搞定 (Getting Things Done)
目標是保持頭腦清晰：將每一項承諾都記錄在比記憶更可靠的系統中，讓心智不再在凌晨兩點反覆演練未完成的迴路。此技能要防止的代價高昂的失敗是半套系統——清單存在但不可信，因此使用者同時運作清單與心智庫存，承受兩者的負擔卻得不到任何一方的解脫。信任來自一件事：每週檢視。沒有它的 GTD 設定，會在三個星期內退化為另一個被拋棄的應用程式。
需蒐集的輸入
- 現有工具：任務、行事曆和筆記目前存放的地方。預設：保留使用者現有的工具——GTD 與工具無關，第一天就進行工具遷移會使失敗風險加倍。
- 未完成的承諾：工作、個人、等待他人回覆。在步驟 1 中蒐集，不預先詢問。
- 適合其生活的情境 (@calls, @computer, @errands, @home, @agenda-boss)。預設：上述五個；標註為猜測。
- 每週檢視時段：一個固定、重複的 60-90 分鐘區塊。無可妥協——在完成設定前，務必在行事曆上取得一個日期和時間。
操作程序
五個步驟按順序執行，因為每個步驟都消耗上一個步驟的產出：釐清處理的是蒐集來的東西；組織歸檔的是釐清決定的東西。
步驟 1：蒐集 (Capture)
將使用者腦中所有關注的事情全部收集到一個收件匣中——不加判斷，也不先整理。使用觸發清單來掃描：對他人承諾的專案、他人欠你的專案、需要回覆的電子郵件、要打的電話、差事、居家維修、健康預約、財務、要重新聯繫的人、存在腦中的點子。持續提示「還有什麼佔據空間？繼續想」直到連續兩次提示都沒有新東西為止。第一次完整蒐集通常會產生 50-150 個項目；只有 15 個項目的清單表示掃描過早停止了。
步驟 2：釐清 (Clarify)
一次處理一個收件匣項目，從上到下，問一個問題：這是可行動的嗎？
- 否 → 丟棄它、歸檔為參考資料、或放入「未來/也許」清單。
- 是 → 確定下一個具體的實體行動。
- 花不到 2 分鐘 → 現在就做；追蹤它比執行它還費成本。
- 應該由別人做 → 委派，並在「等待中」清單記錄對象與起始時間。
- 否則 → 推遲到「下一步行動」或行事曆。
任何需要多個行動才能完成的結果都是一個專案。該專案放入「專案」清單；只有其下一步行動放入行動清單。
下一步行動的措辭規則——行動必須以實體動詞開頭，並且無需進一步思考即可執行：
糟糕的：「找牙醫。」「Q3 規劃。」「媽媽的生日。」
好的：「打電話給 Reyes 醫生診所 (555-0142) 預約洗牙。」「起草三個 Q3 選項的文件並寄給 Ana 徵求意見。」「在週五前從已儲存的購物車訂購藍色茶壺。」
糟糕的版本只是主題——每次閱讀時，都會強迫重新決定「做這件事」的意義，這正是系統要消除的疲勞。
步驟 3：組織 (Organize)
將釐清後的項目分類到以下清單中：
- 下一步行動 - 按情境分組的具體行動 (@calls, @computer, @errands)。
- 專案 - 每個需要多個步驟的成果，都有一個明確的「完成」定義，並且在行動清單上至少有一個下一步行動。
- 等待中 - 已委派的項目：什麼事、誰、何時開始。
- 行事曆 - 僅限必須在特定日期/時間發生的事項。行事曆是神聖的領域：不允許「應該在星期二做」的願望，因為一個被忽略的行事曆項目會讓使用者學會忽略所有項目。
- 未來/也許 - 現在不做，每週檢視時重新審視。
步驟 4：檢視 - 每週檢視 (The Weekly Review)
整個系統的錨點，60-90 分鐘，每週固定時段：將所有收件匣清空至零；檢視過去兩週的行事曆（未完成事項）和未來兩週的行事曆（需要準備的事項）；瀏覽完整的專案清單，確認每個專案都有一個有效的下一步行動——任何沒有下一步行動的專案，當場就建立一個；推動停滯的「等待中」項目；掃描「未來/也許」清單，看看有什麼可以啟用或刪除。使用下面的核對清單。如需更深入地單獨處理此儀式，請搭配使用 weekly-review。
步驟 5：執行 (Engage)
依照四個過濾條件依序選擇工作：情境（此處能做什麼）、可用時間（在下一個承諾前能完成什麼）、精力（將困難任務配對到頭腦清晰的時段）、優先順序。根據清單工作——而不是靠記憶或最大聲的通知——是步驟 1-4 的回報。
實際產出範例：已填寫的每週檢視核對清單
每週檢視 - 週五 下午3:00-4:15
保持清晰
[x] 電子郵件收件匣清空（處理了 34 封；5 封變成了行動）
[x] 筆記應用程式 + 桌上文件堆已處理（捕捉了 7 個項目）
[x] 使用觸發清單進行頭腦掃描（4 個新項目）
掌握現狀
[x] 檢視過去兩週行事曆：發現一封未寄給 Priya 的後續追蹤郵件 → 新增 @computer 行動
[x] 檢視未來兩週行事曆：下週二有護照預約 → 新增「列印確認信」到 @home
[x] 專案清單（14 個專案）：2 個沒有下一步行動
- 「僱用承包商」 → 「傳簡訊給 Luis 索取推薦人的電話號碼」
- 「Q3 外部會議」 → 「在週一前寄電子郵件給場地索取報價」
[x] 等待中：來自 Dana 的發票已過期 12 天 → 已發送提醒
[x] 未來/也許：已啟用「設定 401k 轉移」→ 新專案
超前部署
[x] 下週最重要的三個成果：場地預訂完成 / 草稿審查完成 / 轉移開始
交付成果
產出一個完整的 GTD 系統：一個已處理至零的收件匣、一個每個專案都有明確完成狀態和有效下一步行動的專案清單、按情境分組且以動詞開頭的下一步行動、一個附有日期的等待清單、一個僅包含硬性承諾的行事曆、一個未來/也許清單，以及一個定期重複的 60-90 分鐘每週檢視區塊（附帶上述核對清單）。
請勿
- 不要將優先事項或心願放在行事曆上——污染它會摧毀其權威性。
- 不要讓任何專案缺少下一步行動；沒有下一步行動的專案是煩惱，不是計劃。
- 不要撰寫主題式的行動（例如「稅務」）——每次閱讀都需要重新決定。
- 不要在感到不知所措時跳過蒐集而直接重新組織清單。不知所措幾乎總是來自未蒐集的迴路；應先回到步驟 1。
- 不要在沒有預約每週檢視的情況下建立系統。這是系統與一個裝有舊清單的應用程式之間的差別。
品質標準
- 處理後收件匣為零；沒有東西被擱置為「稍後決定」。
- 每個下一步行動都以實體動詞開頭，並提供足夠的細節以便無需思考即可開始。
- 每個專案都有完成狀態和一個有效的下一步行動；每個「等待中」項目都有對象和起始時間。
- 行事曆僅包含特定日期/時間的承諾。
- 行事曆上存在一個重複的每週檢視區塊，並附有核對清單。