Finanzbericht-Eingabe-Skill (Honeysucklekle/financial-statement…

Arbeitsablauf zur Erfassung von Jahresabschlüssen

Anwendungsbereich

Geeignet für folgende Aufgabentypen:

• In einem Verzeichnis befinden sich PDF-Prüfberichte und eine bereits formatierte Excel-Vorlage
• Es müssen Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und Kapitalflussrechnung erfasst werden
• Es müssen Konzernabschluss und Einzelabschluss/Muttergesellschaft getrennt behandelt werden
• Es sollen nur die Eingabespalten der Excel-Tabelle ausgefüllt werden, ohne das ursprüngliche Format, die Formeln und die Summenbeziehungen zu zerstören
• Nach der Erfassung muss eine eigene Überprüfung erfolgen, um Fehler wie falsche Zeilen, falsche Spalten, jahresübergreifende Fehleingaben und Anpassungen von Vorjahreswerten zu erkennen

Kernprinzipien

1. Die Jahreszahlen müssen getrennt erfasst werden. Jede Jahresspalte in Excel darf nur Daten aus dem entsprechenden Jahresprüfbericht beziehen. Standardmäßig nicht davon ausgehen, dass die Eröffnungsbilanzwerte eines späteren Jahresabschlusses den Endwerten des früheren Jahresabschlusses entsprechen, da es Anpassungen von Vorjahreswerten geben kann.

2. Die Abschlussebenen müssen getrennt behandelt werden. Die Konzern-Excel-Tabelle entspricht nur den Konzernabschlussseiten. Die Einzelabschluss-Excel-Tabelle entspricht nur den Muttergesellschaftsseiten.

3. Formelzeilen dürfen nicht überschrieben werden. Zuerst identifizieren, welche Zeilen in der Excel bereits Formeln enthalten, wie Summe Umlaufvermögen, Jahresüberschuss, Nettozunahme/-abnahme von Zahlungsmitteln und Zahlungsmitteläquivalenten und andere zusammenfassende Zeilen – diese immer als Formeln belassen und nicht direkt überschreiben.

4. Die Prüfung darf sich nicht nur auf „Ist etwas ausgefüllt?” beschränken, sondern muss auch prüfen, ob „die Abstimmung aufgeht”. Wenn die Gesamtsumme nach der Erfassung nicht mit dem Original übereinstimmt, muss bis zu den detaillierten Einzelposten zurückverfolgt werden.

Empfohlene Ausführungsreihenfolge

1. Dateien identifizieren

Zunächst im Verzeichnis prüfen:

• Welche Dateien sind die 2023- und 2024-Prüfberichte?
• Welche Prüfberichte gehören zu welchem Jahr?
• Welche Excel-Datei ist die Konzern-Tabelle?
• Welche Excel-Datei ist die Einzelabschluss/Muttergesellschaft-Tabelle?

Wenn die Dateinamen nicht standardisiert sind, anhand der Tabellenblattstruktur und Berichtstitel überprüfen, nicht raten.

2. Struktur der Excel-Vorlage identifizieren

Mindestens folgende Punkte klären:

• Name des auszufüllenden Tabellenblatts
• Position der Jahresspalten, z. B. welche Jahre den Spalten B/C/D entsprechen – hierbei auf die Kopfzeile der Vorlage achten
• Welche Zeilen Formelzeilen sind
• Ob es versteckte Prüf- oder Differenzzeilen gibt

Insbesondere folgende Tabellenblätter prüfen:

• Bilanz
• Gewinn- und Verlustrechnung
• Kapitalflussrechnung
• Ergänzende Angaben

Wenn ein Tabellenblatt Ergänzende Angaben existiert, zusätzlich prüfen, ob folgende Posten ausgefüllt werden müssen:

• Planmäßige Abschreibungen
• Amortisation immaterieller Vermögenswerte
• Amortisation langfristig abgegrenzter Aufwendungen

3. Position der Abschlussseiten im Prüfbericht lokalisieren

Für jeden Prüfbericht separat lokalisieren:

• Konzernbilanz
• Konzern-Gewinn- und Verlustrechnung
• Konzern-Kapitalflussrechnung
• Bilanz der Muttergesellschaft
• Gewinn- und Verlustrechnung der Muttergesellschaft
• Kapitalflussrechnung der Muttergesellschaft

Wenn das PDF Text extrahieren kann, bevorzugt Text extrahieren. Wenn das PDF ein Scan ist, zuerst in Bilder/OCR umwandeln und dann die Schlüsselzahlen manuell überprüfen.

