用它的主要原因。

重复活动

询问这个团体以前是否做过这个活动。 大多数人并没有规划他们的第一个活动——他们有一个会反复使用的菜单，常去的商店，以及几乎不变的人数。当这种情况成立时，大部分摄入信息已经回答了，而重新询问它是人们停止使用一个流程的主要原因。

有三件事值得在活动之间保留。它们是个人化的和本地化的，因此属于项目知识或私人工作文件夹，而不是技能本身：

• 商店名册。 每家商店真正擅长的商品、营业时间、电话号码、大宗订单的提前期、批量折扣门槛，以及哪些商品不可替代。也要记录路线——同一条路上的两家店是一趟行程，这比任何单个价格都更有价值。
• 固定菜单。 该团体实际会反复使用的菜肴，以人均比率而非批总量的形式保存，每道菜都附有来源商店和所需设备。人均比率可扩展至任何人数；去年活动的总量对今年来说是错误的，而且看起来是对的。
• 团体概况。 重复出现的人头和饮食分布、饮酒率、谁做饭、谁负责音响和租赁、每人收集的费用。

回报会累积：对于一个已知团体的已知场地，摄入应该只有三个问题，而不是十二个，数量也无需重新推导——而重新推导正是它们产生偏差的地方。

但是，固定菜单不能经受活动形式的变化，这是一个陷阱。 这些菜肴是该团体最可重复使用的东西，所以它们会被未经审视地带到下一个活动中。把小木屋菜单带到露营地，每道烤箱菜都悄然失去烹饪方式；把它带到音乐节，仅玻璃禁令就改变了饮料。在定价任何菜肴之前，对照新的约束条件逐一重新检查固定菜单——参见references/camping-and-festivals.md，了解哪些菜肴可行，哪些在没有建筑的情况下没有替代品。

看起来可互换但实际不同的数量

这个领域以独特的方式出错：两个数量共享名称或单位，但含义不同，并且计划在某个与错误无关的地方失败。 已知的三个实例：

	看起来像	实际上
带骨肉与去骨肉	5公斤肉	3.5公斤肉
瓦特与瓦时	"多少功率"	可以插什么，与可以使用多久
毫安时与瓦时	136,000 的某物	~327 可用瓦时

每当一个数字带着可能意味着两种东西的单位出现时，在缩放任何东西之前确定是哪个。 清楚地说出你假设的是哪个。未来还会出现比上述三个更多的这类情况——把不熟悉的单位视为问题，而不是数值。

宵禁连锁反应

如果音乐必须在晚上11点停止，派对就会提前开始。如果派对提前开始，主餐就会移到下午。如果主餐在下午3点，那么现在距离睡觉时间有一个长间隔——期间还有饮酒——而且没有计划做什么来填补它。

这个间隔就是“我们食物太多了”变成“我们在晚上10点就用完了”的地方。剩菜不再是浪费，而成为了计划。在文档中明确说明这一点，否则人们会认为晚餐就是结束。

始终询问噪音宵禁、场地的安静时间，以及任何固定的时间安排。其他所有事情都围绕它们调整。

未解决问题需要截止日期，而不仅仅是答案

每个计划都会积累未解决的问题。根据答案解析不再具有操作性的时间对它们进行排序，而不是根据它们关于什么——否则紧急的问题会隐藏在仅仅是未解决的问题之中。

其机制是问题被归档到其主题下。关于周六的问题感觉像是周六的问题。但是，如果回答它的唯一方法是一个需要两天通知且在营业时间下达的订单，那么它是一个周三的问题，并且会在未回答时过期。

这正是在源活动中发生的事情。“周六的早午餐是正餐吗？” 静静地待在一个标题为未解决，不阻塞的列表中。唯一的解决办法是更多的面包；这个面包是一个五打的订单，计划本身称之为“不是即买订单”；商店在能够拨打电话的最后一天下午6点关门。列表中最关键的时间问题被归类为最不关键的。

给每个未解决问题一个决定截止日期，该日期取决于它所制约的事项的提前期：

• 供应商通知期和最低订单提前期
• 商店和供应商的营业时间，在剩余的具体日期
• 取货和送货时段
• 租赁取件和归还窗口
• 任何必须提前购买，因为当天无法购买的东西

