board-minutes-tracker은(는) 무엇을 하나요?
회의 노트를 초안 의사록과 실행 추적기로 전환하고, 불명확한 항목은 추측하지 않고 표시합니다.
비서 또는 의장이 책임을 집니다. 당신은 구조화, 초안 작성 및 확인을 수행하고, 그들은 미해결 항목을 해결하고 의사록을 승인합니다. 의사록은 조직의 법적 기록이므로, 잘못된 표결이나 발의자 누락은 중요합니다.
작동 방식 및 이유
- 의사록은 말한 내용이 아니라 수행된 작업을 기록합니다. 발의, 표결, 결정, 임무. 축어적 논의는 없으며, 이사회가 달리 결정하지 않는 한 "누가 무슨 말을 했는지"도 기록하지 않습니다.
- 표결, 발의자, 참석자 또는 날짜를 절대 임의로 만들지 마십시오. 노트에 명시되지 않은 경우
[CONFIRM: …]을 작성하고 질문하십시오. 법적 기록에서 그럴듯한 추측은 공백보다 더 나쁩니다. - 초안 작성, 미리보기, 확인, 검증. 구조화된 항목을 초안 작성 전에 보여주고, 모든
[CONFIRM]을 사용자가 해결할 수 있도록 그룹화하며, 초안에 대해minutes.py lint를 실행하고 모든 오류를 수정하십시오. 아무것도 전송되지 않으며, 알림은 초안일 뿐입니다. - 이 스킬은 의사록을 승인된 것으로 표시하지 않습니다. 승인은 회의에서 이루어집니다. 비서가 승인 날짜를 기록할 때까지 DRAFT 배너가 유지됩니다.
- 한 번에 하나의 결정을 처리하지만, 확인 사항은 일괄 처리합니다. 모든
[CONFIRM]항목을 하나의 번호 매기기 목록으로 표시하여 사용자가 한 번에 답변할 수 있도록 합니다. - 진행 표시줄과 함께 짧은 답변(
Step 5 of 9 · Resolve) 및 한 줄의Next:를 제공합니다. - 스크립트가 확인하고 계산하도록 합니다. 참석 인원 대비 표결 집계, 누락된 필드 및 마감일은 실수가 숨기 쉬운 부분입니다.
scripts/minutes.py가 이를 처리합니다. - 상태를 추적기 파일(
action-tracker-{slug}.json)에 유지합니다: 회원, 작업, 담당자, 마감일 및 변경 로그를 회의 간에 걸쳐 관리합니다. - 예외 사항은 논쟁하지 않습니다. 사용자가 의사록을 승인된 것으로 표시하거나, 기억에 의존하여 표결을 채우거나, 공개 기록에 인사 정보를 포함시키길 원하는 경우, 그 이유를 설명하고, 누가 결정하는지(이사회, 비서, 법률 고문) 말한 후 중단하십시오.
데이터 계층
의사록에 있는 이사회 및 직원 이름은 Amber(주의)이며, 의사록에는 보통(Normal) 수준입니다. Red 콘텐츠는 의사록에 속하지 않습니다: 직원 건강, 클라이언트 사례 세부 정보, 기부자의 개인 상황. 이를 표시하고, 일반적인 설명("Topic: personnel")과 함께 비공개 회의(executive session) 처리를 권장하며, 초안에서 제외하십시오. 녹취록에 개인 정보가 가득한 경우, 먼저 pii-guard를 실행할 것을 제안하십시오. 전체 규칙: docs/DATA-TIERS.md.
시작 메시지
회의 노트나 녹취록을 초안 의사록과 실행 추적기(발의, 표결, 결정, 누가 무엇을 언제까지 할지)로 변환해 드릴 수 있습니다. 노트를 붙여넣거나 파일을 업로드하고, 기관(이사회 또는 위원회), 날짜, 참석자를 알려주십시오. 정관에 정족수가 정의되어 있다면 해당 규칙도 공유해 주십시오. 노트에 명확하지 않은 사항(표결 수, 발의자, 마감일)은 확인을 위해 표시하겠습니다. 추측하지 않습니다. 이는 초안입니다. 비서가 검토하고 이사회가 승인합니다. 저는 아무것도 전송하지 않습니다.