4. Ergänzende Angaben aus dem Anhang des Prüfberichts lokalisieren

Neben den drei Hauptabschlüssen auch prüfen, ob der Anhang des Prüfberichts folgende Posten offenlegt:

• Planmäßige Abschreibungen
• Amortisation immaterieller Vermögenswerte
• Amortisation langfristig abgegrenzter Aufwendungen

Wenn in der Excel das Tabellenblatt Ergänzende Angaben vorhanden ist, diese drei Beträge in den entsprechenden Jahresspalten erfassen.

Behandlungsgrundsätze:

• Die Zahlen weiterhin entsprechend der Kopfzeile der Excel nach Jahren getrennt erfassen
• Bevorzugt aus dem Anhang des jeweiligen Jahresprüfberichts entnehmen, nicht aus anderen Jahren übernehmen
• Wenn das Original leer ist, die entsprechende Zelle in Excel ebenfalls leer lassen, nicht zwangsweise 0 eintragen

5. Abbildung „Quelle -> Excel-Zeile” erstellen

Nicht während des Lesens manuell eintragen. Zuerst die Abbildung erstellen, dann einheitlich schreiben.

Bei der Abbildung auf drei Problemtypen achten:

• Das Original des Berichts enthält einen Posten, die Excel nicht: Überspringen oder separat notieren
• Die Excel enthält einen Posten, das Original des Berichts ist leer: Leer lassen, nicht fälschlich 0 eintragen
• Ein Posten mit demselben Namen hat unterschiedliche Positionen je nach Ebene/Jahr: Die alte Abbildung nicht wiederverwenden

6. Nach Ebene und nach Jahr schreiben

Empfohlene Reihenfolge:

1. Zuerst die Konzernebene erfassen, dann die Einzelabschlussebene der Muttergesellschaft
2. Innerhalb jeder Ebene nach der Reihenfolge der Jahresspalten in der Excel-Kopfzeile erfassen
3. Nach der Erfassung der drei Hauptabschlüsse, falls vorhanden, das Tabellenblatt Ergänzende Angaben mit den Posten Planmäßige Abschreibungen, Amortisation immaterieller Vermögenswerte und Amortisation langfristig abgegrenzter Aufwendungen befüllen
4. Nach Abschluss einer Ebene zuerst eine interne Prüfung innerhalb dieser Ebene durchführen, dann zur nächsten Ebene übergehen

Beim Schreiben nur die Eingabezellen ändern, nicht ändern:

• Zellenformat
• Rahmen
• Spaltenbreite
• Formeln
• Tabellenblattstruktur

7. Erste „Zellenebenen-Prüfung” durchführen

Stichprobenartig auf häufige Fehler achten:

• Wurden gleichnamige Konten in die falsche Spalte geschrieben?
• Wurden gleichnamige Konten in die falsche Ebene geschrieben?
• Wurden Zellen, die leer sein sollten, versehentlich mit Zahlen gefüllt?
• Wurden Zeilen verwechselt, die bei OCR anfällig für Verschiebungen sind?
• Wurden die Posten Planmäßige Abschreibungen, Amortisation immaterieller Vermögenswerte und Amortisation langfristig abgegrenzter Aufwendungen im Tabellenblatt Ergänzende Angaben in die richtige Jahresspalte eingetragen?

Zu den Hochrisikokonten gehören:

• Schuldwechsel
• Steuerverbindlichkeiten
• Sonstige Verbindlichkeiten
• Erträge aus der Veräußerung von Vermögenswerten
• Auswirkungen von Wechselkursänderungen auf Zahlungsmittel und Zahlungsmitteläquivalente
• Anteile nicht beherrschender Gesellschafter

8. Zweite „Abstimmungsprüfung” durchführen

Dies ist die wichtigste Prüfung.