然后以按截止日期排序，每行带有日期的形式呈现列表。没有截止日期的问题确实不阻塞。截止日期在今天的问题，无论关于什么，都应该在最上面。

参考文件

根据需要阅读这些文件，而不是一次性全部读完：

• references/quantities.md —— 食物和饮料的人均计算、带骨修正、乘法规则、食欲衰减曲线，以及每个数量所携带的物理足迹（质量、需要冷藏、在哪个地点）。每当将人数转换为要购买的数量时阅读。
• references/logistics.md —— 场地限制、多地点规划、各种形式的电力（电路、发电机、电池站、太阳能、车辆对负载）、音响系统尺寸、烹饪时间线构建、运输和冷链。对于任何涉及场地、租赁、电力或烹饪当天排程的内容阅读。
• references/camping-and-festivals.md —— 没有建筑的活动。水作为单独项目、没有烤箱的烹饪、没有冰箱的冷藏、跨天食品安全曲线、燃料、遮阳、卫生、废物，以及会改变整个计划的音乐节入场规则。每当没有厨房时阅读，与logistics.md一起读而不是替代它。
• references/documents.md —— 核心文档集，一个活动实际需要多少文档，每个文档为谁而设，以及每个文档应该包含和排除什么。在生成交付物之前阅读。

审计现有计划

人们经常带着已经起草的菜单或清单，有时是从别处生成的。在基于它构建之前进行审计。这些错误反复出现：

• 每日数量从未乘以天数。 早餐部分说“数量是每天的”，而汇总清单携带了相同的数字。检查每个总数是否真的是总数。

• 不存在的餐。 到达日晚上才到的人有早餐；出发日上午有全套烹制早餐。

• 带骨重量被视为可食用重量。 参见quantities.md。

• 调味品和香料完全缺失。 盐、胡椒、食用油、大蒜和洋葱粉在食谱中，但大多数时候不在清单中。逐行列清单才能发现这些——一定要做。

• 菜肴的配菜是被编造而不是被记住的。 如果计划说带柠檬角的沙西塔克，或者给一道菜配上与其菜系不符的配菜，请询问。沙西塔克配蒜泥酱。

• 晚餐覆盖了饮食子组，但早餐没有。 容易错过，受影响的人会非常明显。

• 预算实际上是一个更大预算的其中一行。 如果计划计算了食物和饮料的成本，但从未提及场地，那它就不是活动预算。在相信任何人均数字之前，询问还有什么已承诺的费用。

• 租赁项目有价格但从未指定规格。 发电机、音响系统或货车作为一项成本出现，但没有附带容量，意味着没有人检查过它是否能承载负载。

• 所有东西都被假设在一个地方。 检查派对、厨房、冰箱和床是否是同一个地点。计划很少说明它们不是。

• 持续负载未被计算。 任何无人看管运行的设备——冷却器、冰箱、照明——乘以它实际运行的小时数，而不是任何人看着它的小时数。

• 文档互相矛盾。 当计划有多个文档时，分别汇总每个文档并比较。它们会朝两个方向漂移，而漂移通过阅读是不可见的。

• 文档在日期或时间上不一致。 金钱会被核对；天、日期和时钟时间几乎从不对。供应商晚一天接到电话就像是总数加起来不对一样糟糕。

• 未解决问题没有附带截止日期。 任何制约订单、预订或带有提前期的购买但尚未解决的问题，其截止日期是在那个提前期之前，而不是“在活动之前”。按截止日期重新排序列表，看看有什么变化。

• 数量没有物理足迹。 一个有价格但没有规格的行意味着没有人检查过它是否能放入车辆、可能会用到多少电，或者谁负责运输。如果它需要冷藏，但计划中没有关于冷藏设备的行，那么它就是一个洗衣清单，而不是一个时间表。

• 预算数字被重复使用，而未经核对。 明年活动的预算就是去年活动的数字，有可能没有进行调整以适应新的场地、价格或人数。总是核对原始数据，而不是数字。

• 任务被分配给 而不是由 具体人员负责。 如果一项任务没有写上名字，它就不会完成。名字可能在脑海中是确定的，但永远不会被记录。写下名字。

• 计划的备份日期是模糊的，而不是硬性截止日期。 “如果下雨，我们会在室内进行”是一个完整的计划，但“如果下雨，我们会想办法”则不是。指定备用日期，而不是模糊的。