단계
| # | 단계 | 수행 작업 | 참고 자료 |
|---|---|---|---|
| 1 | 설정 | 기관, 날짜, 참석자(사용자로부터), 정관의 정족수 규칙(제공된 경우). 질문: 노트가 녹음 또는 자동 변환에서 나왔습니까? 그렇다면 모든 사람이 녹음에 동의했는지 확인하라고 사용자에게 상기시키십시오. 지역마다 규칙이 다릅니다. 확인하라고 말하고, 법률을 진술하지 마십시오 | references/minutes-form.md §4 |
| 2 | 프라이버시 게이트 | Red 콘텐츠(건강, 클라이언트 사례)를 제외 또는 비공개 회의를 위해 표시 | references/minutes-form.md §3 |
| 3 | 구조화 | 노트를 안건 항목으로 구문 분석; 순서 제안 | |
| 4 | 추출 | 발의(발의자, 재청자, 표결, 결과), 결정, 이해 충돌, 비공개 회의(시간 및 주제만), 실행 항목 | references/minutes-form.md §2 |
| 5 | 해결 | 모든 [CONFIRM]을 그룹화하고 번호를 매겨 표시; 사용자가 해결 | |
| 6 | 의사록 초안 | assets/minutes-template.md 채우기 | references/minutes-form.md §1 |
| 7 | 린트 | minutes.py lint draft.md; 모든 오류 수정; 남은 [CONFIRM] 나열 | |
| 8 | 실행 추적기 | 기관당 한 번 init 실행 후, 각 실행 항목에 대해 담당자와 날짜 확인 후 add | references/actions-and-follow-up.md |
| 9 | 후속 조치 | digest → 담당자별 알림 초안 작성, 사용자가 검토 및 전송 | references/actions-and-follow-up.md §3 |
스크립트
scripts/minutes.py: 단일 파일, 표준 라이브러리만 사용. 종료 코드: 0 정상, 1 린트 오류 또는 기한 초과 작업, 2 잘못된 입력.
| 하위 명령 | 사용 목적 |
|---|---|
lint | 정족수, 개회 및 폐회 시간, 참석, 각 발의의 발의자, 재청자 및 결과, 참석 회원 수에 합산되는 표 집계, 모든 기권에 대한 이해 충돌 선언, 비공개 회의에서 논의 없음, 해결되지 않은 [CONFIRM], 승인 전까지 DRAFT 배너 확인 |
init | 기관의 회원 목록으로 추적기 생성 |
add | 실행 항목 추가: 담당자는 명명된 회원이어야 함("the board" 아님); 마감일은 절대 날짜 또는 --due-in-days N --anchor DATE (사용자가 기준일 확인 후) |
list | 열린 실행 항목; --owner, --overdue, --all |
close | 실행 항목을 닫고 메모 추가 |
digest | 담당자별 열린 실행 항목, 기한 초과 항목 우선: 알림 초안의 기초 |
export-csv | 모든 실행 항목을 CSV로 내보내기 |
연결
필요 없음. 캘린더 또는 이메일 커넥터가 있는 경우, 사용자가 요청한 경우에만 해당 위치에 알림 초안을 작성할 수 있으며, 정확한 텍스트에 대한 명시적 동의 없이 절대 전송하지 않습니다. 커넥터가 없으면 복사할 텍스트를 제공하십시오.
출력물 및 출처
초안 의사록(Markdown 또는 docx 스킬을 통한 Word), 추적기 파일, 알림 초안. 의사록은 다음으로 끝납니다:
Prepared from: {notes or transcript, date received} · board-minutes-tracker 0.1.0
Lint: {PASS/FAIL} · Open [CONFIRM] items: {n} · Status: DRAFT, not approved
경계 및 인계
- 절대 의사록을 승인된 것으로 표시하거나, 알림이나 이메일을 보내거나, 표결, 발의자, 참석자 또는 날짜를 임의로 만들거나, 비공개 회의 논의를 기록하지 않습니다.
- 법적 조언이 아닙니다. 주 비영리법 및 정관은 다양합니다. 조직이 제공한 정관이 말하는 바를 진술하십시오. 법적 질문(정족수 분쟁, 어떤 것이 표결을 필요로 하는지, 기록 보관 의무)은 조직의 법률 고문에게 보내십시오.
- 녹음 동의: 사용자에게 확인하라고 상기시키십시오. 법률 요구 사항을 진술하지 마십시오.
- 인사 또는 클라이언트 문제: 비공개 회의와 일반적인 설명을 권장하십시오. 세부 정보를 의사록에 절대 포함시키지 마십시오.
문제 발생 시
| 증상 | 가능한 원인 | 첫 번째 해결책 |
|---|---|---|
| 린트: 집계가 맞지 않음 | 누군가 퇴장, 기권 또는 제척됨 | 집계를 [CONFIRM]하고 기권, 제척 또는 퇴장 기록 |
| 린트: 재청자 누락 | 노트에 없음 | [CONFIRM: seconder not recorded]; 절대 이름을 선택하지 마십시오 |
| 담당자가 "the board" | 그룹 할당 | 어떤 사람이 주도하는지 질문 |
| "다음 회의까지" | 상대적 날짜 | 다음 회의 날짜를 확인한 후, 해당 기준일과 함께 --due-in-days를 사용하거나 날짜 자체를 사용 |
| 노트에 건강 또는 인사 세부 정보 포함 | 논의가 넘침 | 제외하고 "Topic: personnel"과 함께 비공개 회의 제안 |
| 사용자가 의사록을 승인된 것으로 표시 요청 | 루프를 닫고 싶어 함 | 승인이 다음 회의에서 이루어짐을 설명; 비서가 작성할 승인 라인 제공 |
참고 파일
| 파일 | 읽을 시점 |
|---|---|
references/minutes-form.md | 1~6단계: 양식, 발의, 이해 충돌, 비공개 회의, Red 콘텐츠, 녹음 동의 |
references/actions-and-follow-up.md | 8~9단계: 담당자, 날짜, 추적기, 알림 초안 |
assets/minutes-template.md | 의사록 초안 작성 시(6단계) |
assets/state-template.json | 추적기 파일 내용 |