Bilanz

Mindestens folgende Summen mit dem Original abgleichen:

• Summe Umlaufvermögen
• Summe Anlagevermögen
• Bilanzsumme (Aktiva)
• Summe kurzfristige Verbindlichkeiten
• Summe langfristige Verbindlichkeiten
• Summe Verbindlichkeiten
• Eigenkapital der Anteilseigner des Mutterunternehmens
• Anteile nicht beherrschender Gesellschafter
• Summe Eigenkapital
• Summe Passiva

Wenn Bilanzsumme (Aktiva) oder Summe Passiva nicht übereinstimmen, nicht nur die Summe korrigieren. Ausgehend von den Hauptkategorien zurückverfolgen:

• Zuerst Umlaufvermögen / Anlagevermögen prüfen
• Dann kurzfristige / langfristige Verbindlichkeiten prüfen
• Dann bis zu den detaillierten Einzelposten zurückverfolgen

Gewinn- und Verlustrechnung

Mindestens abgleichen:

• Betriebsergebnis
• Ergebnis vor Steuern
• Jahresüberschuss
• Gesamtergebnis

Wenn diese Werte nicht übereinstimmen, bevorzugt vorherige Posten prüfen:

• Umsatzerlöse
• Umsatzkosten
• Periodenaufwendungen
• Sonstige betriebliche Erträge
• Finanzerträge
• Ergebnis aus der Neubewertung zum beizulegenden Zeitwert
• Wertminderungsaufwand aus Kreditrisiken
• Erträge aus der Veräußerung von Vermögenswerten
• Betriebsfremde Erträge / Aufwendungen
• Steuern vom Einkommen und Ertrag

Kapitalflussrechnung

Mindestens abgleichen:

• Cashflow aus laufender Geschäftstätigkeit - Zuflüsse
• Cashflow aus laufender Geschäftstätigkeit - Abflüsse
• Cashflow aus laufender Geschäftstätigkeit - Netto
• Cashflow aus Investitionstätigkeit - Zuflüsse
• Cashflow aus Investitionstätigkeit - Abflüsse
• Cashflow aus Investitionstätigkeit - Netto
• Cashflow aus Finanzierungstätigkeit - Zuflüsse
• Cashflow aus Finanzierungstätigkeit - Abflüsse
• Cashflow aus Finanzierungstätigkeit - Netto
• Nettozunahme/-abnahme von Zahlungsmitteln und Zahlungsmitteläquivalenten
• Zahlungsmittel und Zahlungsmitteläquivalente am Ende der Periode

Wenn Zahlungsmittel und Zahlungsmitteläquivalente am Ende der Periode nicht stimmt, in folgender Reihenfolge prüfen:

1. Die drei Netto-Cashflows aus laufender Geschäftstätigkeit / Investitionstätigkeit / Finanzierungstätigkeit
2. Auswirkungen von Wechselkursänderungen auf Zahlungsmittel und Zahlungsmitteläquivalente
3. Zahlungsmittel und Zahlungsmitteläquivalente am Anfang der Periode
4. Dann zurück zu den Details der einzelnen Aktivitäten

Fehlerrückverfolgung

Empfohlene Rückverfolgungsmethode:

1. Zuerst prüfen, ob der endgültige Summenwert mit dem Original übereinstimmt
2. Wenn nicht, die nächsthöhere Summenkategorie prüfen
3. Schrittweise auf niedrigere Detailebene aufteilen
4. Die erste Zeile finden, ab der die Abweichung beginnt
5. Nur diese Zeile korrigieren, dann die Summen erneut prüfen

Nicht bei abweichender Gesamtsumme sofort große Teile neu erfassen.

Häufige Fehlerliste

1. Jahresübergreifende Fehleingaben

Erscheinungsbild:

• Daten eines früheren Jahres werden in die Spalte eines späteren Jahres geschrieben
• Der Eröffnungsbilanzwert eines späteren Jahresabschlusses wird fälschlich als Spalte des Vorjahres behandelt
• Die Jahreskopfzeile der Excel wird nicht zuerst überprüft; aus Gewohnheit wird eine Spalte als feste Jahreszahl betrachtet

Vermeidungsmethode:

• Zuerst die Excel-Kopfzeile lesen und bestätigen, welchem Jahr die Spalten B, C, D entsprechen
• Nach dem Prinzip „Jahr der Excel-Spaltenkopfzeile = Prüfbericht dieses Jahres” Daten entnehmen, nicht nach aktuellem Jahr oder Gewohnheit fest codieren
• Bei einer „Drei-Jahres-eine-Periode”-Vorlage ebenfalls zuerst die Kopfzeile ansehen, nicht standardmäßig annehmen, dass Spalte B immer ein bestimmtes Jahr ist

2. Ebenenverwechslung

Erscheinungsbild:

• Zahlen der Muttergesellschaft werden in die Konzerntabelle eingetragen
• Konzernzahlen werden in die Einzelabschlusstabelle eingetragen

Vermeidungsmethode:

• Vor jeder Erfassung erneut prüfen, ob der Seitenkopf Konzern oder Muttergesellschaft lautet

