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Fluxo de Trabalho para Inserção de Demonstrações Financeiras

Cenários de Aplicação

Usado para os seguintes tipos de tarefas:

• Diretório contendo Relatório de Auditoria em PDF e Modelo Excel pré-formatado
• Necessário inserir Balanço Patrimonial, Demonstração de Resultados, Demonstração de Fluxo de Caixa
• Necessário processar separadamente os Escopos Consolidado e Controladora/Matriz
• Apenas preencher as colunas de entrada do Excel, sem danificar formatação original, fórmulas e relações de soma
• Necessário revisar após a inserção, identificando ao máximo problemas como linhas/colunas trocadas, preenchimento em ano errado, ajustes retrospectivos, etc.

Princípios Fundamentais

1. Os anos devem ser extraídos separadamente. Cada coluna de ano no Excel deve ser preenchida com dados do relatório de auditoria correspondente àquele ano. Não assumir que os saldos iniciais do relatório do ano mais recente equivalem aos saldos finais do relatório do ano anterior, pois podem existir ajustes retrospectivos.

2. Os escopos devem ser tratados separadamente. O Excel do Escopo Consolidado corresponde apenas às páginas do relatório consolidado. O Excel da Controladora/Matriz corresponde apenas às páginas do relatório da controladora.

3. Linhas com fórmulas não devem ser sobrescritas. Identificar primeiro quais linhas no Excel já possuem fórmulas, como Total do Ativo Circulante, Lucro Líquido, Aumento Líquido de Caixa e Equivalentes de Caixa e outras linhas de totais; manter as fórmulas intactas, sem sobrescrever diretamente.

4. A verificação não deve apenas confirmar se os dados foram preenchidos, mas também se as relações de conciliação estão corretas. Se, após a inserção, os valores totais divergirem dos originais, rastrear até as linhas detalhadas específicas.

Sequência de Execução Recomendada

1. Identificar os Arquivos

Primeiro, confirmar no diretório:

• Quais são os relatórios de auditoria de 2023 e 2024
• Qual relatório de auditoria corresponde a cada ano
• Qual Excel é do Consolidado
• Qual Excel é da Controladora/Matriz

Se os nomes dos arquivos não forem padronizados, confirmar pela estrutura das planilhas e títulos dos relatórios, sem adivinhar.

2. Identificar a Estrutura do Modelo Excel

Confirmar pelo menos o seguinte:

• Nomes das planilhas que precisam ser preenchidas
• Posição das colunas de ano, por exemplo, se as colunas B/C/D correspondem a cada ano, conforme o cabeçalho do modelo
• Quais linhas são de fórmulas
• Se existem linhas ocultas de verificação ou de diferença

Verificar especialmente as seguintes planilhas:

• Balanço Patrimonial
• Demonstração de Resultados
• Demonstração de Fluxo de Caixa
• Tabela de Informações Complementares

Se houver Tabela de Informações Complementares, confirmar adicionalmente se é necessário preencher os seguintes itens:

• Depreciação do Período
• Amortização de Ativos Intangíveis
• Amortização de Despesas Diferidas de Longo Prazo

3. Localizar as Páginas dos Relatórios no Relatório de Auditoria

Para cada relatório de auditoria, localizar:

• Balanço Patrimonial Consolidado
• Demonstração de Resultados Consolidada
• Demonstração de Fluxo de Caixa Consolidada
• Balanço Patrimonial da Controladora
• Demonstração de Resultados da Controladora
• Demonstração de Fluxo de Caixa da Controladora

Se o PDF permitir extração de texto, priorizar esta opção. Se o PDF for um documento escaneado, converter para imagem/OCR primeiro e depois revisar manualmente os números-chave.

4. Localizar Informações Complementares nas Notas do Relatório de Auditoria

Além das três demonstrações principais, verificar se no final das notas do relatório de auditoria são divulgados os seguintes itens:

• Depreciação do Período
• Amortização de Ativos Intangíveis
• Amortização de Despesas Diferidas de Longo Prazo

Se o Excel contiver a Tabela de Informações Complementares, inserir esses três valores nas colunas de ano correspondentes.

Princípio de tratamento:

• Ainda assim, extrair os dados conforme os anos do cabeçalho do Excel
• Priorizar a obtenção dos dados das notas do relatório de auditoria do ano correspondente; não usar dados de anos diferentes
• Se o valor original estiver vazio, a célula correspondente no Excel deve permanecer vazia; não forçar o preenchimento com 0

5. Estabelecer o Mapeamento "Fonte -> Linha do Excel"

Não preencher manualmente enquanto observa. Primeiro estabelecer o mapeamento, depois inserir os dados de uma vez.