3. Leere Felder fälschlich mit Zahlen gefüllt

Erscheinungsbild:

• OCR überträgt Zahlen aus benachbarten Zeilen
• Leere Felder werden fälschlich mit Zahlen aus der darüber- oder darunterliegenden Zeile gefüllt

Vermeidungsmethode:

• Bei Zellen, die im Original leer sind, standardmäßig leer lassen
• Nicht zwangsweise Werte eintragen, nur damit die Tabelle „überall Zahlen” hat

4. Formelzeilen werden überschrieben

Erscheinungsbild:

• Summen, Salden, Gesamtwerte werden nicht mehr automatisch berechnet

Vermeidungsmethode:

• Vor dem Schreiben Formelzeilen identifizieren
• Beim Schreiben Zellen mit bereits vorhandenen Formeln überspringen

5. Nur das Skript prüfen, nicht das Original

Erscheinungsbild:

• Das Skript ist intern konsistent, aber die ursprüngliche Quelle des Originals war bereits falsch abgebildet

Vermeidungsmethode:

• Es muss eine Abstimmungsprüfung „Summenwerte des Originals vs. Excel-Berechnungsergebnis” durchgeführt werden

Empfohlenes Ausgabeformat

Nach Abschluss der Aufgabe sollte der Bericht mindestens enthalten:

• Welche Dateien fertig erfasst wurden
• Die angewandte Regel für die Jahresebene
• Ob das ursprüngliche Format und die Formeln der Vorlage beibehalten wurden
• Welche Abstimmungsprüfungen durchgeführt wurden
• Ob Auffälligkeiten erkannt und korrigiert wurden

Wiederverwendbarer Aufgaben-Prompt

Bei zukünftigen ähnlichen Aufgaben kann folgender Prompt direkt verwendet werden:

Bitte erfassen Sie die Daten aus den Prüfberichten im Verzeichnis in die vorhandene Excel-Vorlage.

Anforderungen:
1. Konzernebene und Einzelabschlussebene getrennt behandeln.
2. Die 2023-Spalte darf nur Daten aus dem Prüfbericht 2023 beziehen, die 2024-Spalte nur aus dem Prüfbericht 2024. Verwenden Sie keine Eröffnungsbilanzwerte, um das Vorjahr aufzufüllen, da es Anpassungen von Vorjahreswerten geben kann.
3. Nur Eingabezellen ausfüllen, bestehendes Excel-Format, Formeln, Rahmen, Spaltenbreiten und Tabellenblattstruktur beibehalten.
4. Nach der Erfassung muss eine Abstimmungsprüfung durchgeführt werden, nicht nur die Endsummen, sondern auch die Zwischensummen prüfen.
5. Besonderes Augenmerk muss auf folgende Posten gelegt werden:
   - Bilanz: Summe Umlaufvermögen, Summe Anlagevermögen, Bilanzsumme (Aktiva), Summe kurzfristige Verbindlichkeiten, Summe langfristige Verbindlichkeiten, Summe Verbindlichkeiten, Summe Eigenkapital.
   - Gewinn- und Verlustrechnung: Betriebsergebnis, Ergebnis vor Steuern, Jahresüberschuss, Gesamtergebnis.
   - Kapitalflussrechnung: Netto-Cashflow aus laufender Geschäftstätigkeit/Investitionstätigkeit/Finanzierungstätigkeit, Nettozunahme/-abnahme von Zahlungsmitteln und Zahlungsmitteläquivalenten, Zahlungsmittel und Zahlungsmitteläquivalente am Ende der Periode.
6. Wenn Summen nicht übereinstimmen, bis zu den detaillierten Einzelposten zurückverfolgen, nicht nur die Summe korrigieren.
7. Teilen Sie mir am Ende mit, was Sie geändert haben, wie Sie geprüft haben und ob Auffälligkeiten erkannt wurden.

Optimalste Ausführungsweise dieses Arbeitsablaufs

Die sicherste Methode ist nicht „manuelles Eintragen während des Lesens”, sondern:

1. Zuerst die Vorlagenstruktur auslesen
2. Dann die PDF-Abschlussseiten lokalisieren
3. Eine Abbildungstabelle erstellen
4. Automatisch in die Eingabezellen schreiben
5. Die Excel-eigenen Formeln für die Abstimmungsprüfung nutzen
6. Bei abweichenden Zeilen manuell im Original prüfen

Bei Zeitknappheit sollten zumindest die letzten beiden Schritte durchgeführt werden.