Durante o mapeamento, prestar atenção a três tipos de problemas:

• Itens presentes no relatório original, mas ausentes no Excel: ignorar ou registrar separadamente
• Itens presentes no Excel, mas vazios no relatório original: manter vazio; não preencher com 0 aleatoriamente
• Se a posição de itens com o mesmo nome variar entre escopos ou anos: não reutilizar mapeamentos antigos

6. Inserir por Escopo e por Ano

Ordem sugerida:

1. Inserir primeiro o escopo consolidado, depois o da controladora/matriz
2. Dentro de cada escopo, inserir na ordem dos anos do cabeçalho do Excel
3. Após inserir as três demonstrações principais, se houver Tabela de Informações Complementares, inserir simultaneamente Depreciação do Período, Amortização de Ativos Intangíveis e Amortização de Despesas Diferidas de Longo Prazo
4. Após concluir cada escopo, realizar uma rodada de verificação dentro do escopo antes de passar para o próximo

Durante a inserção, alterar apenas as células de entrada; não modificar:

• Formatação das células
• Bordas
• Largura das colunas
• Fórmulas
• Estrutura das planilhas

7. Realizar a Primeira Rodada de "Verificação no Nível da Célula"

Verificar pontos propensos a erros:

• Se contas com o mesmo nome foram inseridas em colunas erradas
• Se contas com o mesmo nome foram inseridas no escopo errado
• Se células que deveriam estar vazias foram preenchidas incorretamente com números
• Se linhas propensas a erros de OCR foram trocadas
• Se os valores de Depreciação do Período, Amortização de Ativos Intangíveis e Amortização de Despesas Diferidas de Longo Prazo na Tabela de Informações Complementares foram inseridos nas colunas de ano corretas

Contas de alto risco incluem:

• Notas Promissórias a Pagar
• Impostos e Taxas a Pagar
• Outras Contas a Pagar
• Ganhos na Alienação de Ativos
• Efeito de Variações Cambiais sobre Caixa e Equivalentes de Caixa
• Participação de Não Controladores

8. Realizar a Segunda Rodada de "Verificação de Conciliação"

Esta é a rodada mais importante.

Balanço Patrimonial

Verificar se pelo menos os seguintes totais coincidem com o original:

• Total do Ativo Circulante
• Total do Ativo Não Circulante
• Total do Ativo
• Total do Passivo Circulante
• Total do Passivo Não Circulante
• Total do Passivo
• Total do Patrimônio Líquido Atribuível aos Acionistas Controladores
• Participação de Não Controladores
• Total do Patrimônio Líquido
• Total do Passivo e Patrimônio Líquido

Se Total do Ativo ou Total do Passivo e Patrimônio Líquido não coincidirem, não corrigir apenas os totais. Rastrear a partir das grandes categorias:

• Primeiro verificar Ativo Circulante / Ativo Não Circulante
• Depois verificar Passivo Circulante / Passivo Não Circulante
• Em seguida, rastrear até as linhas detalhadas específicas

Demonstração de Resultados

Verificar pelo menos:

• Lucro Operacional
• Lucro Antes do Imposto de Renda
• Lucro Líquido
• Resultado Abrangente Total

Se esses valores não coincidirem, verificar prioritariamente:

• Receita Operacional Líquida
• Custo dos Produtos Vendidos
• Despesas Operacionais
• Outras Receitas
• Resultado de Equivalência Patrimonial
• Resultado com Variação no Valor Justo
• Perdas por Redução ao Valor Recuperável de Ativos Financeiros
• Ganhos na Alienação de Ativos
• Receitas/Despesas Não Operacionais
• Despesa de Imposto de Renda e Contribuição Social

Demonstração de Fluxo de Caixa

Verificar pelo menos:

• Subtotal de Entradas de Caixa das Atividades Operacionais
• Subtotal de Saídas de Caixa das Atividades Operacionais
• Caixa Líquido Gerado pelas Atividades Operacionais
• Subtotal de Entradas de Caixa das Atividades de Investimento
• Subtotal de Saídas de Caixa das Atividades de Investimento
• Caixa Líquido Gerado pelas Atividades de Investimento
• Subtotal de Entradas de Caixa das Atividades de Financiamento
• Subtotal de Saídas de Caixa das Atividades de Financiamento
• Caixa Líquido Gerado pelas Atividades de Financiamento
• Aumento Líquido de Caixa e Equivalentes de Caixa
• Saldo Final de Caixa e Equivalentes de Caixa

Se o Saldo Final de Caixa e Equivalentes de Caixa estiver incorreto, verificar na seguinte ordem:

1. Os três fluxos líquidos (Operacional/Investimento/Financiamento)
2. Efeito de Variações Cambiais sobre Caixa e Equivalentes de Caixa
3. Saldo Inicial de Caixa e Equivalentes de Caixa
4. Em seguida, voltar aos detalhes de cada atividade

Como Rastrear Após Erros

Método de rastreamento recomendado:

1. Primeiro, verificar se o valor final totalizado coincide com o original
2. Se não coincidir, verificar o total da categoria superior
3. Continuar desagregando até o nível mais detalhado
4. Encontrar a primeira linha onde ocorre o desvio
5. Alterar apenas essa linha e, em seguida, verificar novamente se o total é restaurado

Não refazer toda a inserção apenas porque o total está incorreto.

Lista de Erros Comuns

1. Preenchimento em Ano Errado

Manifestação:

• Dados de um ano mais antigo inseridos em colunas de um ano mais recente
• Saldo Inicial do relatório do ano mais recente tratado como se fosse do ano anterior
• Não verificar o cabeçalho do Excel; simplesmente assumir que uma coluna corresponde a um ano fixo por hábito

Como Evitar:

• Primeiro, ler o cabeçalho do Excel para confirmar quais anos correspondem às colunas B, C, D
• Extrair dados com base na regra "ano do cabeçalho da coluna do Excel = relatório de auditoria daquele ano", sem usar o ano atual ou hábitos fixos
• No caso de modelo "três anos e um período", também verificar o cabeçalho antes de inserir; não assumir que a coluna B sempre corresponde a um ano fixo

2. Troca de Escopo entre Planilhas

Manifestação:

• Dados da controladora inseridos na planilha consolidada
• Dados consolidados inseridos na planilha da controladora

Como Evitar:

• Antes de cada inserção, confirmar novamente se o título da página indica Consolidado ou Controladora

3. Preenchimento Incorreto de Células Vazias com Números

Manifestação:

• OCR captura dados de linhas adjacentes
• Linhas que deveriam estar vazias são preenchidas com números das linhas anteriores ou posteriores

Como Evitar:

• Para células cujo valor original está vazio, manter vazio por padrão
• Não forçar o preenchimento de valores para que "a planilha fique completa"

4. Fórmulas Sobrescritas

Manifestação:

• Totais, Valores Líquidos, Somatórios não são mais atualizados automaticamente

Como Evitar:

• Identificar linhas de fórmula antes de inserir
• Ignorar células com fórmulas durante a inserção

5. Verificação Apenas no Script, Não no Original

Manifestação:

• O script é internamente consistente, mas o mapeamento original já estava errado

Como Evitar:

• Realizar obrigatoriamente a verificação de conciliação entre os valores totais do original e os resultados calculados pelo Excel

Formato de Saída Recomendado

Após a conclusão da tarefa, o relatório deve conter pelo menos:

• Arquivos nos quais a inserção foi concluída
• Regras de escopo e ano aplicadas
• Se o formato e as fórmulas do modelo original foram preservados
• Quais verificações de conciliação foram realizadas
• Se foram identificados e corrigidos problemas

Prompt de Tarefa Reutilizável

Para tarefas semelhantes no futuro, você pode usar diretamente o seguinte prompt:

Por favor, insira os dados dos relatórios de auditoria do diretório no modelo Excel existente.

Requisitos:
1. Processar separadamente os escopos consolidado e da controladora/matriz.
2. A coluna de 2023 deve conter apenas dados do relatório de auditoria de 2023, e a coluna de 2024 apenas dados do relatório de 2024. Não usar saldos iniciais para preencher o ano anterior, pois podem existir ajustes retrospectivos.
3. Preencher apenas as células de entrada, preservando a formatação original, fórmulas, bordas, largura das colunas e estrutura das planilhas do Excel.
4. Após a inserção, realizar verificação de conciliação, não apenas do total final, mas também dos subtotais intermediários.
5. Verificar prioritariamente:
   - Balanço Patrimonial: Total do Ativo Circulante, Total do Ativo Não Circulante, Total do Ativo, Total do Passivo Circulante, Total do Passivo Não Circulante, Total do Passivo, Total do Patrimônio Líquido.
   - Demonstração de Resultados: Lucro Operacional, Lucro Antes do Imposto de Renda, Lucro Líquido, Resultado Abrangente Total.
   - Demonstração de Fluxo de Caixa: Fluxo Líquido das Atividades Operacionais/Investimento/Financiamento, Aumento Líquido de Caixa e Equivalentes de Caixa, Saldo Final de Caixa e Equivalentes de Caixa.
6. Se os totais não coincidirem, rastrear até as linhas detalhadas específicas; não corrigir apenas os totais.
7. Por fim, informe o que foi alterado, como foi feita a verificação e se foram identificadas anormalidades.

Melhor Forma de Execução deste Fluxo de Trabalho

A forma mais segura não é "inserir manualmente enquanto observa", mas sim:

1. Primeiro, ler a estrutura do modelo
2. Depois, localizar as páginas dos relatórios no PDF
3. Criar uma tabela de mapeamento
4. Inserir automaticamente nas células de entrada
5. Usar as próprias fórmulas do Excel para realizar a verificação de conciliação
6. Revisar manualmente as linhas com anomalias consultando o original

Se o tempo for curto, pelo menos manter as duas últimas etapas.